Vad är lärportaler?

Det formella lärandet står oftast bara för 10-20% av det totala lärandet. Utbildningsinsatser och kursportaler (LMS) ger därför bara ett marginellt stöd i de anställdas kompetensutveckling.

En lärportal syftar till att stötta en större del av det lärande som krävs i arbetet. Lärandet flyttar från att ha varit en separat aktivitet till att bli något som är mer integrerat i verksamheten.

Utbildning som separat aktivitet

Så är det ofta. Lärandet är separerat från arbetet. Kanske t.o.m. i en egen byggnad. Kurser utvecklas från ett ämnesperspektiv, precis som i skolan. Excel, Projektledning, Säkerhet, Produktkunskap etc. Väldigt lite relation till specifika kompetensbehov olika jobbroller har när de genomför olika arbetsuppgifter. Paradigmen är att det går att stuva in kunskap under säg 2-3 dagar som sedan skall kunna plockas fram senare och tillämpas i arbetet.

Det här är inte ett effektivt sätt att stötta de anställdas prestationer:

Utbildning som del av verksamheten

Varför inte flytta lärandet till arbetet? Bygg in så mycket stöd som möjligt i företagets arbetssystem och i intranätet. Se till att innehållet är anpassat till unika jobbkrav istället för att vara generella ämnen. Stycka lärmodulerna i mindre delar så att de bättre passar in i arbetsflödet. Använd inte bara föreläsning som metod, understöd samarbete och kunskapsdelning.

Det är vad Lärportaler handlar om.

Lärportalen

Tänk dig en sajt på intranätet som tillhandahåller kunskap beroende på vilken arbetsuppgift du utför. Det kan ske genom att du själv väljer en viss del av sajten, eller så anpassas sajten automatiskt efter din roll.

På sajten finns länkar både till traditionella kurser men framför allt till mindre lärmoduler uppdelade efter de arbetsprocesser du utför. Här finns också den information du behöver när du skall utföra din arbetsuppgift. Du vet, informationen du får lägga timmar på att hitta. De viktigaste och mest kritiska dokumenten, beskrivningarna och verktygen ligger organiserade efter arbetsuppgifter. Alla länkar är beskrivna så att du snabbt kan värdera informationen. I början är de sorterade efter vad en erfaren användare tycker är mest kritiskt. Med tiden påverkas det av antalet visningar och användarnas betyg.

Slutligen inkluderar sajten snabb access till alla experter, möjlighet att ställa frågor, diskussionsforum, wikis och andra möjligheter för att dela erfarenheter och kunskaper.

Definitionsproblem?!?

Som alltid med en ny företeelse, så måste man kalla den för något. Jag kallar den för ”lärportal”, även om jag vet att det är namnet för många klassiska kursportaler eller LMS. Utvecklingen sker ju inte riktigt i Sverige, så namnen blir engelska. Learning Portals är vanligt, liksom On-Demand Portals och Personal Learning Environments. Det viktiga är meningen: en portal som tillgängliggör lärande och stöd för ett jobb/uppgift i nära anslutning till arbetet.

Poängen med en lärportal

Några av de egenskaper och fördelar du kan uppnå med en lärportal är:

  • Den är tillgänglig och sökbar på intranätet, länkad från system och processer.
  • Den är helt inriktad på att stötta ett jobb eller en arbetsuppgift.
  • Den kortar tiden till kunskap och tillämpning genom att vara relevant för arbetet, länka till den mest värdefulla informationen, göra det enkelt att värdera information etc.
  • Den minskar tiden att stänga kompetensgap genom att utnyttja lärmoduler och information som redan finns.
  • Den minskar kostnaden genom att återanvända både interna och externa lärmoduler och information.
  • Den minskar kosntad och ökar relevans genom att tillåta och uppmuntra att användarna själva bidrar.

Ett exempel – Författarverktyg

Här kommer ett exempel från min egen värld – Snabba författarverktyg för eLearning. På mitten av 90-talet var jag ansvarig för ett författarverktyg som vi sålde relativt framgångsrikt. Det var ett typiskt mallbaserat författarverktyg, med inbyggd databas. Det vi idag skulle kalla LCMS (Learning Content Management). Stödet till kunderna såg ut så här:

  • Gränssnittet var helt eget och därför inte intuitivt.
  • Kunden fick komma till oss för en 3-dagars kurs.
  • Kunden fick ringa till oss när han behövde hjälp.
  • Ändå sålde vi många konsultdagar för att få kunden att komma igång.

Resultat

3-5 dagars lärledd träning för att komma upp i ”produktionsfart”. Svårt för sällananvändare eftersom det inte fanns så mycket inbyggt stöd.

