Efter Rapid eLearning – Cloud Learning

Vad är ”cloud learning”? Ännu ett trendigt begrepp? Bara en naturlig följd av att programvara och system idag säljs som ”hostade” tjänster… i ”molnet”? Absolut! Så är det, men det finns också verkliga fördelar. På samma sätt som Rapid eLearning har förändrat och numera i princip ersatt den traditionella typen av eLearning gör ”cloud learning” utveckling av lärmoduler enklare och snabbare och möjliggör ett lärande i arbetet, ”just-in-time”, i en öppnare omgivning än ditt LMS.

Vad är cloud learning?

Flera LMS har sedan något år kunnat köpas som ”molntjänster”. Nu är det författarverktygens tur. Allt fler överger modellen att du som kund köper en programvara och installerar på din dator. Istället betalar du per månad och får en författarmiljö i din webbrowser där både lagring av filer (Content Management) och portal ingår.

Det här brukar ingå i en miljö för ”cloud learning”:

  • Författarverktyget är webbaserat, du behöver inte installera programvara på din dator.
  • Författandet av moduler är enkelt, öppet för alla och återanvänder media som du redan har, t.ex. powerpoint, video, pdf, bilder m.m.
  • Du behöver inte bry dig om filhantering. Det sköts av tjänsten.
  • Tjänsten har en portal där innehållet kan nås som på YouTube, öppen för alla eller enbart för din organisation.
  • Det finns säkra funktioner för att istället länka eller bädda in lärmodulerna på ditt interna LMS eller på intranätet.
  • Det finns ofta funktioner för att distribuera material till andra social tjänster och för att ta betalt.

Några problem med dagens Rapid eLearning

Efter att ha jobbat 7-8 år med Rapid eLearning och infört det på stor front i många företag ser jag ett par problem som vi oftast får brottas med:

Licenser för programvara

För att producera Rapid eLearning eller eInstruktioner har vi behövt installera programvara på våra datorer. Det gäller Articulate, Captivate, m.fl. program Även om varje klient inte kostar så mycket (t.ex. 7.000 kr för Articulate) så kan det blir mycket när det är 20-30 personer i en organisation som har Articulate installerat. Det blir också problem med uppdateringar, utbildning och support.

Mycket arbete med filhantering

När du publicerar med verktyg som Articulate eller Captivate så hamnar filerna på din lokala dator. Du kommer behöva flytta filerna till en server för att kunna testa och sedan importera filerna till ditt LMS när det är klart. Du behöver också hålla reda på originalfilerna så att det blir lätt att underhålla. Är du ensam och håller ordning, så är det kanske inget stort problem. Har ni däremot många författare som producerar stora mängder innehåll så blir det ett större problem.

Inspelning av experten

Visionen med verktyg för Rapid eLearning är att experten själv spelar in. Oftast är det inte så. Experten är inte den som arbetar med författarverktyget. Att spela in ljud kostar ca 20-30% extra i en produktion. Det är ofta ett problem att få tag på experten för inspelning, att hitta en lucka i kalendern eller få experten till orten för inspelning.

Format och bandbredd på intranätet

Jag kan säga det direkt. IT-avdelningar i större organisationer gör det inte lätt att använda multimedia. Det är t.ex. inte säkert att flash eller vanliga videoformat som mpeg4 går att spela på en vanlig dator i organisationen. Detsamma gäller bandbredden som ofta är urusel på interna nät, speciellt mellan kontor på olika orter. Bandbredden är inte dimensionerad för att spela media som video.

Exempel 1 – Video

Enligt min mening är video ofta ett problem på intranäten. När jag arbetat på företag har jag ofta fått frågan hur man skall hantera inspelningar, t.ex. av en expert som har en föreläsning.  Kunskapen om bandbredd och komprimering är inte utbredd. Ofta lägger man mycket stora filer på en server i format som inte är effektiva för streaming, t.ex. WMV med hög upplösning. Eftersom format som flv (flashvide0) och mp4 normalt inte spelar på användarnas PC så får man manuellt lägga till en spelare för varje videofil.

Att använda video är annars en av trenderna inom lärande i år. I takt med allt kortare lärmoduler har video blivit ett alternativ, speciellt med krav på att även fungera mobilt. Jag publicera själv många av mina presentationer som video på min YouTube-kanal.

Just YouTube och Vimeo har använts som ett sätta att hantera video länge. Det har varit videos som är öppna för allmänheten. Det har också behövts tjänster för att hantera video som bara visas internt i organisationen. Vi får då krav på att hantera säkerhet, lagring av filer, visningsformat, bandbredd och funktioner för sökning. Idag finns det en stor mängd sådana molnbaserade tjänster. Två exempel är WISTIA och Vidizmo.

Bilden visar vad molntjänsten WISTIA erbjuder. Det är en tjänst som gör det enkelt att ladda upp video och sedan skapa beskrivningar och metadata. Du kan anpassa spelaren till din organisations färger och åstadkomma säker åtkomst med inbäddningskod för ditt eget intranät. Tjänsten innehåller en uppsjö av användbar statistik om vem som använder en video och hur de tittar. WISTIA, liksom de flesta tjänster erbjuder appar för mobil access. Slutligen säkras bandbredd genom molntjänsten som” cachar” (lagrar) filerna i flera världsdelar.

Exempel 2 – Skärminspelningar

För några år sedan var skärminspelningar liktydigt med att använda Captivate och Camtasia. Att spela in med de verktygen är dock inte lätt för vem som helst. Det blir något av ett jobb för en specialist som skapar professionella instruktioner för programvara. Idag är skärminspelningar mer utbrett. Verktyg som Techsmith Jing har gjort att vem som helst kan göra en skärminspelning, låt vara inte lika professionellt med textplattor och markeringar, men fullt användbart med att visa på skärmen och samtidigt prata. Problemen med filhantering och format enligt tidigare finns dock kvar.

Med molnbaserade tjänster blir det enklare. Ett exempel är Screenr Business, en molnbaserad tjänst för skärminspelningar. Användaren behöver ingen lokal programvara. Hon klickar bara på knappen ”Record a screencast”, spelar in skärmen och fyller sedan i beskrivning och metadata. Direkt finns inspelningen på organisationens portal på webben, lätt sökbar, med sociala funktioner för att betygsätta och kommentera. Det går också att säkert bädda in spelaren på företagets lärportal. Screenr tillåter ingen avancerad editering av den färdiga inspelningen. Tjänsten Screen-o-matic erbjuder däremot avancerad editering och inspelningsfunktioner med bl.a. panorering och zoom.

Exempel 3 – Rapid eLearning

Som jag beskrev tidigare kan det tillkomma arbetskrävande moment när man arbetar med Rapid eLearning. Det gäller att se till att alla använder samma skal/spelare, att hantera de filer som blir resultatet av en produktion, att spela in experter m.m.

Idag finns det flera molnbaserade tjänster som adresserar de här problemen. 3 exempel är Brainshark, Knoodle och Dominknow.

Principen för molnbaserade tjänster enligt ovan går igen. I t.ex. Brainshark kan du också lägga till funktioner som:

  • Möjlighet att kombinera PPT, PDF, Office, Video, Bild.
  • Addera och synkronisera ljud efter uppladdning.
  • Addera frågor och test.
  • Författa tillsammans med andra.
  • Både Youtube-liknande portal och LMS med SCORM.
  • Mobil app och möjlighet att synkronisera offline.
  • Posta på sociala sajter.
  • Avancerade rapporter och uppföljning.
  • Möjlighet att ta betalt och sälja kurser på Brainsharks portal.

