Vad är lärportaler?

Det formella lärandet står oftast bara för 10-20% av det totala lärandet. Utbildningsinsatser och kursportaler (LMS) ger därför bara ett marginellt stöd i de anställdas kompetensutveckling.

En lärportal syftar till att stötta en större del av det lärande som krävs i arbetet. Lärandet flyttar från att ha varit en separat aktivitet till att bli något som är mer integrerat i verksamheten.

Utbildning som separat aktivitet

Så är det ofta. Lärandet är separerat från arbetet. Kanske t.o.m. i en egen byggnad. Kurser utvecklas från ett ämnesperspektiv, precis som i skolan. Excel, Projektledning, Säkerhet, Produktkunskap etc. Väldigt lite relation till specifika kompetensbehov olika jobbroller har när de genomför olika arbetsuppgifter. Paradigmen är att det går att stuva in kunskap under säg 2-3 dagar som sedan skall kunna plockas fram senare och tillämpas i arbetet.

Det här är inte ett effektivt sätt att stötta de anställdas prestationer:

Utbildning som del av verksamheten

Varför inte flytta lärandet till arbetet? Bygg in så mycket stöd som möjligt i företagets arbetssystem och i intranätet. Se till att innehållet är anpassat till unika jobbkrav istället för att vara generella ämnen. Stycka lärmodulerna i mindre delar så att de bättre passar in i arbetsflödet. Använd inte bara föreläsning som metod, understöd samarbete och kunskapsdelning.

Det är vad Lärportaler handlar om.

Lärportalen

Tänk dig en sajt på intranätet som tillhandahåller kunskap beroende på vilken arbetsuppgift du utför. Det kan ske genom att du själv väljer en viss del av sajten, eller så anpassas sajten automatiskt efter din roll.

På sajten finns länkar både till traditionella kurser men framför allt till mindre lärmoduler uppdelade efter de arbetsprocesser du utför. Här finns också den information du behöver när du skall utföra din arbetsuppgift. Du vet, informationen du får lägga timmar på att hitta. De viktigaste och mest kritiska dokumenten, beskrivningarna och verktygen ligger organiserade efter arbetsuppgifter. Alla länkar är beskrivna så att du snabbt kan värdera informationen. I början är de sorterade efter vad en erfaren användare tycker är mest kritiskt. Med tiden påverkas det av antalet visningar och användarnas betyg.

Slutligen inkluderar sajten snabb access till alla experter, möjlighet att ställa frågor, diskussionsforum, wikis och andra möjligheter för att dela erfarenheter och kunskaper.

Definitionsproblem?!?

Som alltid med en ny företeelse, så måste man kalla den för något. Jag kallar den för ”lärportal”, även om jag vet att det är namnet för många klassiska kursportaler eller LMS. Utvecklingen sker ju inte riktigt i Sverige, så namnen blir engelska. Learning Portals är vanligt, liksom On-Demand Portals och Personal Learning Environments. Det viktiga är meningen: en portal som tillgängliggör lärande och stöd för ett jobb/uppgift i nära anslutning till arbetet.

Poängen med en lärportal

Några av de egenskaper och fördelar du kan uppnå med en lärportal är:

  • Den är tillgänglig och sökbar på intranätet, länkad från system och processer.
  • Den är helt inriktad på att stötta ett jobb eller en arbetsuppgift.
  • Den kortar tiden till kunskap och tillämpning genom att vara relevant för arbetet, länka till den mest värdefulla informationen, göra det enkelt att värdera information etc.
  • Den minskar tiden att stänga kompetensgap genom att utnyttja lärmoduler och information som redan finns.
  • Den minskar kostnaden genom att återanvända både interna och externa lärmoduler och information.
  • Den minskar kosntad och ökar relevans genom att tillåta och uppmuntra att användarna själva bidrar.

Ett exempel – Författarverktyg

Här kommer ett exempel från min egen värld – Snabba författarverktyg för eLearning. På mitten av 90-talet var jag ansvarig för ett författarverktyg som vi sålde relativt framgångsrikt. Det var ett typiskt mallbaserat författarverktyg, med inbyggd databas. Det vi idag skulle kalla LCMS (Learning Content Management). Stödet till kunderna såg ut så här:

  • Gränssnittet var helt eget och därför inte intuitivt.
  • Kunden fick komma till oss för en 3-dagars kurs.
  • Kunden fick ringa till oss när han behövde hjälp.
  • Ändå sålde vi många konsultdagar för att få kunden att komma igång.