Ett verktyg från idag

Idag rekommenderar vi gärna Articulate som författarverktyg. Motsvarande stöd ser ut så här:

  • Gränssnittet bygger på PowerPoint och är intuitivt.
  • Ovana PP användare får ca 3 timmars lärarlett stöd.
  • Korta pedagogiska skärminspelningar kan nås från PowerPoint. Ersätter läraren.
  • Förutom omfattande FAQ, Help och ”KnowledgeBase finns en blog som ger mycket tips och tricks.
  • Mycket levande diskussionsform som ger svar på många frågor.
  • Online support för problem

Resultat

0-3 timmars lärarlett stöd. En supportsida (lärportal) som erbjuder stöd att kontinuerligt utvecklas och ger svar på probem direkt. Möjligt för sällananvändare att använda verktyg.

Slutsats

Exemplet må vara lite specifikt men belyser klart den förändring som skett på 10 år. Från att det var självklart att man behövde gå på kurs för att lära sig en programvara till att vi i princip kan kasta oss på motsvarande programvara direkt idag. Den ger också exempel på en ”lärportal” som stöttar dig från novis till expert med hjälp av korta lärmoduler, instruktioner, frågor & svar, erfarenhetsdelning m.m. (du kan titta själv på deras supportsida).

Delarna i en lärportal

En lärportal kan organiseras på olika sätt efter vilket behov den skall stötta. Ovan såg du exempel på att stötta kunder. En portal för säljare skulle se annorlunda ut.

Organsation

Det viktigaste med lärportalen är jobbfokuset. Därför bör det finnas en tydlig avgränsning. Det kan vara en process (t.ex. sälj) eller en produkt. På toppnivå delar du sedan in lärportalen efter t.ex. affärsflöde (marknad, sälj, installation, service, etc.) eller för olika jobb. Det som skapar värde på lärportalen är relevansen av informationen för ett visst jobb.

En annan dimension att ta hänsyn till är användarnas erfarenhet. Det skall vara tydligt att komma åt moduler som är till för lärande (bygga grundfärdigheter), support (stötta mig i uppgiften just nu) och kunskapsdelning (spridning av erfarenheter).

Innehållet

Det absolut viktigaste med innehållet är att det skall stötta vissa jobb och vissa arbetsuppgifter. Det är alltså inte en plats för en massa bra-att-ha resurser. Företaget kan också ha flera lärportaler.

Sedan finns det 3 viktiga faktorer som styr vilket innehåll som finns med:

  • En gap-analys, d.v.s vetskapen om vilka specifika kompetenser som krävs för ett jobb eller uppgift och var kompetensgapen finns.
  • Ämnesexperten (eller hellre den vane användarens) bedömning av vilket innehåll som är kritiskt.
  • Återkoppling från användare, t.ex. antalet visningar eller betygsättning av innehållet.

Ett skifte i tankesätt är också att huvudmetoden nu inte är att sätta sig och utveckla kurser, t.ex. eLearning för att möta gapen. Det första alternativet är att återanvända det som redan finns. Finns det redan utvecklade lärmoduler vi kan använda? Kan vi länka till de mest kritiska delarna i manualen? Finns det inspelade webinars att använda? Vad finns externt? YouTube, SlideShare, Communities etc. Det finns mängder med externa resurser.

Genom att intevjua experter och tidiga användare kan vi snabbt få upp ett grundläggande kompetensstöd. Utveckling av innehåll kommer i andra hand. I de flesta fall pratar vi här inte om stora kurser och dyr eLearning. Majoriteten av innehållet kommer att vara korta presentationer med ljud, Rapid eLearning, skärminspelningar, video, podcast skapat av experter eller vana användare.

Verktygen

Det är inte bara innehållet i sig som ger värdet. Det är inte en envägskommunikation från dig som expert till användarna. Lika viktigt är att det finns verktyg som stöttar att snabbt hitta, tillämpa och bidra med innehåll. En poäng är att kunskapen på lärportalen växer i takt med användandet.

Några exempel kan vara:

  • Anpassning till användarprofiler, d.v.s att innehållet anpassas efter min profil.
  • Kraftfulla verktyg för sökning och organisation av innehållet.
  • Enkelhet att lägga till länkarna och skapa beskrivande metadata för varje objekt.
  • Funktioner för att spåra antal visningar, användarbetyg och kommentarer.
  • Möjlighet för användare att posta kunskaper, t.ex. diskussionsforum, wikis och bloggar.

