Vinnande strategier för lärande organisationer – del 1

Framgångsrika organisationer lär snabbare och ökar sin förmåga genom samarbete med omvärlden. Hur ser det ut för din organsation? Har du målbilden klar? Den här artikeln presenterar hur din utbildningsavdelning kan bli en aktiv del i din organisations långsiktiga mål.

Varför strategi för lärande organisationer?

Ja varför? Räcker inte bra avtal med kursleverantörer? Eller ett nyligen infört LMS? Eller att ni börjat göra en del egen eLearning? Jovisst, för utbildningsavdelningen räcker det troligen. Fast jag vill hävda att rollen för lärande i en organisation håller på att bli mycket viktigare. Den är en del av företagets konkurrenskraft och behöver sin egen strategi.

Under våren kommer jag att skriva ett par artiklar med fokus på hur lärandet kan bli en mer aktiv del av din organisations strategi.

Är det dags att ta de anställdas kunskap på allvar?

Svenska Dagbladet presenterade före nyår en studie som visar att företag världen över nyanställer 2011. Samtidigt säger sig 56% procent av de tillfrågande svenska företagen ha stora problem att hitta rätt kompetenser. Studien var gjord av Price WaterHouse Cooper som intervjuat 1.200 internationella ledare (”Setting a smarter course for growth”). I studien anger 78% att ”Ledarskap och kompetensutveckling” är ett prioriterat tillväxtområde, vilket är betydligt mer än t.ex. ”Forskning & Utveckling” (57%).

Ledarna anser också att anställda saknar viktiga kunskaper som behövs för att konkurrera i den nya affärsmiljö som håller på att växa fram.

Ett annat internationellt konsultföretag, Deloitte, förklarar lite mer runt förändringen. I sin årligen återkommande studie, ”The Big Shift”, pekar man på hur konkurrenskraften flyttas från fysiska flöden till virtuella flöden, kunskapsflöden. Bakgrunden till studien är bl.a. att företags lönsamhet under lång tid urholkats. Den är idag bara en fjärdedel av vad den var 1965. Orsakerna är bl.a. ökad konkurrens orsakad av lägre barriärer och ökad rörlighet, samt av faktorer som ökad kundmakt, orsakad av bl.a. internet.

Deloitte visar på stora förändringar i faktorerna bakom företags konkurrenskraft. Den viktigaste förändringen ligger i förskjutning från hantering av fysiska flöden (råvaror, produkter, kapital m.m.) till virtuella flöden (kunskap, kopplingar mellan människor, sociala medier m.m.).

Detaljstudier av de översta och understa kvartilerna när det gäller lönsamhet visar att framgångsrika företag bättre utnyttjar de virtuella flödena.

Framgångsrika företag lär snabbare och ökar sin förmåga genom samarbete med omvärlden. Det handlar inte längre bara om att skapa skalbar och kostnadseffektiv produktion. Det som på marginalen urskiljer vinnarna är att kunna skala upp lärandet snabbt i organisationen

Hur blir just ditt företag bättre än de andra?

Det här ökar trycket på dig som utbildningsansvarig. Du får nu som är ansvarig för utbildningsavdelningen eller kompetensfunktionen viktiga uppgifter:

  • Se till att organisationen är bäst på det som gör er speciella
  • Skapa förmåga hos de anställda att snabbt möta förändringar.

Bersin & Associates släppte förra året sin studie ”High Impact Learning Organization”. Studien visar på hur lärande sker i organisationer som är framgångsrika. Den listar ett antal viktiga kännetecken hos dessa organisationer:

  • Lärandet är tätt integrerat med arbetet och drivs av verksamhetens mål.
  • Fokus är att på stötta prestationer i arbetet snarare än formella kurser.
  • Gör det informella lärandet skalbart och tillgängligt.
  • Satsar på hastighet från behov till befäst kompetens.
  • Lär de anställda att hantera verktyg för samarbete och kunskapsdelning snarare än skapar kurser.