Slutsatser

Bara det senaste året har det kommit flera molnbaserade tjänster. Jag tror vi får se betydligt fler de närmaste åren.

Rapid eLearning gjorde det enklare att ta fram eLearning och kortade ner utvecklingstiderna drastiskt.

”Cloud learning” gör arbetet ännu enklare och tar bort moment som tagit tid med Rapid eLearning.

Förutsättningen för det som kallas ”Agile learning”, att snabbt publicera och sprida ny kunskap i organisationen är nu här. Vi får plattformar som verkligen gör lärande i arbetet, ”just-in-time” möjligt.

Jag är också nyfiken på vad det här gör med IT-strukturen och organisationens LMS. Vi vet ju att det formella lärandet, det som administreras av ett LMS bara är 10% av det totala lärandet. Jag har själv varit med om hur en stor organisation på kort tid lagt hundratals lärmoduler utanför sitt LMS, i sina lärportaler. Vi får nu en ännu större drivkraft att låta användare och experter själva utveckla det stöd och lärande som behövs i arbetet, enkelt och till låg kostnad, och utanför de rigida processer som oftast är knutna till organisationens LMS.

Att använda molnbaserade tjänster möjliggör också för organisationen att öppna upp sig, att dela med sig utanför sitt LMS, utanför brandväggen, kunder och partners.

Har du reflektioner och frågor. Kommentera gärna nedanför.

Vill du veta mer om molnbaserade plattformar för lärande. Läs om kursen Etablera lärande ”just-in-time”

Därför bör du öka ditt fokus på lärande ”just-in-time”

Lärande ”just-in-time” betyder att vi lär oss på arbetsplatsen, just innan vi skall utföra en uppgift. Vi lär oss via korta videor, skärminspelningar och powerpoint med ljud. Vi hittar kunskapen på intranätet, på lärportaler, företagsspecifika YouTube-installationer och framför allt på våra mobiler. Enligt Josh Bersin (Bersin & Associates) är ”learning just-in-time” nyckeln till förändringen av organisationers utbildning med krav på ökad effekt men också kostnadsbesparingar.

Lärande ”just-in-time” är en betydande trend med många namn; ”OnDemand”, ”Microlearning” eller ”Performance Support”. Det syns på höstens konferensagendor från t.ex. Masie eller LearningGuild.  Jag använder ”just-in-time” i min beskrivning nedan. Som vanligt är jag ledsen för att använda ett engelskt uttryck, men hittar ingen bra svensk motsvarighet. Det jag menar är att vi i allt mindre utsträckning lär oss långt innan vi använder en viss kunskap eller färdighet. Istället lär vi oss just när vi skall tillämpa färdigheten, i korta sessioner, ofta bara 5-15 minuter, vid datorn på arbetsplatsen och alltmer på någon mobil plattform.

Lärande ”just-in-time” ställer krav på enkelhet. Det är inte avancerad interaktivitet som är det viktiga längre. Det handlar istället om hur du visualiserar kunskap och tar hänsyn till hur vi lär. Ännu viktigare är att göra det enkelt att dela med sig av kunskap och att sedan göra innehållet tillgängligt där det behövs. Det är oftast inte i ett LMS, utan på intranätet, i ett program som användaren jobbar med och allt mer och mer i användarens mobil.

Exempel på en 30s lång instruktion i PowerPoint, clicka på bilden för att spela upp.

Jag tänkte fördjupa mig lite i hur möjligheterna för att skapa lärande ”just-in-time” förändrats bara det senaste året. En uppsjö av enkla verktyg och plattformar i gränslandet mellan YouTube och Rapid eLearning har dykt upp på marknaden. I kombination med att mobilt lärande nu är praktiskt och ekonomiskt rationellt innebär det helt nya möjligheter att flytta lärandet till arbetet. Som en konsekvens av det kommer jag också att skriva om de stora besparingar som kan göras genom att förvandla klassrumskurser till lärande ”just-in-time”.

Först lite reflektioner om varför ”just-in-time” funkar.

Därför är lärande ”just-in-time” så effektivt

Det är i arbetet vi lär mest. Du kanske hört om begreppet 70:20:10. Det betyder att 70% av vårt lärande sker i arbetet, ofta genom att vi bara prövar oss fram, 20% genom att samarbeta med andra och 10% genom formell utbildning. Det är i arbetet vi är som mest motiverade att lära. När vi motiveras av en uppgift som måste göras. Det är i arbetet som sammanhanget blir rätt och vi kan tillämpa våra kunskaper direkt. Med den kunskapen i bakhuvudet förstår vi att det vore effektivare att flytta delar av kurser där vi lär långt i förväg till själva arbetsplatsen.

Det handlar också om att få in lärandet i vår stressade vardag? Det vi lär oss måste kunna stoppas in i arbetet, mellan uppgifter. Därför måste också lärmodulerna bli mindre. Vårt uppmärkshetspann har minskat. På 90-talet när jag utvecklade eKurser var lärmodulerna ofta på en timme, inte helt ovanligt tog man dom då i en separat datasal. För några år sedan brukade jag undervisa att lärmoduler skulle vara 15-20 minuter, det var den optimala längden för Rapid eLearning. För ett år sedan gjorde jag en utvärdering på Ericsson och fann att användarna i snitt tog 8 minuter av lärmodulerna.

Du har säkert hört mig prata om det förr, men det mesta som lärs i formella kurser glöms bort om det inte tillämpas direkt efteråt. Det är trots allt så att 70% av det vi lär oss på en kurs är glömt på 2 dagar (Ebbinghauser). Annan forskning från Brinkerhoff menar att mindre än 15% av det vi lär på kursen tillämpas i arbetet. Lärande ”just-in-time” adresserar det problemet.

Min erfarenhet är att klassrum fortfarande är den vanligaste utbildningsformen i svenska organisationer, vanligen över 90% av kursutbudet. Klassrum behövs när vi lär något för första gången eller behöver träna tillsammans, men mycket av det vi lär i klassrummet glöms bort lagom tills vi skall använda kunskapen. Det illustreras av den röda ytan i bilden nedan. Det är i gapet, den gröna ytan i bilden, som lärande ”just-in-time” bidrar till vår förmåga i arbetet.

Microlearning och Performance Support – två starka trender

Som med alla nya företeelser finns det olika definitioner och namn. Innan jag går vidare vill jag bara nämna lite om microlearning och performance support.

Janet Clarey från Brandon Hall introducerade på LearnTrends 2009 begreppet MicroLearning. Sedan dess har denna företeelse vuxit. Typiskt för Microlearning:

  • Hanterar situationsberoende kunskap (t.ex. en viss variant av en produkt som används på ett visst sätt)
  • Saknar formell struktur (t.ex. typisk lektionsstruktur)
  • Tas fram av användarna själva
  • Använder internetmedia
  • Hanteras inte formellt

Exempel på Microlearning är de interna YouTubes som många företag, även svenska, etablerar där användare kan ladda upp videos, skärminspelningar och inspelade PowerPoints på lösningar och erfarenheter. Användaren får, som på Youtube, stöd att hitta med hjälp av sökord, betygsättning, polularitet och rekommendationer.

Ett begrepp som funnits länge är Performance Support. Det är alternativet (eller komplementet) till utbildning, att man istället stöttar användaren i utförande av uppgiften. Det kan ske fysiskt genom t.ex. dekaler och checklistor och elektroniskt via avancerade hjälpfunktioner, wizards, inspelade instruktioner m.m. Idag har det fått en renässans och ses som en integrerad del av anställdas lärande.

Rapid eLearning är det nya eLearning och nya enklare verktyg för ”just-in-time” kommer ut på marknaden

Starten på hela trenden mot kortare, enklare lärmoduler var Rapid eLearning och verktyg som Articulate. Jag har själv utbildat många företag i Rapid eLearning och hjälpt till att implementera metoder i 7 år. Rapid eLearning som begrepp har dock breddats och framför allt börjat ersätta den traditionella marknaden för eLearning. Idag krigar verktyg som Adobe Captivate, Lectora Snap och Articulate Storyline med funktionalitet som finns i de mest avancerade eLearningverktygen. Avancerade scenarios och interaktioner kan läggas till utan att ta till komplexiteten i verktyg som Flash eller Lectora Publisher.

Enkelt att göra drag-drop övningar i Articulate Storyline.

Det här betyder att även avancerade scenarios och ”spel” nu kan göras snabbare och enklare och levereras i korta moduler. Den nya generationen verktyg kan alla publicera i HTML5 för mobiler, vilket äntligen gör det praktiskt rationellt att leverera lärmoduler på mobilen.

Det här har givit utrymme för riktigt enkla och snabba verktyg som med en knapptryckning konverterar innehåll i PowerPoint till Flash eller HTML5 för att spela såväl på intranätet som i mobilen. Ett exempel på ett sådant verktyg är iSpring Converter. Man skulle kunna säga att det är den nya marknaden för Rapid eLearning, lämplig för korta lärmoduler ”just-in-time”. Faktum är att PowerPoint 2010 i sig innehåller det mesta av vad som behövs; möjlighet att synkronisera ljud, enkla interaktioner, skärmbilder och publicering till video. Ta en titt på min Youtube-kanal för några exempel (dock inte tänkta som ”just-in-time”)

Verktygen för skärminspelning blir också bara enklare och enklare. Du behöver inte köpa Adobe Captivate för att börja skapa eInstruktioner för din programvara. Gratisverktyg som Jing och Screenr räcker för de flesta behov och har också lösningar för att lagra och spela upp inspelningarna.

De flesta system för webmöten och webinar erbjuder idag möjlighet till inspelning. Det är system som ämnesexperter ofta är vana vid att använda och som också erbjuder enkel lagring och uppspelning av inspelningarna. Du behöver inte vara flera på ett möte för att spela in utan kan sitta själv och skapa korta inspelningar. Vissa system, t.ex. Microsoft Lync sparar inspelningar i videofiler som är enkla att editera efteråt och klippa upp i kortare stycken.

En helt ny spännande kategori av plattformar är molnbaserade tjänster för att att spela in powerpoint, video eller bilder med ljud för att sedan ladda upp till en server i ”molnet”. Företaget BrainShark erbjuder en komplett lösning för lärande ”just-in-time” med enkelt online författande, portal (även mobil) och rapportering, ungefär som en blandning mellan YouTube och ett LMS. Andra liknande lösningar är Knoodle och Vidizmo.

Stora besparingar med just-in-time

Den stora poängen med lärande ”just-in-time” är att överbrygga glömskekurvan, göra lärandet mer tillgängligt och bättre stötta våra prestationer. Det finns också andras faktorer att räkna in. En är ökad hastighet. Att utveckla en kurs för klassrum och sedan leverera kan ta lång tid om det handlar om ståra målgrupper. Att nå 500 anställda innebär 20-30 kurstillfällen, något som kan ta många månader att genomföra. Detsamma med klassisk eLearning. Även små projekt tar flera månader att genomföra. Att engagera rätt ämnesexperter och coacha dem att spela in korta lärmoduler med enkla verktyg är gjort på några veckor.

En annan stor faktor är besparingar. En organisation med 10.000 anställda kan spara över 100 mkr på att ersätta delar av klassrumsutbudet med ”just-in-time”.

Det finns två stora besparingsposter. Den första besparingen gör du genom att inte behöva klassrum, läratid, lokaler, transporter m.m. Den andra besparingen beror på minskad tid att lära sig. Studier visar lärande med traditionell eLearning tar ca. 50% av tiden det tar med lärare och klassrum. Det beror bl.a. på att det blir mycket spilltid. Resor, raster, diskussioner, introduktioner och mycket annat tar tid från själva lärandet.

Med just-in-time är skillnaderna ännu större. Moment som översikter och övningar försvinner. Det behövs inga översikter eftersom innehållet är så litet och tillämpning sker direkt i arbetet. Från Ericsson har jag flera exempel på att lärande ”just-in-time” görs på 30% av tiden för att lära i klassrum.

Det här innebär att kostnaden för en kursdag, som i klassrum är ca. 10-15.000, sjunker till ca 2-3.000 kr*

Räkneexempel:

Enligt ASTD’s 2011 state of the Industry Report tar anställda i snitt 4 dagars formell utbildning per år. Kostnaden blir ca. 40-60.000 kr per år och anställd.

Säg att en organisation kan halvera sina klassrumsdagar och ersätta med just-in-time.

Hälften av kostnaden ersätts nu med ”just-in-time” där en besparing görs med 70%, d.v.s 0,7 *20-30.000 kr.

Besparing per anställd/år: 14-21.000 kr

Besparing för 10.000 anställda: 140-210 mkr

Så gör du?

Så hur kommer du vidare? Även om det kan vara lockande att direkt titta på verktyg och teknik så är det första som vanligt att förstå behovet. För vilka målgrupper och kompetenser passar ”just-in-time”? Hur gör du för att välja mellan olika lärmetoder som klassrum, simulering, elearning, laboration, on-the-job-training, just-in-time m.m. Kort sagt, du behöver se över helheten i hur du stöttar de anställdas prestationer. Du behöver också förenkla dina processer för framtagning av lärmaterial och skapa mallar och annat stöd för ämnesexperter och andra som skall bidra. Därefter kan det vara lämpligt att titta på olika sätta att författa och distribuera innehåll.

Vill du veta mer om hur du gör så rekommenderar jag mitt webinar den 5 september.

Har du kommentarer till det här? Kanske håller du inte med? Skriv i kommentarsfältet nedan.

*Kostnaden för klassrum inkluderar utveckling av kursmaterial, lärartid, lokaler, resor och logi och framför allt kostnaden av frånvaro från jobbet. I fallet med lärande ”just-in-time” ingår kostnad för utveckling, plattform och frånvaro från jobbet.

Att införa lärportaler för formellt och informellt lärande

Vad är lärportaler?

En lärportal stöttar användare både med det formella och det informella lärandet. Den stöttar oss alltså inte bara när vi behöver gå en kurs utan också när vi behöver lära inför en arbetsuppgift. Kanske behöver jag se en video hur det nya droppet skall kopplas in på patienten? Kanske behöver jag repetera de viktigaste argumenten inför säljmötet efter lunch? Kanske behöver jag som tekniker en steg-för-steg instruktion hur den nya apparaten skall installeras? Lärportalen stötar också kunskapsdelning och det sociala lärandet.