Det här är funktioner som redan finns i många verktyg som används för intranät, t.ex. Microsoft Sharepoint. Själva systemet behöver alltså inte innebära en ny kostnad. Att sätta upp själva sajten för lärportalen är inte heller ett stort arbete. Det är också funktioner som kan ingå i en del LMS. Flera av de Open Source LMS (utan kostnad) som vi brukar tala om klarar mycket av detta, bl.a. Moodle. Risken är dock att du bygger upp ännu mer innehåll i ett system som ligger utanför ditt intranät.

En sido-effekt: utbildningskostnaderna minskar

En sidoeffekt är att investeringarna för utbildning sjunker. Istället för eLearning som är dyrt att utveckla eller klassrum som är dyrt att leverera, skapas materialet av användarna själva. På det sättet garanteras att materialet blir relevant. Det material som skapas är oftast kortare moduler, gjorda med snabba verktyg, t.ex. Articulate, Captivate eller videos i YouTube. Mindre energi behöver göras bl.a på övningar för att stötta memorering, eftersom modulerna är korta. P.g.a av att det är arbetsuppgiften som driver användandet behöver också mindre energi läggas på att motivera eleven att ta sig igenom materialet.

Att motivera elever och att stötta memorering är ju oftast de två faktorer som driver upp kostnader i manus, media och interaktion.

En ökning av användarstödet

Ersätter lärportaler traditionella kurser och LMS? Svaret är nej. Det handlar istället om en utökning av det stöd vi ger till användarna. I bilderna nedan är y-axeln kunskap och x-axeln tid. Vi visar hur en användare går från nybörjare till expert. Den formella delen stöttar oftast bara den som är nybörjare, som behöver mycket instruktion för att klara arbetsuppgiften. Eftersom utbildning är en punktinsats försvinner också kunskapen om den inte används. Det vi gör med lärportaler är att utvidga stödet genom att också tillhandahålla stöd ”just-in-time” när användaren väl börjar arbeta med sina uppgifter. Genom att samla och sprida erfarenheter och mer avancerade kunskaper skyndar vi också på användarens utveckling mot att bli mer driven med sina arbetsuppgifter.

Avslutning

Ovanstående är mycket egna tankar och observationer. Vill du läsa lite vad andra säger om lärportaler kan du börja med artikel Building a Learning Portal på eLearning Weekly eller Using Sharepoint på Tony Karrers blog.

Vi kommer att fortsätta skriva om lärportaler, bl.a. en artikel från verkligheten, från ett stort svenskt företag använder lärportaler samt en artikel om hur du gör för att bygga upp en lärportal.

Som vanligt vore det kul med kommentarer. Klicka på länken ”comments nedan”.

Hur mycket LMS behöver du egentligen?

LMS, Learning Management Systems, kan man nu se hos många företag. Det tycker jag är positivt. För mig innebär det att fler företag tar kompetens på allvar och har ambitionen att göra lärandet  både mer tillgängligt och mätbart. I en sådan situation är det ju direkt motsägande att skriva en artikel om att vi inte behöver så mycket LMS. Men det är i varje fall vad den här artikeln går ut på.

Så varför skriva artikeln?? Ja, det har liksom smugit sig över mig. Jag har nu upplevt ett par projekt där företagets LMS trots massivt arbete med införande och administration, för de anställda är en rätt marginell företeelse. Ofta en rätt krånglig sådan. Det jag jag istället ser är att man hämtar kunskapen lite överallt på intranätet, internet eller från sina kollegor.

Frågan blev än mer aktuell när ett par branschkollegor, som varit med och infört LMS, kom med liknande åsikter. En titt på internet och vart branchen är på väg visar en riktning på väg från den centrala katalogen och rapporteringen som ett LMS innebär och mot det som kallas Personal Learning Environments, PLE.

Min favoritbloggare Tony Karrer skriver bl.a. att LMS leverantörerna gräver sin egen grav genom att gapa efter för mycket funktioner och därmed bli för krångliga att använda.

“If you step back and take the perspective of a learner, an LMS is simply one of many content sources and there is no advantage to me as a learner of having to go through and register for the course (except that I won’t get bugged about not completing the course). The tracking is not for me as a learner. That’s what makes me think that something more along the lines of a PLE will begin to come together to replace it.”

En veteran som Bob Mosher, IBM,  skriver ungefär samma sak:

“Many of the latest LMS and e-learning efforts have driven learners into learning silos, isolating them from their peers. We need to build the collaborative aspect of learning back into these experiences if we’re going to achieve the collective outcomes we want.”

Jag skulle vilja summera problemet I två punkter.

  • Mängden av funktioner gör många LMS svåra att införa, använda och administrera.
  • Lärandet sker egentligen någon annanstans. Ett LMS hanterar bara en bråkdel av det formella lärandet, som i sin tur bara är en bråkdel av det totala lärandet.

De flesta LMS försöker lösa för mycket!

Ett LMS är som vilken IT-applikation som helst. För varje år läggs det till nya funktioner.  De började som kataloger för eKurser med inbyggd rapportering. Funktioner för att underlätta kursadministration har funnits länge, liksom ”content management”. De sista åren har listan på funktioner exploderat med ”performance management”, ”talent management”, ”compensation management”…Nu inför de stora leverantörerna också ”social media”.

Är det verkligen företagets LMS som kommer att hantera alla de här funktionerna?  Hur är det med affärssystemet, HR-systemet, intranätet etc. De flesta organisationer jag hört talas om använder egentligen bara kurskatalogen och rapporteringen, d.v.s. en bråkdel av funktionerna.

”Featurities” – sjuk av för många funktioner.

På mitten av 90-talet var jag med att ta fram ett författarverktyg, ett LCMS. Från början var det reptilsnabbt att jobba i. Programmerardelen av en kurs var som borttrollad… några generationer senare av produkten var fördelarna borta. Vi hade lagt in så många funktioner att det helt enkelt blev för krångligt att arbeta med.

Cathy Sierra jobbar med användbarhet och har myntat begreppet ”featurities”. Med tiden utvecklar system/program för många funktioner, vilket gör dom svåra att använda. Dom utvecklar sjukdomen ”featuritis”.

Vad som kunde vara enkelt blir plötsligt väldigt krångligt. Jag har t.ex. jobbat med ett företag som lagt enorma resurser på sitt LMS och där det är en omfattande byråkrati att lägga upp en ny kurs, där eleven måste ha tålamodet att gå igenom ett antal nya svårtydda fönster innan kursen äntligen öppnas. Allt för att kursen sedan skall rapportera att jag tagit kursen och vad min poäng var.

”Disruptive Technology” – substituten tar över…

Problemet är att efterfrågan och behovet av funktioner inte ökar i samma takt som LMS-leverantörerna lägger in nya. Med teorin om ”Disruptive technology” menas  att vid något tillfälle kommer mycket enklare lösningar att nå samma nivå som marknadsbehovet och tar över. Se t.ex. hur enkla Wikis tar över rollen från komplicerade CMS.

Bilden nedan från Scott Bradley visar hur en produkt efter ett tag har långt mer funktioner än vad användaren egentligen behöver. Det som då händer är att ett subsitut med mycket färre funktioner, men andra fördelar  tar över. Det som i bilden kallas VLE (Virtual Learning Environments) är det vi kallar LMS och med PLE menas Personal Learning Environments, d.v.s Wikis, Blogs, Rss m.m. Komponenterna i Learning 2.0.

Redan alla Open Source (Gratis!) LMS,  som tidigare ansågs för enkla för att kunna fungera i en företagsmiljö, tar nu över. Moodle är nu världens mest använda LMS för små och medelstora företag.  På Learntech har vi kallat den här typen av LMS för projekt-LMS, något man har innan man bestämt sig för ett ”stort” LMS. Våra kunder, som har det enkla Dokeos, har dock hängt kvar. Det visar sig att funktionerna räcker och blir över för det behov man egentligen har…kurskatalog, anmälan, planering av kurser, rapportering…och vad värre är: De stora företag jag känner till, som lagt miljontals kronor på sitt LMS använder inte fler funktioner, även om det teoretisk skulle kunna det.

Problemet är att ett LMS löser ett marginellt problem!

Det andra stora  problemet är att det formella lärandet bara är 10%-20% av det totala lärandet.  Alla utbildningsavdelningens satsningar och alla investeringar inriktas på att lösa delar av detta lärande. Allt det andra, att lära av kollegor, söka på intranet/internet, eller direkt i arbetet stöttas inte alls.

Som du kan läsa i vår artikel om eLearning 2.0 går trenden mot ännu mer informellt lärande. Så varför satsa på något som blir mer och mer marginellt? Vilken användarnytta ger egentligen ett LMS som inte ett välstrukturerat intranät med funtioner för kunskapsdelning kan ge?

I takt med allt bättre intranet med web 2.0 möjligheter börjar det ”normala” sättet att lära sig vara ”just-in-time”.  Vi behöver inte lära så mycket ”just-in-case” längre. Om jag tänker på mig själv så är det så. Jag lär mig nya saker eller programvaror i takt med att jag behöver det i arbetet.