I en framtida artikel går jag mer in på Bersins & Associates resultat och kommenterar med egna erfarenheter. Lite av vad jag är ute efter kan du redan nu läsa i mina artiklar ”LearningTrends 2009 – Microlearning och stor utmaningar för utbildningsavdelningen ” och ”3 saker du bör satsa på som ansvarig för företagets lärande

Den krassa verkligheten

Hur ser då verkligheten ut? Här är några betraktelser jag gjort på svenska företag.

  • För de flesta är utbildning fortfarande en skola. Något som är skiljt från arbetet och sker i ett klassrum.
  • Utbildningsavdelningens uppgift är att leverera kurser av olika slag, vare sig det är klassrum eller eLearning.
  • Få kursägare kan svara på frågan på hur deras kurs skall förändra målgruppens prestationer och bidra till företagets resultat.
  • Verktyg och ansvar för kompetenser är ofta en uppgift och sköts av HR-avdelningen med svag relation till strategier, process, jobb och arbetsuppgifter.
  • Verktyg för samarbete och kunskapsdelning (sociala medier) är sällan en del av utbildningsavdelningens ansvar.

Vad säger du? Stämmer det eller är jag pessimistisk?

Jag kan ju lika gärna spä på den här bilden med det exempel som Tony O’Driscoll gjorde på seminariet LearnTrends 2009.

  • Bara 15 % av anställdas prestationer beror på lärande, resten beror på process, ledarskap m.m.
  • Bara 15% av lärandet beror i sin tur på formellt ordnat lärande.
  • Bara 15% av kunskaperna i en kurs överförs i sin tur till prestationer i jobbet.

Vad blir det här – 0,3%? Så mycket påverkar utbildningsfunktionen hur väl de anställda klarar sina uppgifter. Överdrivet? Ja kanske, men förhoppningsvis tänkvärt. Speciellt som att traditionell klassrumsutbildning är dyr. Lärarkostnad, frånvaro från jobb, resor, logi… det är lätt att komma upp i 10-15.000 kr per elev och dag.

Vägen till mognad – från skola till lärande i arbetet

Så var finns din organisation?

Är det fortfarande experten som får åka runt och ge klassrumsutbildning? Har ni kommit längre?

Åter till Bersin & Associates rapport ”High Impact Learning Organization”. Bersin beskriver hur organisationer stegvis utvecklas enligt bilden nedan.

Själv kan jag hålla med om att företags utbildningsavdelningar oftast utvecklas steg för steg:

  1. På en första nivå bedrivs verksamheten oftast som en separat skola. Kompetensutveckling är lika med kurser, gärna levererade i klassrum och i enstaka fall inköpt extern eLearning.
  2. Företaget bygger intern förmåga att skapa eLearning. Man blir effektivare på att producera och har en process för att knyta utvecklingen mot affärsmålen (ADDIE). Metoder som Virtuella klassrum och Rapid eLearning används för att snabbt göra nytt innehåll tillgängligt. Företaget använder ett LMS för att på ett effektivt sätt administrera lärandet. Det här är oftast ett stort steg eftersom utbildning nu är klart mer tillgänglig än tidigare och når fler.
  3. Företaget utvidgar sin syn på lärande till att stötta det informella lärandet. Fokus ligger på att stötta prestationer i arbetet. Framtagning av kurser minskar till förmån för att bygga in olika former av stöd på intranät och i de system som används, t.ex. korta videoinstruktioner och skärminspelningar. Lärportalen skapar ett jobbrelaterat kompetensstöd som blandar elevens behov av att formellt lärande, support ”On Demand” och kunskapsdelning mellan anställda.
  4. Vi lär i företaget som vi många gånger gör privat. Innehåll som tas fram på företaget kan ”taggas” så att vi bara ser det som är relevant för oss. Vi använder forum, wikis och bloggar i ”Communities of practice” för att lära av varandras erfarenheter. Kompetensfunktionen ser det som sin uppgift att tillhandahålla en miljö för kunskapsdelning och samarbete snarare än att skapa kurser. Lärandet är ”inbäddat” i arbetet. Företaget arbetar aktivt med en lärande kultur där de anställda delar kunskap och har förmågan att använda de nya verktygen (sociala medier). Det är en del av rollbeskrivningen för en expert att lära ut till andra och av processer att utvärdera erfarenheter.

Det är inte så att en senare fas ersätter en tidigare. Se det som att utbildningsavdelningen strävar efter att påverka mer än de 0.3% av de anställdas prestationer som vi pratade om tidigare. Klassrumsutbildning kommer fortfarande att finnas, men för högre inlärningsmål, t.ex. ledarskap, problemlösning och annan färdighetsträning. Mycket av fakta och kunskapsutbildningen försvinner dock och byggs istället in i arbetet.

Vad är din målbild?

Du behöver en målbild för att kunna skapa en strategi för din kompetensförsörjning. Så hur ser målbilden ut för din organisation? Det är inte så enkelt som att följa ”mognadsbilden” ovan. Vinnande strategier för lärande på en hamburgerkedja skiljer sig radikalt från de på ett globalt IT företag i Kista. I det första fallet är anställningstiden i snitt under ett år och arbetsuppgifterna huvudsakligen praktiska medan IT företaget troligen konkurrerar med snabb teknikutveckling och kompetenser över hela världen.

Du behöver förstå din organisations långsiktiga mål och strategier. Vad krävs för att nå målen? Vilken roll spelar anställdas kompetenser? I bästa fall är du del av företagets strategiprocess och kan bidra direkt. Du behöver dra slutsatser av i vilken mån olika strategier påverkar hur kompetensförsörjningen läggs upp på ditt företag.

Vad betyder t.ex. ”snabb expansion på nya marknader”? Troligen att ni måste kunna identifiera nya kompetensbehov snabbt, göra ny kunskap tillgänglig (Rapid eLearning) och lära av anställdas erfarenheter (Communities).

Målen för kompetensförsörjningen skall vara en del av det som möjliggör din organisations strategi. Det skall vara tydligt vilket värde din utbildningsorganisation bidrar med.

Din vinnande strategi

Resan att ta fram din vinnande strategi börjar med att förstå var ni står idag. Hur mogen är din organisation? Kan ni snabbt identifiera kompetenser baserat på behov? Skapar ni lösningar som fokuserar på förbättrade arbetsprestationer eller har kurserna väldigt svag koppling till förbättringar i arbetet. Använder ni ett brett spektrum av lärmetoder? Hur effektiv är er framtagning av lärmaterial? Hur relevant?

Du behöver också förstå vilka hinder som finns för att nå målen. Det kan handla om chefernas engagemang, om den lärande kultur som finns i företaget, om IT infrastrukturen.

En vanlig SWOT-analys kan ligga till grund för att bygga upp strategierna.

När du analyserar styrkor och svagheter så kan du använda kompetensprocessen enligt ISO 100 15 som referens. Tänk igenom hur hela kompetensprocessen bör se ut för att nå de långsiktiga mål du satt upp, jämför med var ni står idag. Du kan läsa mer om de olika delarna av kompetensprocessen i vår artikel ”Systematisk kompetenshantering”.

När det gäller strategier är det viktigt att förstå att hela processen tar tid. Att rusa direkt till sociala medier bara för att det är modernt är kanske inte den bästa lösningen om det inte finns en kultur av att dela kunskaper eller ens en vana att lära online.

Det kan vara vettigt att dela upp slutmålet i deletapper. Stegen i det tidigare kapitlet om ”Vägen till mognad…” kan t.ex. vara en indelning. Du behöver också tänka taktiskt, börja med små steg som ger stor effekt och kan användas för att få mer budget. Exempel är satsningar mer Rapid eLearning.

Jag avslutar med några punkter från den engelska organisationen Towards Maturity som kontinuerligt utvärderar effektiva utbildningsorganisationer.