Jag vet, ordet lärportaler kan vara missvisande. En del svenska organisationer använder lärportaler för att prata om sitt LMS (Learning Management System). Vi på Learntech använder lärportaler som en direkt översättning från engelskans Learning portal, med vilket menas en portal genom vilken den anställde får allt det kompetenstöd som krävs för att utföra jobbet.

Bilden (Bersin & Associates) visar lärportalen som ett sätt att samla allt det kompetensstöd (formellt eller informellt) som behövs för att göra ett bra jobb.

Den här bilden är från Cisco och visar lärportalen som är organiserad efter de uppgifter en tekniker arbetar med. Under varje titel hittar teknikern lärresurser, instruktioner, videos, forum, wikis och andra resurser som hjälper honom att göra ett bra jobb.

Du kan också läsa min artikel ”Vad är lärportaler?” om du vill veta mer eller artikeln ”Learning Portals: Death of the Corporate LMS?” i Training Magazine.

Nyttan med Lärportaler

Vad tillför egentligen en lärportal? Är det inte bara en länksamling eller ytterligare ett ställe där den anställde måste hitta information? Här är några saker:

  • Den anställde får ett heltäckande kompetensstöd, inte bara för den formella utbildningen, utan också för att lära i arbetet, för att förbereda sig inför arbetsuppgifter, få stöd medan uppgiften utförs och med att dela erfarenheter.
  • Lärportalen tillför jobbfokus och relevans. Istället för att organiseras runt ämnen så är lärportalen organiserad runt jobb och arbetsuppgifter. Fokus är att stötta den anställdes prestationer.
  • Lärportalen förenklar att hitta och värdera kunskap och information. En anställd lägger i genomsnitt 6 timmar i veckan att hitta kunskaper som behövs för arbetet. Lärportalen adresserar det problemet genom att länka in all den kritiska kunskap som är nödvändig för att utföra jobbet.
  • Med lärportalen och det innehåll som oftast finns på den (kortare lärmoduler, eInstruktioner m.m.) flyttas lärandet till arbetet och initiativet till eleven. Det är inte läraren som styr när kunskap lärs, utan verkligheten. De kortare modulerna gör att lärandet är enklare att passa in i jobbet.

Vad är lärportalen rent tekniskt?

Vad är då lärportalen rent tekniskt? En sida med länkar på intranätet? Ja, egentligen. Men det behövs lite mer:

  • En flexibel navigering som skapar relevans och kontext för lärandet. T.ex. att lärresurser organiseras efter jobb, processer, produkter eller annat.
  • Många gånger metadata runt objekten som matchas med användarens profil och därmed ger ytterligare filtrering av relevanta lärresurser.
  • Korta/effektiva beskrivningarna av lärobjekten, som gör det enkelt att värdera innehållet.
  • Sociala funktioner som betyg och statistik över användning som gör det enkelt att presentera de mest populära och kritiska objekten överst.
  • Fler funktioner för användaren att lämna kommentarer på innehållet.
  • Forum, wikis eller andra sociala verktyg som möjliggör för användaren att dela med sig av sina erfarenhete och kunskaper.
  • Flera sätt för användaren att prenumerera på informationen, som RSS eller ”Alerts”.
  • Möjlighet för användaren att anpassa sidor, t.ex. vad som visas på sidan.

Ett exempel: Ericsson Academy

På Ericsson ansvarar varje större produktlinje (t.ex. GSM) och varje jobbägare (t.ex. säljare) för en lärportal, eller som det heter där ”Academy Space”.

Ovan ser du portalen för den nya teknologin 4G. Användaren börjar med att klicka på den flik som motsvarar det egna jobbet. På toppsidan finns också ett antal listor över mest populärt innehåll, senast uppdaterat innehåll, relaterade sajter m.m.

Användaren kan välja formell utbildning som är uppbyggd efter de kompetenser en viss jobbroll behöver för att arbete med 4G. Han får då upp ett spår av lärresurser ordnade från lätt till svårt som matchas mot kompetenserna för just användarens jobb. På de enklare nivåerna är innehållet huvudsakligen Rapid eLearning eller webmöten och när det är mer avancerade kunskaper oftast klassrum med laborationer.

Användaren kan också välja att gå direkt till sitt arbetsområde, t.ex. ”Radio Network Design” och får då tillgång till mer än bara kurser. Det kan handla om guider, instruktioner, videos och andra resurser som hjälper eleven i arbetet.

Slutligen kan eleven också använda de forum som finns för att diskutera problem, kommentera lärresurser förmedla erfarenheter och lösning och ladda upp andra lärresurser.

En grovskiss på hur en lärportal byggs upp

Bilden nedan visar principerna för hur en lärportal kan byggas.

  1. En lista eller databas används för att administrera länkar till alla lärresurser. Själva innehållet kan ligga någon annanstans, t.ex. på företagets LMS, produktkatalog, server för webmöten, internet m.m. I listan finns all metadata som anger för vilka roller lärresursen är relevant. Metadata styr hur lärarresursen visas, på vilken sida och för vilka användare.
  2. Sidor skapas med olika syften, t.ex. för olika jobbroller, eller för att visa formella lärspår, ”On-Demand” resurser eller kunskapsdelning.
  3. I fallet med SharePoint används s.k. webparts (små programfunktioner), som medger att visa urval av länklistan så att bara det som är relevant för sidan visas. Andra s.k. webparts används för att visa diskussionsforum, wikis, relaterade länkar m.m.

I det enklaste fallet kan en lärportal bara vara ett lager ovanpå företagets LMS för att dölja att LMS ofta har svårnavigerade gränssnitt, för att man vill skapa interaktion med användarna med sociala funktioner eller för att länka in stöd och resurser som LMS oftast inte hanterar.

Tekniska plattformar för lärportalen

Vilka är då plattformarna som används som lärportaler och som har de sociala funktionerna som behövs? Enligt en utvärdering av Gartner, gjord i augusti förra året var ledarna Microsoft SharePoint, IBM Connection och Jive. Talent Management systemen SABA och Succesfactors ligger också relativt bra till. Forrester (Q3, 2011) sätter Jive främst före IBM och Telligent, följt av SharePoint.

Även om det finns plattformar som har både kraftfullare och mer lättanvända sociala funktioner, så är det ändå fakta att de flesta företag redan har SharePoint installerat. I det läget är det svårt att motivera en annan plattform. Till fördelarna hör att nya 2010 har en oslagbar integration med Lync för webmöten och Office, bl.a. med PowerPoint som nu kan exportera video direkt till SharePoint. Funktionaliteten är minst lika omfattande som för övriga sociala plattformar. Det finns också mycket mer kunskap och tillgång till programmerare att arbeta med SharePoint än för någon annan produkt, vilket också gäller tredjepartsmarkanden, med tillägg. Företaget Newsgator tar t.ex. fram produkter för att täcka upp där Sharepoints sociala funktioner inte är i klass med de bästa.

Till nackdelarna hör bland annat att användargränsnittet inte är lika lättarbetat som t.ex. Jive och att det är lätt att anpassa för mycket, eftersom det går att programmera och anpassa på djupet.

Jive betraktas som den ledande kommersiella sociala plattformen. Den har en stor rad namnkunniga kunder, t.ex. Cisco, Accenture, Logica m.fl. De sociala funktionerna ligger oftast en generation före SharePoint. Ett problem är att företaget är betydlig mindre än sina konkurrenter Microsoft och IBM men samtidigt betydligt större än niche-spelarna. Ett exempel är att Jive i väldigt liten utsträckning finns utanför Nordamerika och inte vad jag vet i Sverige. Det leder till problem om man skall hitta resurser för integration och utveckling.

Vi har hjälpt ett företag att bygga en lärportal med OpenSource plattformen Drupal.  Även Drupal har en stor mängd sociala funktioner och många tillägg som görs av den 600.000 personer stora utvecklargruppen över hela världen. Till nackdelarna hör en varierande kvalitet på de olika tilläggen och förstås bristen på support.

Vad kostar det?

Svaret blir som vanligt – det beror på!

De olika kostnaderna är:

  • Programvara för portalen.
  • Design, utveckling av mall och testning, t.ex. med en pilotgrupp.
  • Utveckling och driftsättning av respektive portal.
  • Fylla varje portal med innehåll och driva trafik till portalen.

Programvara för portalen

Som jag sagt tidigare är de flesta lärportaler utvecklade i SharePoint. Det är också en plattform som redan finns i många svenska företag. Har ni inte SharePoint så är det nog orealistiskt att få IT att installera en ny social plattform bara i syftet att skapa lärportaler. Ett alternativ kan vara om ni har ett större modernt LMS, t.ex. SABA, Taleo eller Succesfactors. De har alla sociala funktioner och kan fungera som lärportaler. Ett annat alternativ som inte kräver en större systeminvestering (mer än resurser från IT och troligen resurser för programmering) är att använda Drupal.

Slutligen finns alternativet till driftade lösningar eller ”Software as Service” (d.v.s. att ni betalar en månatlig kostnad per användare). Här finner ni lösningar med Jive eller Ning (och även SharePoint i formen Office 365) Kostnaden brukar ligga runt 50 – 100 kr per användare och månad.

Design och utveckling av mall för portalerna

Det är något som beror på omfattning och komplexitet på portalerna. Skall ni använda omfattande filtering och matchning av metadata och integrera tjänster för t.ex. användargenerat innehåll (typ YouTube) så kan kostnaderna dra iväg. För den typ av lärportal jag skrivit om ovan blir kostnaderna mindre. Du får då möjlighet att skapa navigering och enkel filtrering mot olika jobb, produkter och kunskapsområden, listor för att länka in lärresurser från företaget samt ett antal enklare sociala funktioner som betyg, forum och wikis. Ett par veckors arbete bör räcka.

Utveckling av en specifik portal

Att etablera en portal som de jag visat ovan (Ericsson) kan göras på några timmar om man använder en färdig mall. Är det mycket anpassningar kan man räkna med ett par dagar.

Till detta kommer någon dag att träna den som skall vara ansvarig för portalen med att lägga upp innehåll, skapa nyheter, prenumerationer, ta fram statistik m.m.

Fylla varje portal med innehåll

Det är ett kontinuerligt arbete. Omfattningen beror på syftet med portalen. Vilken/vilka är målgrupperna, vilka kompetenser skall den stötta? En produktgrupp? Ett ansvarsområde?

Den första uppgiften är att förstå vilka kompetenser som skall stöttas givet portalens syfte, sedan bör man förstå vilka gap som finns. Att fylla gapen innebär bl.a. utveckling av kursmaterial, att ta fram stöd ”just-in-time”, t.ex. videoinstruktioner eller skärminspelningar och att länka in andra lärresurser. I ett inledande skede handlar det om att hitta lärresurser som redan finns i företaget. Kurser som finns på LMS. Instruktioner och guider som finns på intranätet. Inspelade webmöten, presentationer. Lärresurser som finns utanför företaget.

När en wiki byggs brukar man tala om ”barn-building”. Det innebär att man fysiskt samlar experterna inom området till en eller ett par dagars arbetsmöte för att skapa ramverket och fylla wikin med det mest kritiska innehållet. Samma sak gäller här. Du behöver inte samla alla experter fysiskt, det går ju att göra med webmöte, men se till att ha en kort deadline.

Vanligtvis finns det kritiska områden där det saknas lärresurser. Min rekommendation är att driva produktion av ett antal enklare Rapid eLearning för att täcka de gapen.

Inom någon månad bör ni ha tillräckligt med innehåll för att kunna publicera portalen. Kom ihåg att det är viktigast att det finns en kritisk massa av relevanta lärresurser med tillräckligt kvalitet. Annars kommer ni inte att kunna driva trafik.

Det löpande arbetet med en portal

Arbetet slutar inte med att portalen är publicerad.

Den första uppgiften är att nå ut till målgruppen, att få dom att komma och interagera med portalen. Det börjar med marknadsföring:

  • Använd vanliga kanaler för interninformation. Om det handlar om en produkt eller ett jobb, t.ex. säljare, så finns det säkert nyhetsbrev och mailgrupper som når de rätta målgrupperna. Försök att komma in på toppen av intranätet.
  • Se till att skapa länkar från de sidor på intranätet som din målgrupp ofta besöker. Det kan handla om andra ”Communitys”, produktsidor, organisationssidor. Dels ger det en väg in och dels skapar det bättre träffar vid sökning.
  • Fokusera på att få in de tongivande experterna inom området till. Portalen. Se till att träffa experterna, presentara på ”roadshows”, be dom skriva inlägg i bloggen eller i diskussionsforumet

Den här typen av kommunikation är inte en engångsaktivitet. Det är en långsiktig aktivitet att bedriva tills trafikmålen nåtts. Därefter gäller det att stegvis få användarna att interagera mer och mer med portalen. Det första steget är att få besökarna att prenumerera, så att de automatisk får nyheter i sin mail. Näste steg att be dem ge kommentarer och betyg. Slutligen vill vi att besökarna skall dela med sig av erfarenheter i forum och wikis. Det är en lång process att skapa ett beteende där användare delar med sig av sina erfarenheter.

Grunden för att skapa trafik är att hela tiden uppdatera med relevant och bra innehåll. Det kräver att du hela tiden förstår användarnas behov. Förutom att göra gapanalyser när nyheter introduceras, så måste ni återkommande göra utvädringar, både som webenkäter och intervjuer för att förstå användarnas behov. Den information ni får in via besökarnas betygsättning och kommentarer måste också leda till åtgärder.

Det gäller också att hålla reda på livslängden på varje lärresurs eller länk och ta bort den när den är utgången. Statistiken ger också underlag för vilka lärresurser som är mest populära och skall ligga högts upp i listor.

Det här var en kort genomgång om vad lärportaler innebär. Kommentera gärna eller kontakta mig om du har funderingar. Du kan också lyssna på mitt webinar den 17 februari.

LearnTrends 2009 – Microlearning och stora utmaningar för utbildningsavdelningen…

Hur förändras lärandet inom företag och organisationer just nu? Några av de stora namnen inom lärande genomförde tillsammans med företag som Reuters, SUN och Xerox nyligen konferensen Learn Trends 2009.

Konferensen genomfördes helt och hållet online under 3 dagar och alla sessioner spelades in. Vill du själv se inspelningarna så gå till Learning Trends 2009.

Jag följde en del av konferensen och tittade igenom övriga inspelningar. I den här bloggen vill jag dela med mig av några tydliga trender:

  • Allt mer lärande sker direkt i arbetet.
  • Nätverket är viktigare än innehållet. (Context is King, not content!)
  • Efter Rapid eLearning – ”Microlearning”
  • Stora utmaningar för utbildningsavdelningen.

Allt mer lärande sker direkt i arbetet

I västvärlden blir andelen industrijobb färre. Istället arbetar fler med tjänster som blir allt komplexare. Andelen repeterbara situationer blir färre. Varje ny uppgift delvis en ny unik situation, som kräver ny kunskap.

Behov och även nyttan av att lära in en massa ”standard” kunskap blir mindre enligt Tony Carrer (No 1 bloggare inom eLearning just nu). Istället lär vi oss i arbetet. ”Learning is work and work is learning” som Jay Cross (bl.a författare till boken ”Informal Learning”)  lägger till. Enligt honom är den ”gyllene eran” av utbildning över (enligt honom daterad mellan 1945 och 2006).

Det är inte bara arbetets art som påverkar detta, utan också de faktiska möjligheterna att lära medan vi arbetar. Performance Support, Communities, Forum, Wikis, Linked In m.m. är redskap som möjliggör support och lärande i realtid.

Enligt Jay Cross är det allt mer tydligt att fokus går från att ”ha klarat av kursplanen” till att ”kunna visa kompetensen”. Det är inte lärandet som är i fokus utan att du kan utföra dina uppgifter.

Performance Support och LiveLabs hos Reuters

Ett företag som aktivt stöttar lärande i arbetet är Reuters. Fram till 2006 flög man runt anställda över hela världen för att kunna delta i klassrumsundervisning. Nu tillämpar man en modell som kallas 70:20:10. Med det menas att 70% av lärandet sker i arbetet, 20% lär vi av andra och 10% från formella utbildningar.

För Reuters är målet att ingen träning skall behöva ges när det gäller procedurer, handhavande eller processer. Allt detta skall stöttas via ”Performance Support”, d.v.s inbyggda instruktioner. Att ge instruktioner just när uppgiften skall utföras är klart mer effektivt än vad träning någonsin kommer att bli. Det är motiverat av ett realistiskt arbete och ger direkt tillämpning.

En annat hjälpmedel är s.k. LiveLabs. Det är egentligen en variant av ”on-the-job training” fast det görs online. man tillhandahåller en plan med övningar som görs direkt i det verkliga systemet, tillsammans med de instruktioner som behövs och instruktion för redovisning.

Att lära via nätverket eller ”Context is King, not Content!”

Att jag lyckas i mitt arbete hänger inte längre på att just jag besitter alla de kunskaper som behövs. Det hänger på mitt nätverk, mina kollegor, tillgång till experter och tillgång till bra källor på internet. Har jag i mitt nätverk någon som kan lösa mitt problem eller kan jag lätt hitta en lösning på internet?

Clark Quinn (Internet Time Alliance) tar diskussionen ett steg vidare. Det handlar inte bara om att vi själva skall kunna göra en viss uppgift genom att hitta en viss kunskap på internet. Det viktiga ligger i att få hela gruppen att prestera och lösa problem tillsammans. Det räcker inte om en enskild person i gruppen är väldigt duktig. För att nå resultat krävs att gruppen som helhet kan prestera.

Kursplan eller kunskapsflöde?

Här ligger ett stort förändringsarbete enligt Quinn. Att få både individer och utbildningsorganisation att fokusera mindre på skolmodellen och mer på individens förmåga att lösa provblem via nätverket och att ta del av och bidra till kunskapsflödet. Det är en kulturfråga. Hur får vi alla motiverade till kontinuerligt lärande och förbättring och framför allt till att dela med sig.

Utbildningsorganisationens uppgift blir att se till att alla kan koppla upp sig till rätt kunskapsflöde. Det är enligt George Siemens (känd forskare inom bl.a. konnektivism) ett område där utbildningsavdelningen inte riktigt fungerar. Det går för långsamt från behov till leverans av kunskap. Kunskapen är oftast inte skalbar (gäller både för klassrum och eLearning, som tar för lång tid). Det är heller inte bara experternas kunskap vi vill åt. Vill vi att våra anställda skall bli effektivare behöver vi också modellera experternas arbetssätt, metoder, nätverk, länkar m.m. Dagens formella utbildning hanterar inget av detta.

Efter Rapid eLearning – ”Microlearning”

Att lärandet sker direkt i arbetet och att kunskapen blir allt mer situationsanpassad förändrar formatet för innehållet. Förpackad generell kunskap i stora moduler, typiskt klassrum eller elearning, blir mindre användbar. Varje situation är unik och storleken på modulen måste vara i minuter om lärandet skall passa in i arbetet.

Det här har gett upphov till ett nytt fenomen som kallas ”microlearning”. Janet Clarey från Brandon Hall beskriver microlearning på det här sättet:

  • Hanterar situationsberoende kunskap (t.ex. en viss variant av en produkt som används på ett visst sätt)
  • Saknar formell struktur (t.e.x typisk lektionsstruktur)
  • Tas fram av användarna själva
  • Använder internet media
  • Hanteras inte formellt

Den här typen av moduler är mest viktig för organisationer med hög förändningstakt. Det fungerar bättre för kunskapsarbetare men kanske mindre bra för hantverkare. Typiska verktyg för produktion är twitter, screenr podcasts m.m.

SUN Social Learning Exchange

Ett exempel på microlearning är ”SUN Social Learning Exchange” som ser ut ungefär som Youtube. Tanken är inte att ersätta ett LMS utan att öka kunskapsflödet, d.v.s att få ut de erfarenheter och kunskaper som många i organisationen besitter.

Miljön gör det enkelt för användare som besitter kunskap att själva uttrycka sina erfarenheter. Toppsäljarna har t.ex. egen webkamera och alla kan lätt spela in t.ex. prat till en PowerPoint eller en skärminspelning. De sociala funktionerna hjälper till med sådant som metadata, populäritet, kommentarer och annat som gör innehållet lätt att hitta.

Maktskifte

Det här är ett exempel på maktskifte när det gäller kunskap. För 10 år sedan var det bara expertens kunskaper som via pedagogen och andra specialister kunde förmedlas, oftast efter månader av utvecklingstid. Med Rapid eLearning ändrades initiativet så att experterna själva, utan proffsen, kunde förmedla kunskaperna, nu efter veckor. Med microlearning har initiativet förskjutits ända till oss användare. Den som har en lösning eller erfarenhet kan förmedla den, oftast bara efter minuter eller timmar.

Utbildningsavdelningens stora utmaningar

De förändringar som sker nu påverkar utbildningsorganisationen. Tony O’Driscoll gör den här summeringen:

  • Bara 15 % av anställdas prestationer beror på lärande, resten beror på process etc.
  • Bara 15% av lärandet beror på formellt ordnat lärande.
  • Bara 15% av kunskaperna i en kurs överförs till prestationer i jobbet.

Vad blir det här, 3%? Så mycket påverkar utbildningsfunktionen hur väl de anställda klarar sina uppgifter. På det kan vi lägga på att allt färre går på klassrumsutbildningar och att avhopp från eLearning kurser typiskt är 60-80%.

Andra problem är bl.a att de processer som finns, t.ex. ADDIE, tar för lång tid och egentligen bara fokuserar på generella baskunskaper, inte så mycket på den komplexa och varierade värld där eleverna tillämpar sin kunskap i arbetet.

Utbildning bara kostnadspost?

Så vi som utbildare har alltså ganska marginell inverkan på hur bra våra anställda kan göra sina jobb. De flesta organisationer har också satt sig en situaton där man inte kan visa på nytta i veksamheten, utbildningen blir bara en kostnad som behöver minskas och rationaliseras. Idag gör vi också ett bra jobb med att sänka kostnaderna; lärarna är outsourcade, administrationen sker med LMS, elearningen är Rapid etc.