Resultat

3-5 dagars lärledd träning för att komma upp i ”produktionsfart”. Svårt för sällananvändare eftersom det inte fanns så mycket inbyggt stöd.

Ett verktyg från idag

Idag rekommenderar vi gärna Articulate som författarverktyg. Motsvarande stöd ser ut så här:

  • Gränssnittet bygger på PowerPoint och är intuitivt.
  • Ovana PP användare får ca 3 timmars lärarlett stöd.
  • Korta pedagogiska skärminspelningar kan nås från PowerPoint. Ersätter läraren.
  • Förutom omfattande FAQ, Help och ”KnowledgeBase finns en blog som ger mycket tips och tricks.
  • Mycket levande diskussionsform som ger svar på många frågor.
  • Online support för problem

Resultat

0-3 timmars lärarlett stöd. En supportsida (lärportal) som erbjuder stöd att kontinuerligt utvecklas och ger svar på probem direkt. Möjligt för sällananvändare att använda verktyg.

Slutsats

Exemplet må vara lite specifikt men belyser klart den förändring som skett på 10 år. Från att det var självklart att man behövde gå på kurs för att lära sig en programvara till att vi i princip kan kasta oss på motsvarande programvara direkt idag. Den ger också exempel på en ”lärportal” som stöttar dig från novis till expert med hjälp av korta lärmoduler, instruktioner, frågor & svar, erfarenhetsdelning m.m. (du kan titta själv på deras supportsida).

Delarna i en lärportal

En lärportal kan organiseras på olika sätt efter vilket behov den skall stötta. Ovan såg du exempel på att stötta kunder. En portal för säljare skulle se annorlunda ut.

Organsation

Det viktigaste med lärportalen är jobbfokuset. Därför bör det finnas en tydlig avgränsning. Det kan vara en process (t.ex. sälj) eller en produkt. På toppnivå delar du sedan in lärportalen efter t.ex. affärsflöde (marknad, sälj, installation, service, etc.) eller för olika jobb. Det som skapar värde på lärportalen är relevansen av informationen för ett visst jobb.

En annan dimension att ta hänsyn till är användarnas erfarenhet. Det skall vara tydligt att komma åt moduler som är till för lärande (bygga grundfärdigheter), support (stötta mig i uppgiften just nu) och kunskapsdelning (spridning av erfarenheter).

Innehållet

Det absolut viktigaste med innehållet är att det skall stötta vissa jobb och vissa arbetsuppgifter. Det är alltså inte en plats för en massa bra-att-ha resurser. Företaget kan också ha flera lärportaler.

Sedan finns det 3 viktiga faktorer som styr vilket innehåll som finns med:

  • En gap-analys, d.v.s vetskapen om vilka specifika kompetenser som krävs för ett jobb eller uppgift och var kompetensgapen finns.
  • Ämnesexperten (eller hellre den vane användarens) bedömning av vilket innehåll som är kritiskt.
  • Återkoppling från användare, t.ex. antalet visningar eller betygsättning av innehållet.

Ett skifte i tankesätt är också att huvudmetoden nu inte är att sätta sig och utveckla kurser, t.ex. eLearning för att möta gapen. Det första alternativet är att återanvända det som redan finns. Finns det redan utvecklade lärmoduler vi kan använda? Kan vi länka till de mest kritiska delarna i manualen? Finns det inspelade webinars att använda? Vad finns externt? YouTube, SlideShare, Communities etc. Det finns mängder med externa resurser.

Genom att intevjua experter och tidiga användare kan vi snabbt få upp ett grundläggande kompetensstöd. Utveckling av innehåll kommer i andra hand. I de flesta fall pratar vi här inte om stora kurser och dyr eLearning. Majoriteten av innehållet kommer att vara korta presentationer med ljud, Rapid eLearning, skärminspelningar, video, podcast skapat av experter eller vana användare.

Verktygen

Det är inte bara innehållet i sig som ger värdet. Det är inte en envägskommunikation från dig som expert till användarna. Lika viktigt är att det finns verktyg som stöttar att snabbt hitta, tillämpa och bidra med innehåll. En poäng är att kunskapen på lärportalen växer i takt med användandet.