Deras studier pekar på att framgångsrika utbildningsorganisationer här kännetecken som:

  • Har ett arbetssätt som kan koppla verksamhetens mål till det lärebjudanden som ges.
  • Är flexiblare när det gäller tid, plats och format på det lärande som erbjuds.
  • Har ett tydligt jobbfokus och är engagerade i andra avdelningarnas aktiviteter, t.ex. processutveckling, informationstjänster, knowledge management.
  • Är starka på intern kompetensutveckling inom kritiska områden som informellt lärande, collaboration/samarbete, performance support m.m.
  • Säkerställer engagemang genom kommunikation med viktigt intressenter.
  • Demonstrerar värdet av investeringar genom att samla feedback, utvärdera och kommunicera resultat och framgång

Vad tyckte du? Håller du med? Kommentera gärna. Min tanke är att återkomma till den här artikeln under våren, men med mer detaljer.

Om du har tid… gå också på vårt frukostseminarium den 28 Januari.

3 saker du bör satsa på som ansvarig för företagets lärande

Hur får du din utbildningsavdelning att göra mest nytta? Hur säkerställer du att insatserna verkligen genererar vinst? Hur kan du leverera trots att din budget minskar?

Här kommer det korta svaret:

  • Fokusera på prestationer
  • Leverera ”just-in-time”
  • Stötta det informella lärandet

Här kommer en lite längre förklaring:

  • Fokusera på prestationer (Performance Management) – Flytta fokus från ämnen och kurser till jobb och processer. Tillämpa synsätt och metoder för att alltid utgå från de anställdas prestationer i arbetet. Du kommer automatiskt närmare verksamheten, löser verkliga problem, kommer att märka att de flesta lösningarna är annat än utbildning och kommer att göra mycket mer fokuserad och relevant utbildning.
  • Leverera ”Just-in-time” – Flytta tyngdpunkten i lärandet från att lära i förtid, d.v.s utifall kunskapen skulle behövas till att lära när kunskapen verkligen behövs. Du kommer märka att det är ett bättre sätt att stötta den anställdes prestationer, men också att innehållet kan göras mycket enklare och billigare.
  • Stötta det informella lärandet – Flytta dina insatser i formellt lärande (20% av vårt lärande) till att stötta det informella lärandet (80% av lärandet). Utnyttja lärportaler till att göra kunskapen som redan finns i företaget tillgänligt, använd verktyg som forum, wikis, bloggar och andra former av användargenererat innehåll.

Du har säkert ett antal utmaningar framför dig. Kanske att upphandla billigare och bättre leverantörer av klassrumsutbildning, att rationalisera processen för att upphandla eller utveckla eLearning, att skapa bättre bild över vilka kompetenser olika jobb skall ha. Allt det här behövs och är en del i en systematisk kompetenshantering. Men inget av detta ger bättre effekt än att tillämpa de tre punkter jag nämner ovan. Övertygad?

Nehej. Då får vi ta det en nivå till:

Varför behöver du tillämpa ”Performance Management”?

De flesta organisationer jag jobbat med tar fram kurser ganska mycket av tradition. Klart att det skall vara en produktöversikt för alla säljare. Man beskriver också kompetens på en väldigt hög nivå. T.ex. kunskap i Excel, alldeles oavsett om controllern skall kunna vissa saker och säljaren helt andra saker. Båda skickas ändå på en generell Excel kurs.

Men frågan är. Vilket är problemet?

Om säljarens priskalkyler är dåliga kanske inte högre kompetens i Excel är lösningen. En bättre utformad mall kan vara lösningen, eller att all priskalkylering centraliseras till en ”priskalkyleringsroll”.

Performance Management betyder att vi utgår från de prestationer den anställde gör i sitt arbete. En produktutbildning för säljare utgår inte från produktens funktioner och egenskaper utan från hur säljaren skall göra för att effektivt beskriva hur den här produkten skapar värde för kunden.

Jobbar man fullt ut med Performance Management försöker man hitta orsaken till problemet eller hur prestationen kan förbättras. Det kan handla om motivation, organisation, processer, användargränssnitt m.m. och som en (av flera) faktorer; bristande kunskaper.

Du behöver inte gå så långt för att göra drastisk skillnad i utbildningen. Det räcker med att alltid relatera till vad användaren gör i arbetet. Varje utbildning bör utgå från ett affärsmål (t.ex. ta hem fler order), vad som måste göras (arbetssteg) för att nå målet och vilka förmågor (kompetenser) som krävs för att lyckas.

Det är inget svårt, synsättet har funnits länge i modeller som t.ex. ADDIE, men tillämpas inte så ofta.

Ett exempel på enkel modell för att hitta de specifika kompetenserna som behövs är Impact Maps (Brinkerhof). Det är en enkel modell att länka affärsproblem till inlärningsmål i en kurs.

Ett viktigt steg är också att ställa krav på hur väl vi skall kunna en viss sak. Vetskapen om att vi glömmer 70% av en kurs inom 2 dagar och att vi idag bara håller 15% av den kunskap vi behöver i minnet (resten hittar vi just-in-time) gör att strategierna för utbildning ser annorlunda ut.

Lite förenklat bör formella kurser mer ge översikt och motivation samt träna eleven i att hitta och använda information när prestationen väl skall utföras.

Då är det viktigt att vi tidigt ställer krav på hur väl vi behöver tillämpa en viss kompetens. Att kunna mer om ett ämne är inte alltid det rätta. I väldigt många fall räcker det med att vara orienterad för att i stället ha tillgång till bra instruktioner när arbetet utförs.

DIF-analysen (Difficulty, Impact, Frequency) är en beprövad metod. Kompetenser som är svåra, påverkar arbetet mycket och görs ofta är lämpliga för utbildning, medan sådan som inte görs så ofta t.ex. bör stöttas med ”just-in-time” stöd.

En effekt av att analysera prestationern är att du garanterat gör lösningar som är blandningar av formella kurser, intruktioner, annat just-in-time stöd och kanske andra förbättringsinsatser.

”Blended learning” blir inte ett hokus-pokus som din eLearning leverantör hittar på.

Den här presentationen ger lite mer tips om hur du kan gå tillväga.

Vad ger då detta?

  • Du hittar just de kompetenser som verkligen bidrar till ett bättre resultat i arbetet.
  • De kompetenser som tas med är relevanta för användaren.
  • Utbildningarna blir garanterar kortare. Bara det som är viktigt kommer med.
  • Utbildningen hamnar som en kugge i en större lösning som skall garantera ett förändrat beteende och resultat.

Varför är leverans ”just-in-time” viktigt?

Vad lägger du mest tid på; att via kurser lära dig saker som du kan ha nytta av eller att lära dig precis när du gör en uppgift?

Jag tror att du kommer fram till att du lägger mer tid på att lära dig saker när du utför dom, t.ex. genom att pröva dig fram, fråga en kollega, läsa en instruktion eller se en video om det. Det är ju inte så konstigt, med tanke på glömskekurvan vi pratade om tidigare.

Förr pratade man om ”överträning”, t.ex. i lumpen där man skulle ”övertränas” för att komma ihåg ett par år senare när man gjorde repövning. Det är ingen hemlighet att det inte fungerade.

Idag har många/de flesta tillgång till en stor mängd kunskap via sin dator, direkt i arbetet. Kunskaper vi behöver i arbetet behöver inte längre memoreras, de kan slås upp när vi behöver dem. För 20% år sedan behövde vi ha 70% av den kunskap vi behövde i arbetet i huvudet. Idag är motsvarande siffra 10-15%.

Det här är bakgrunden till konnektivismen, d.v.s. att lärande handlar om att kunna göra kopplingar till och tillämpa annan kunskap (som vi då vanligtvis får via internet)

Det är alltså inte speciellt effektivt att gå igenom det nya affärssystemets 100 funktioner i en 3 dagars utbildning. Det mesta hinner glömmas tills vi använder systemet. Då är det bättre att lägga större fokus på att supporta användaren just innan eller när han använder funktionen i systemet.