Quinn trycker på att vi som utbildare måste bredda vår uppgift, inte bara till att supporta det informella lärandet, utan också till att aktivt supporta de anställdas prestationer.

Vill vi undvika marginalisering måste vi också söka oss närmare de anställdas prestationer. Hur kan vi bidra till lättanvända processer, gränssnitt etc? Hur kan vi med vår pedagogiska kunskap bidra till att bygga in instruktioner och stöd i processerna? Hur kan vi bidra till att stötta de anställda i att kommunicera på ett effektivare sätt.

Laura Overton från Towards Maturity ger avslutningsvis en mindre uppmuntrande bild av utbildningsavdelningarna. Enligt deras forskning är de flesta som jobbar inom utbildning mindre medveten om möjligheten med web 2.0 (t.ex. forum, blog och wik) än vad övriga anställda är. Mindre än hälften är medvetna om möjligheterna och ännu färre använder själva teknologierna.

Det är inte heller utbildningsorganisationen som driver användandet av nya lärteknologier. Bara 10% av de anställda hävdar att de blivit influerade av utbildningsorganisationen. Långt fler, 60%, av kollegor och 25% av chefer.

Framgångsrika utbildningsavdelningar

Towards Maturity gör bl.a. bedömningar av framgångsrika utbildningsorganisationer, d.v.s. sådana som faktiskt lyckats bygga in lärandet i arbetet och har en påverkan på verksamhetens resultat. Här är några kännetecken:

  • Har ett arbetssätt som kan koppla verksamhetens mål till det lärebjudanden som ges.
  • Är flexiblare när det gäller tid, plats och format på det lärande som erbjuds.
  • Har ett tydligt jobbfokus och är engagerade i andra avdelningarnas aktiviteter, t.ex. processutveckling, informationstjänster, knowledge management.
  • Är starka på intern kompetensutveckling inom kritiska områden som informellt lärande, collaboration/samarbete, performance support m.m.
  • Säkerställer engagemang genom kommunikation med viktigt intressenter.
  • Demonstrerar värdet av investeringar genom att samla feedback, utvärdera och kommunicera resultat och framgång.

Summering

Det var i mitt tycke en lärorik webkonferens, som befäster mycket av det som redan tidigare gått att läsa i ovan nämnda presentatörers bloggar (eller i min egen).

Sedan får jag säga att själva formatet på konferensen var mycket intressant. Jag kan själv jämföra med Promisedagen nyligen, där ett stort antal företag rev av sina presentationer under stor tidspress, väldigt sällan med åhörarinteraktion  och utan en i egentlig mening kvalitativ diskussion.

Under Learn Trends 2009 var 50% av den talade tiden diskussioner. Det som var mest frapperade var den otroligt livliga diskussionen som pågick parallellt i chatten.

Det får mig att undra följande….finns det underlag för ett webinar av den här typen i Sverige? Ett seminarium där vi från Svenska organisationer diskuterar våra unika utmaningar? Skicka gärna ett mail om du är intresserad av ett sådan webinar.

Vad är lärportaler?

Det formella lärandet står oftast bara för 10-20% av det totala lärandet. Utbildningsinsatser och kursportaler (LMS) ger därför bara ett marginellt stöd i de anställdas kompetensutveckling.

En lärportal syftar till att stötta en större del av det lärande som krävs i arbetet. Lärandet flyttar från att ha varit en separat aktivitet till att bli något som är mer integrerat i verksamheten.

Utbildning som separat aktivitet

Så är det ofta. Lärandet är separerat från arbetet. Kanske t.o.m. i en egen byggnad. Kurser utvecklas från ett ämnesperspektiv, precis som i skolan. Excel, Projektledning, Säkerhet, Produktkunskap etc. Väldigt lite relation till specifika kompetensbehov olika jobbroller har när de genomför olika arbetsuppgifter. Paradigmen är att det går att stuva in kunskap under säg 2-3 dagar som sedan skall kunna plockas fram senare och tillämpas i arbetet.

Det här är inte ett effektivt sätt att stötta de anställdas prestationer:

Utbildning som del av verksamheten

Varför inte flytta lärandet till arbetet? Bygg in så mycket stöd som möjligt i företagets arbetssystem och i intranätet. Se till att innehållet är anpassat till unika jobbkrav istället för att vara generella ämnen. Stycka lärmodulerna i mindre delar så att de bättre passar in i arbetsflödet. Använd inte bara föreläsning som metod, understöd samarbete och kunskapsdelning.

Det är vad Lärportaler handlar om.

Lärportalen

Tänk dig en sajt på intranätet som tillhandahåller kunskap beroende på vilken arbetsuppgift du utför. Det kan ske genom att du själv väljer en viss del av sajten, eller så anpassas sajten automatiskt efter din roll.

På sajten finns länkar både till traditionella kurser men framför allt till mindre lärmoduler uppdelade efter de arbetsprocesser du utför. Här finns också den information du behöver när du skall utföra din arbetsuppgift. Du vet, informationen du får lägga timmar på att hitta. De viktigaste och mest kritiska dokumenten, beskrivningarna och verktygen ligger organiserade efter arbetsuppgifter. Alla länkar är beskrivna så att du snabbt kan värdera informationen. I början är de sorterade efter vad en erfaren användare tycker är mest kritiskt. Med tiden påverkas det av antalet visningar och användarnas betyg.

Slutligen inkluderar sajten snabb access till alla experter, möjlighet att ställa frågor, diskussionsforum, wikis och andra möjligheter för att dela erfarenheter och kunskaper.

Definitionsproblem?!?

Som alltid med en ny företeelse, så måste man kalla den för något. Jag kallar den för ”lärportal”, även om jag vet att det är namnet för många klassiska kursportaler eller LMS. Utvecklingen sker ju inte riktigt i Sverige, så namnen blir engelska. Learning Portals är vanligt, liksom On-Demand Portals och Personal Learning Environments. Det viktiga är meningen: en portal som tillgängliggör lärande och stöd för ett jobb/uppgift i nära anslutning till arbetet.

Poängen med en lärportal

Några av de egenskaper och fördelar du kan uppnå med en lärportal är:

  • Den är tillgänglig och sökbar på intranätet, länkad från system och processer.
  • Den är helt inriktad på att stötta ett jobb eller en arbetsuppgift.
  • Den kortar tiden till kunskap och tillämpning genom att vara relevant för arbetet, länka till den mest värdefulla informationen, göra det enkelt att värdera information etc.
  • Den minskar tiden att stänga kompetensgap genom att utnyttja lärmoduler och information som redan finns.
  • Den minskar kostnaden genom att återanvända både interna och externa lärmoduler och information.
  • Den minskar kosntad och ökar relevans genom att tillåta och uppmuntra att användarna själva bidrar.

Ett exempel – Författarverktyg

Här kommer ett exempel från min egen värld – Snabba författarverktyg för eLearning. På mitten av 90-talet var jag ansvarig för ett författarverktyg som vi sålde relativt framgångsrikt. Det var ett typiskt mallbaserat författarverktyg, med inbyggd databas. Det vi idag skulle kalla LCMS (Learning Content Management). Stödet till kunderna såg ut så här:

  • Gränssnittet var helt eget och därför inte intuitivt.
  • Kunden fick komma till oss för en 3-dagars kurs.
  • Kunden fick ringa till oss när han behövde hjälp.
  • Ändå sålde vi många konsultdagar för att få kunden att komma igång.