Några exempel kan vara:

  • Anpassning till användarprofiler, d.v.s att innehållet anpassas efter min profil.
  • Kraftfulla verktyg för sökning och organisation av innehållet.
  • Enkelhet att lägga till länkarna och skapa beskrivande metadata för varje objekt.
  • Funktioner för att spåra antal visningar, användarbetyg och kommentarer.
  • Möjlighet för användare att posta kunskaper, t.ex. diskussionsforum, wikis och bloggar.

Det här är funktioner som redan finns i många verktyg som används för intranät, t.ex. Microsoft Sharepoint. Själva systemet behöver alltså inte innebära en ny kostnad. Att sätta upp själva sajten för lärportalen är inte heller ett stort arbete. Det är också funktioner som kan ingå i en del LMS. Flera av de Open Source LMS (utan kostnad) som vi brukar tala om klarar mycket av detta, bl.a. Moodle. Risken är dock att du bygger upp ännu mer innehåll i ett system som ligger utanför ditt intranät.

En sido-effekt: utbildningskostnaderna minskar

En sidoeffekt är att investeringarna för utbildning sjunker. Istället för eLearning som är dyrt att utveckla eller klassrum som är dyrt att leverera, skapas materialet av användarna själva. På det sättet garanteras att materialet blir relevant. Det material som skapas är oftast kortare moduler, gjorda med snabba verktyg, t.ex. Articulate, Captivate eller videos i YouTube. Mindre energi behöver göras bl.a på övningar för att stötta memorering, eftersom modulerna är korta. P.g.a av att det är arbetsuppgiften som driver användandet behöver också mindre energi läggas på att motivera eleven att ta sig igenom materialet.

Att motivera elever och att stötta memorering är ju oftast de två faktorer som driver upp kostnader i manus, media och interaktion.

En ökning av användarstödet

Ersätter lärportaler traditionella kurser och LMS? Svaret är nej. Det handlar istället om en utökning av det stöd vi ger till användarna. I bilderna nedan är y-axeln kunskap och x-axeln tid. Vi visar hur en användare går från nybörjare till expert. Den formella delen stöttar oftast bara den som är nybörjare, som behöver mycket instruktion för att klara arbetsuppgiften. Eftersom utbildning är en punktinsats försvinner också kunskapen om den inte används. Det vi gör med lärportaler är att utvidga stödet genom att också tillhandahålla stöd ”just-in-time” när användaren väl börjar arbeta med sina uppgifter. Genom att samla och sprida erfarenheter och mer avancerade kunskaper skyndar vi också på användarens utveckling mot att bli mer driven med sina arbetsuppgifter.

Avslutning

Ovanstående är mycket egna tankar och observationer. Vill du läsa lite vad andra säger om lärportaler kan du börja med artikel Building a Learning Portal på eLearning Weekly eller Using Sharepoint på Tony Karrers blog.

Vi kommer att fortsätta skriva om lärportaler, bl.a. en artikel från verkligheten, från ett stort svenskt företag använder lärportaler samt en artikel om hur du gör för att bygga upp en lärportal.

Som vanligt vore det kul med kommentarer. Klicka på länken ”comments nedan”.

Om Johan Skoglöf
Johan har lång erfarenhet av (e)lärande och kompetensförsörjning. De senaste åren har Johan drivit större projekt på bl.a. Ericsson, SAAB, Toyota m.fl. Med 20 år i branschen har Johan ett brett register, han har bl.a. drivit projekt inom systematisk kompetenshantering, lärportaler, rapid eLearning, större eLearning projekt, upphandling av leverantörer och system m.m. Han har bland annat varit VD i DSU AB, Mandator Interactive och Cell ITS. Johan grundade LearnTech 2002 och har drivit 50-talet projekt.

2 Responses to Vad är lärportaler?

  1. Ia Staaf says:

    Mycket intressant och tankeväckande och som jag tror en helt rätt väg. Något jag eftersökt under många år i arbetslivet. Visste dock inte hur det skulle formuleras och att någon formulerat det. Tips på länkar mm välkomnas för att öka min kunskap och ev själv kunna göra en läroprtal för min arbetsplats. Just nu påbörjar vi ett projekt med målet att kompetenshöja verksamhetens medarbetare i eHälsa.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s

%d bloggare gillar detta: