Därför bör du öka ditt fokus på lärande ”just-in-time”

Lärande ”just-in-time” betyder att vi lär oss på arbetsplatsen, just innan vi skall utföra en uppgift. Vi lär oss via korta videor, skärminspelningar och powerpoint med ljud. Vi hittar kunskapen på intranätet, på lärportaler, företagsspecifika YouTube-installationer och framför allt på våra mobiler. Enligt Josh Bersin (Bersin & Associates) är ”learning just-in-time” nyckeln till förändringen av organisationers utbildning med krav på ökad effekt men också kostnadsbesparingar.

Lärande ”just-in-time” är en betydande trend med många namn; ”OnDemand”, ”Microlearning” eller ”Performance Support”. Det syns på höstens konferensagendor från t.ex. Masie eller LearningGuild.  Jag använder ”just-in-time” i min beskrivning nedan. Som vanligt är jag ledsen för att använda ett engelskt uttryck, men hittar ingen bra svensk motsvarighet. Det jag menar är att vi i allt mindre utsträckning lär oss långt innan vi använder en viss kunskap eller färdighet. Istället lär vi oss just när vi skall tillämpa färdigheten, i korta sessioner, ofta bara 5-15 minuter, vid datorn på arbetsplatsen och alltmer på någon mobil plattform.

Lärande ”just-in-time” ställer krav på enkelhet. Det är inte avancerad interaktivitet som är det viktiga längre. Det handlar istället om hur du visualiserar kunskap och tar hänsyn till hur vi lär. Ännu viktigare är att göra det enkelt att dela med sig av kunskap och att sedan göra innehållet tillgängligt där det behövs. Det är oftast inte i ett LMS, utan på intranätet, i ett program som användaren jobbar med och allt mer och mer i användarens mobil.

Exempel på en 30s lång instruktion i PowerPoint, clicka på bilden för att spela upp.

Jag tänkte fördjupa mig lite i hur möjligheterna för att skapa lärande ”just-in-time” förändrats bara det senaste året. En uppsjö av enkla verktyg och plattformar i gränslandet mellan YouTube och Rapid eLearning har dykt upp på marknaden. I kombination med att mobilt lärande nu är praktiskt och ekonomiskt rationellt innebär det helt nya möjligheter att flytta lärandet till arbetet. Som en konsekvens av det kommer jag också att skriva om de stora besparingar som kan göras genom att förvandla klassrumskurser till lärande ”just-in-time”.

Först lite reflektioner om varför ”just-in-time” funkar.

Därför är lärande ”just-in-time” så effektivt

Det är i arbetet vi lär mest. Du kanske hört om begreppet 70:20:10. Det betyder att 70% av vårt lärande sker i arbetet, ofta genom att vi bara prövar oss fram, 20% genom att samarbeta med andra och 10% genom formell utbildning. Det är i arbetet vi är som mest motiverade att lära. När vi motiveras av en uppgift som måste göras. Det är i arbetet som sammanhanget blir rätt och vi kan tillämpa våra kunskaper direkt. Med den kunskapen i bakhuvudet förstår vi att det vore effektivare att flytta delar av kurser där vi lär långt i förväg till själva arbetsplatsen.

Det handlar också om att få in lärandet i vår stressade vardag? Det vi lär oss måste kunna stoppas in i arbetet, mellan uppgifter. Därför måste också lärmodulerna bli mindre. Vårt uppmärkshetspann har minskat. På 90-talet när jag utvecklade eKurser var lärmodulerna ofta på en timme, inte helt ovanligt tog man dom då i en separat datasal. För några år sedan brukade jag undervisa att lärmoduler skulle vara 15-20 minuter, det var den optimala längden för Rapid eLearning. För ett år sedan gjorde jag en utvärdering på Ericsson och fann att användarna i snitt tog 8 minuter av lärmodulerna.

Du har säkert hört mig prata om det förr, men det mesta som lärs i formella kurser glöms bort om det inte tillämpas direkt efteråt. Det är trots allt så att 70% av det vi lär oss på en kurs är glömt på 2 dagar (Ebbinghauser). Annan forskning från Brinkerhoff menar att mindre än 15% av det vi lär på kursen tillämpas i arbetet. Lärande ”just-in-time” adresserar det problemet.

Min erfarenhet är att klassrum fortfarande är den vanligaste utbildningsformen i svenska organisationer, vanligen över 90% av kursutbudet. Klassrum behövs när vi lär något för första gången eller behöver träna tillsammans, men mycket av det vi lär i klassrummet glöms bort lagom tills vi skall använda kunskapen. Det illustreras av den röda ytan i bilden nedan. Det är i gapet, den gröna ytan i bilden, som lärande ”just-in-time” bidrar till vår förmåga i arbetet.

Microlearning och Performance Support – två starka trender

Som med alla nya företeelser finns det olika definitioner och namn. Innan jag går vidare vill jag bara nämna lite om microlearning och performance support.

Janet Clarey från Brandon Hall introducerade på LearnTrends 2009 begreppet MicroLearning. Sedan dess har denna företeelse vuxit. Typiskt för Microlearning:

  • Hanterar situationsberoende kunskap (t.ex. en viss variant av en produkt som används på ett visst sätt)
  • Saknar formell struktur (t.ex. typisk lektionsstruktur)
  • Tas fram av användarna själva
  • Använder internetmedia
  • Hanteras inte formellt

Exempel på Microlearning är de interna YouTubes som många företag, även svenska, etablerar där användare kan ladda upp videos, skärminspelningar och inspelade PowerPoints på lösningar och erfarenheter. Användaren får, som på Youtube, stöd att hitta med hjälp av sökord, betygsättning, polularitet och rekommendationer.