Resultat

3-5 dagars lärledd träning för att komma upp i ”produktionsfart”. Svårt för sällananvändare eftersom det inte fanns så mycket inbyggt stöd.

Ett verktyg från idag

Idag rekommenderar vi gärna Articulate som författarverktyg. Motsvarande stöd ser ut så här:

  • Gränssnittet bygger på PowerPoint och är intuitivt.
  • Ovana PP användare får ca 3 timmars lärarlett stöd.
  • Korta pedagogiska skärminspelningar kan nås från PowerPoint. Ersätter läraren.
  • Förutom omfattande FAQ, Help och ”KnowledgeBase finns en blog som ger mycket tips och tricks.
  • Mycket levande diskussionsform som ger svar på många frågor.
  • Online support för problem

Resultat

0-3 timmars lärarlett stöd. En supportsida (lärportal) som erbjuder stöd att kontinuerligt utvecklas och ger svar på probem direkt. Möjligt för sällananvändare att använda verktyg.

Slutsats

Exemplet må vara lite specifikt men belyser klart den förändring som skett på 10 år. Från att det var självklart att man behövde gå på kurs för att lära sig en programvara till att vi i princip kan kasta oss på motsvarande programvara direkt idag. Den ger också exempel på en ”lärportal” som stöttar dig från novis till expert med hjälp av korta lärmoduler, instruktioner, frågor & svar, erfarenhetsdelning m.m. (du kan titta själv på deras supportsida).

Delarna i en lärportal

En lärportal kan organiseras på olika sätt efter vilket behov den skall stötta. Ovan såg du exempel på att stötta kunder. En portal för säljare skulle se annorlunda ut.

Organsation

Det viktigaste med lärportalen är jobbfokuset. Därför bör det finnas en tydlig avgränsning. Det kan vara en process (t.ex. sälj) eller en produkt. På toppnivå delar du sedan in lärportalen efter t.ex. affärsflöde (marknad, sälj, installation, service, etc.) eller för olika jobb. Det som skapar värde på lärportalen är relevansen av informationen för ett visst jobb.

En annan dimension att ta hänsyn till är användarnas erfarenhet. Det skall vara tydligt att komma åt moduler som är till för lärande (bygga grundfärdigheter), support (stötta mig i uppgiften just nu) och kunskapsdelning (spridning av erfarenheter).

Innehållet

Det absolut viktigaste med innehållet är att det skall stötta vissa jobb och vissa arbetsuppgifter. Det är alltså inte en plats för en massa bra-att-ha resurser. Företaget kan också ha flera lärportaler.

Sedan finns det 3 viktiga faktorer som styr vilket innehåll som finns med:

  • En gap-analys, d.v.s vetskapen om vilka specifika kompetenser som krävs för ett jobb eller uppgift och var kompetensgapen finns.
  • Ämnesexperten (eller hellre den vane användarens) bedömning av vilket innehåll som är kritiskt.
  • Återkoppling från användare, t.ex. antalet visningar eller betygsättning av innehållet.

Ett skifte i tankesätt är också att huvudmetoden nu inte är att sätta sig och utveckla kurser, t.ex. eLearning för att möta gapen. Det första alternativet är att återanvända det som redan finns. Finns det redan utvecklade lärmoduler vi kan använda? Kan vi länka till de mest kritiska delarna i manualen? Finns det inspelade webinars att använda? Vad finns externt? YouTube, SlideShare, Communities etc. Det finns mängder med externa resurser.

Genom att intevjua experter och tidiga användare kan vi snabbt få upp ett grundläggande kompetensstöd. Utveckling av innehåll kommer i andra hand. I de flesta fall pratar vi här inte om stora kurser och dyr eLearning. Majoriteten av innehållet kommer att vara korta presentationer med ljud, Rapid eLearning, skärminspelningar, video, podcast skapat av experter eller vana användare.

Verktygen

Det är inte bara innehållet i sig som ger värdet. Det är inte en envägskommunikation från dig som expert till användarna. Lika viktigt är att det finns verktyg som stöttar att snabbt hitta, tillämpa och bidra med innehåll. En poäng är att kunskapen på lärportalen växer i takt med användandet.

Några exempel kan vara:

  • Anpassning till användarprofiler, d.v.s att innehållet anpassas efter min profil.
  • Kraftfulla verktyg för sökning och organisation av innehållet.
  • Enkelhet att lägga till länkarna och skapa beskrivande metadata för varje objekt.
  • Funktioner för att spåra antal visningar, användarbetyg och kommentarer.
  • Möjlighet för användare att posta kunskaper, t.ex. diskussionsforum, wikis och bloggar.

Det här är funktioner som redan finns i många verktyg som används för intranät, t.ex. Microsoft Sharepoint. Själva systemet behöver alltså inte innebära en ny kostnad. Att sätta upp själva sajten för lärportalen är inte heller ett stort arbete. Det är också funktioner som kan ingå i en del LMS. Flera av de Open Source LMS (utan kostnad) som vi brukar tala om klarar mycket av detta, bl.a. Moodle. Risken är dock att du bygger upp ännu mer innehåll i ett system som ligger utanför ditt intranät.

En sido-effekt: utbildningskostnaderna minskar

En sidoeffekt är att investeringarna för utbildning sjunker. Istället för eLearning som är dyrt att utveckla eller klassrum som är dyrt att leverera, skapas materialet av användarna själva. På det sättet garanteras att materialet blir relevant. Det material som skapas är oftast kortare moduler, gjorda med snabba verktyg, t.ex. Articulate, Captivate eller videos i YouTube. Mindre energi behöver göras bl.a på övningar för att stötta memorering, eftersom modulerna är korta. P.g.a av att det är arbetsuppgiften som driver användandet behöver också mindre energi läggas på att motivera eleven att ta sig igenom materialet.

Att motivera elever och att stötta memorering är ju oftast de två faktorer som driver upp kostnader i manus, media och interaktion.

En ökning av användarstödet

Ersätter lärportaler traditionella kurser och LMS? Svaret är nej. Det handlar istället om en utökning av det stöd vi ger till användarna. I bilderna nedan är y-axeln kunskap och x-axeln tid. Vi visar hur en användare går från nybörjare till expert. Den formella delen stöttar oftast bara den som är nybörjare, som behöver mycket instruktion för att klara arbetsuppgiften. Eftersom utbildning är en punktinsats försvinner också kunskapen om den inte används. Det vi gör med lärportaler är att utvidga stödet genom att också tillhandahålla stöd ”just-in-time” när användaren väl börjar arbeta med sina uppgifter. Genom att samla och sprida erfarenheter och mer avancerade kunskaper skyndar vi också på användarens utveckling mot att bli mer driven med sina arbetsuppgifter.

Avslutning

Ovanstående är mycket egna tankar och observationer. Vill du läsa lite vad andra säger om lärportaler kan du börja med artikel Building a Learning Portal på eLearning Weekly eller Using Sharepoint på Tony Karrers blog.

Vi kommer att fortsätta skriva om lärportaler, bl.a. en artikel från verkligheten, från ett stort svenskt företag använder lärportaler samt en artikel om hur du gör för att bygga upp en lärportal.

Som vanligt vore det kul med kommentarer. Klicka på länken ”comments nedan”.