Men rapporteringen då?

Något som gör ett LMS unikt och som inte finns i våra intranät eller web 2.0 lösningar är rapporteringen. För, det är väl viktigt att följa elevernas kunskap?

Tja…ärligt? Vad säger det? Majoriteten av eKurser med efterföljande tester ser ut ungefär så här: En längre stund av faktapresentation och direkt efter, ett antal frågor som testar om vi lyckats memorera denna fakta.  Mycket sällan är testerna på en nivå som testar hur vi kan tillämpa det vi lärt oss i arbetet.

Hur viktigt är egentligen ett sånt test?  En studie från American Research instritute visar att vi glömt bort 70% av en kurs inom 48 timmar. Professor Beckerhof visar i sina studier att bara 20% av eleverna  ens försöker använda det man lärt sig i arbetet.

För min egen del kan jag direkt säga att det i 100% av fallen är den stundande arbetsuppgiften eller problemet jag har framför mig som styr hur väl jag behöver lära mig något. Inte ett kunskapstest sammansatt av någon som dessutom troligen inte känner till vilken nivå jag behöver ligga på.

Det är klart att det finns jobb och kunskaper som verkligen kräver certifiering, t.ex. på grund av säkerhet, kvalitet eller annat. Jag ifrågasätter inte heller det pedagogiska värdet av frågor och övningar för lärandet. Däremot ifrågasätter jag behovet av rapportering av dessa tester, speciellt för många av våra så kallade kunskapsarbetare med diffusa roller och krav.

Så vad finns då istället?

Efter att ha sågat nyttan av ett LMS på det här sättet måste jag väl ändå komma med ett alternativ. Det första skulle vara att tänka en gång till på era behov. Behöver allt lösas i ett LMS? Finns det andra, kanske redan existerande system som löser behovet? Vad är överhuvudtaget värdet av att lösa behovet? Kanske behöver ni ett LMS, men det är inte så troligt att ni behöver alla de funktioner ett ”stort” LMS erbjuder. Sen tycker jag också att ni skall titta på de andra 90 procenten  av lärandet. Det informella.

Hur kan du stötta era anställda att lära direkt i arbetet? Samla alla interna och externa lärresurser som behövs för ett visst jobb eller uppgift. Det behöver inte vara kurser. Det kan t.ex. vara en instruktionsfilm på YouTube eller en kort instruktion gjord i t.ex Captivate eller nåt annat verktyg. Det kan ocks vara att ni ger direktlänkar till nyttiga avsnitt i manualen. Lägg till diskussionsforum, wikis eller låt de anställda själv ladda upp filmer eller korta instruktionssekvenser. Självklart finns det formella lärandet med. Se till att skapa direktlänkar till utvalda kurser eller lärmoduler i ert LMS för det aktuella jobbet/uppgiften.

Learning Portals

I eLearningbranschen börjar man allt mer tala om Learning Portals.  Skillnaden mellan ett LMS och en Learning Portal är att ett LMS har ett ”kursfokus”,  att administrera och tillgängligöra de kursen en viss anställd skall ta medan en ”Learning Portal” har sitt fokus i att stötta en viss grupp att utföra sina arbetsuppgifter så bra som möjligt. (ni fattar nyansen…?)

Flera av de kunder vi jobbar med har den senaste tiden tagit fram ”lärportaler” på det här sättet. Ett av de enklaste sätten är att använda Microsoft SharePoint som har alla komponenter som behövs, t.o.m ett ”mini-LMS” (SharePoint Learning Kit) som kan användas i de fall du behöver följa upp elevens resultat via SCORM.

Går man ännu längre och tänker web 2.0 /elearning 2.0 där det framför allt är eleven själv som styr sitt lärande, så är vår uppgift att förse eleven med kraftfulla verktyg,  sökmotorer, rating, RSS, Wikis m.m. En sådan miljö brukar man kalla Personal Learning Environments,  PLE.

Vi kommer under våren att prata mer om PLE och Learning Portals och framför allt hur man kan implementera en sådan lärportal  i vanliga Intranät som SharePoint.

Nu har jag varit lite provocerande i den här artikeln. Kanske vill du kommentera det jag sagt.

Håller du med? Har du en annan åsikt? Vi har fortfarande inte löst inloggningsförfarandet helt ännu, men gör så här:

  • Klicka på ”sign in” högst upp på sidan.
  • Logga in med blogger och lösenord blogger01.
  • Klicka på ”comments” under artikeln och skiv din kommentar.

Glöm inte att lägga till ditt eget namn eftersom alla som skriver använder samma konto.