Alltså; skär ner på dina kurser. Fokusera på översikt, motivation och på att lära eleven att hitta ”just-in-time” stödet. Lägg mer energi på att skapa enkla instruktioner att användas ”just-in-time”.

Det vanligaste vi tänker på är väl korta skärminspelningar på nån minut som visar hur vi gör nåt i en programvara. Det här är ett exempel från Articulates suppportsida. En mängd verktyg stöttar inspelning av instruktioner, t.ex. Captivate och Camtasia. Idag finns också superenkla och gratis verktyg som Screenr.

Till den hör gruppen räknas också alla verktyg som omvandlar PowerPoint till Flash, t.ex PresentationPro eller Articulate. På Youtube finns mängder av korta instruktioner, från gitarrskolor till hur man byter display på sin mobil eller konfigurerar en router.

En fördel med att göra det mesta materialet ”just-in-time” är att mycket av det dyra i t.ex. eLearning försvinner. Det finns inget behov av motiverande introduktioner när vi redan vet varör vi skall lära: vi har en uppgift att utföra om 5 minuter. Det samma gäller alla interaktioner för att få oss att minnas. Det behövs inte längre.

Det här flyttar också produktionen av innehåll från proffsen, pedagogen och flashprogrammeraren till experterna eller användarna sjävla. En term som växer fram (det vi ser på SlideShare, YouTube eller Screenr) kallas User Generated Content. Här är ett exempel på hur snabbt användargenererat innehåll kommer fram.

Så vad ger en satsning på ”on-demand”?

  • Du får mer effekt  av det du producerar, eleven glömmer inte bort.
  • Innehållet blir kortare och billigare.
  • Du behöver inte en omständlig process med en massa experter.
  • Fler kan producera mer relevant innehåll.

Varför satsa på informellt lärande?

Med tanke på att 80% av vårt lärande är informellt så är det väl inte så konstigt att vi bör satsa på informellt lärande. Samtidigt ser det ju inte vanligtvis ut så i våra utbildningsorganisationer, de är ju dimensionerade för att ta fram formella kurser, förmedlade av en lärare eller av en duktig eLearning-pedagog.

Nu finns det dock verktyg som kan effektivisera hur vi kommer i kontakt med och kommunicerar med experter och kollegor, eller hur vi enkelt kan komma åt information och andra verktyg som vi behöver för att lösa en uppgift.

Diskussionsforum, Bloggar, Wikis, RSS, PodCasts .m.m är exempel på verktyg som stöttar det informella lärandet.

Varför bara ha ett LMS som ger dig möjlighet att tilldela och följa upp formella kurser (20%) av lärandet när du kan öka ambitionen till att stötta så mycket mer.

Din stora uppgift blir inte längre att leverera kurser, utan att stötta det informella lärandet. Det är dels en fråga om teknologi, d.v.s att införa verktyg som wiki, bloggar, portaler, men också att arbeta med lärkulturen, att få de anställda att lära effektivare i arbetet och att dela med sig av kunskaper och erfarenheter. Det är en stor uppgift.

Kombinationen av att arbeta mer fokuserat mot jobben och prestationerna, att leverera kunskap just när den behövs och att stimulera det informella lärandet heter lärportaler.

Här kommer några punkter att börja med:

  • Fråga alltid vilket jobb och vilket problem det gäller när nån vill att du skall ta fram en utbildning.
  • Minimera dina utbildningar till bara det som bidrar till lösandet av problemet.
  • Fråga dig om det redan finns instruktioner eller information som kan användas för att lösa problemet
  • Samla och beskriv länkar till information som löser problemet. Lär eleverna att hitta.
  • Lägg till effektiva stöd (videos, inspelningar) som hjälper eleverna just när dom skall lösa problemet.
  • Stimulera användarna att dela med sig av sina erfarenheter av att lösa problemet, lägg till funktioner som gör det enkelt för dem att dokumentera sina erfarenheter.

Jag är alltid intresserad av kommentarer. Skriv en kommentar nedan.