Ett begrepp som funnits länge är Performance Support. Det är alternativet (eller komplementet) till utbildning, att man istället stöttar användaren i utförande av uppgiften. Det kan ske fysiskt genom t.ex. dekaler och checklistor och elektroniskt via avancerade hjälpfunktioner, wizards, inspelade instruktioner m.m. Idag har det fått en renässans och ses som en integrerad del av anställdas lärande.

Rapid eLearning är det nya eLearning och nya enklare verktyg för ”just-in-time” kommer ut på marknaden

Starten på hela trenden mot kortare, enklare lärmoduler var Rapid eLearning och verktyg som Articulate. Jag har själv utbildat många företag i Rapid eLearning och hjälpt till att implementera metoder i 7 år. Rapid eLearning som begrepp har dock breddats och framför allt börjat ersätta den traditionella marknaden för eLearning. Idag krigar verktyg som Adobe Captivate, Lectora Snap och Articulate Storyline med funktionalitet som finns i de mest avancerade eLearningverktygen. Avancerade scenarios och interaktioner kan läggas till utan att ta till komplexiteten i verktyg som Flash eller Lectora Publisher.

Enkelt att göra drag-drop övningar i Articulate Storyline.

Det här betyder att även avancerade scenarios och ”spel” nu kan göras snabbare och enklare och levereras i korta moduler. Den nya generationen verktyg kan alla publicera i HTML5 för mobiler, vilket äntligen gör det praktiskt rationellt att leverera lärmoduler på mobilen.

Det här har givit utrymme för riktigt enkla och snabba verktyg som med en knapptryckning konverterar innehåll i PowerPoint till Flash eller HTML5 för att spela såväl på intranätet som i mobilen. Ett exempel på ett sådant verktyg är iSpring Converter. Man skulle kunna säga att det är den nya marknaden för Rapid eLearning, lämplig för korta lärmoduler ”just-in-time”. Faktum är att PowerPoint 2010 i sig innehåller det mesta av vad som behövs; möjlighet att synkronisera ljud, enkla interaktioner, skärmbilder och publicering till video. Ta en titt på min Youtube-kanal för några exempel (dock inte tänkta som ”just-in-time”)

Verktygen för skärminspelning blir också bara enklare och enklare. Du behöver inte köpa Adobe Captivate för att börja skapa eInstruktioner för din programvara. Gratisverktyg som Jing och Screenr räcker för de flesta behov och har också lösningar för att lagra och spela upp inspelningarna.

De flesta system för webmöten och webinar erbjuder idag möjlighet till inspelning. Det är system som ämnesexperter ofta är vana vid att använda och som också erbjuder enkel lagring och uppspelning av inspelningarna. Du behöver inte vara flera på ett möte för att spela in utan kan sitta själv och skapa korta inspelningar. Vissa system, t.ex. Microsoft Lync sparar inspelningar i videofiler som är enkla att editera efteråt och klippa upp i kortare stycken.

En helt ny spännande kategori av plattformar är molnbaserade tjänster för att att spela in powerpoint, video eller bilder med ljud för att sedan ladda upp till en server i ”molnet”. Företaget BrainShark erbjuder en komplett lösning för lärande ”just-in-time” med enkelt online författande, portal (även mobil) och rapportering, ungefär som en blandning mellan YouTube och ett LMS. Andra liknande lösningar är Knoodle och Vidizmo.

Stora besparingar med just-in-time

Den stora poängen med lärande ”just-in-time” är att överbrygga glömskekurvan, göra lärandet mer tillgängligt och bättre stötta våra prestationer. Det finns också andras faktorer att räkna in. En är ökad hastighet. Att utveckla en kurs för klassrum och sedan leverera kan ta lång tid om det handlar om ståra målgrupper. Att nå 500 anställda innebär 20-30 kurstillfällen, något som kan ta många månader att genomföra. Detsamma med klassisk eLearning. Även små projekt tar flera månader att genomföra. Att engagera rätt ämnesexperter och coacha dem att spela in korta lärmoduler med enkla verktyg är gjort på några veckor.

En annan stor faktor är besparingar. En organisation med 10.000 anställda kan spara över 100 mkr på att ersätta delar av klassrumsutbudet med ”just-in-time”.

Det finns två stora besparingsposter. Den första besparingen gör du genom att inte behöva klassrum, läratid, lokaler, transporter m.m. Den andra besparingen beror på minskad tid att lära sig. Studier visar lärande med traditionell eLearning tar ca. 50% av tiden det tar med lärare och klassrum. Det beror bl.a. på att det blir mycket spilltid. Resor, raster, diskussioner, introduktioner och mycket annat tar tid från själva lärandet.

Med just-in-time är skillnaderna ännu större. Moment som översikter och övningar försvinner. Det behövs inga översikter eftersom innehållet är så litet och tillämpning sker direkt i arbetet. Från Ericsson har jag flera exempel på att lärande ”just-in-time” görs på 30% av tiden för att lära i klassrum.

Det här innebär att kostnaden för en kursdag, som i klassrum är ca. 10-15.000, sjunker till ca 2-3.000 kr*

Räkneexempel:

Enligt ASTD’s 2011 state of the Industry Report tar anställda i snitt 4 dagars formell utbildning per år. Kostnaden blir ca. 40-60.000 kr per år och anställd.

Säg att en organisation kan halvera sina klassrumsdagar och ersätta med just-in-time.

Hälften av kostnaden ersätts nu med ”just-in-time” där en besparing görs med 70%, d.v.s 0,7 *20-30.000 kr.

Besparing per anställd/år: 14-21.000 kr

Besparing för 10.000 anställda: 140-210 mkr

Så gör du?

Så hur kommer du vidare? Även om det kan vara lockande att direkt titta på verktyg och teknik så är det första som vanligt att förstå behovet. För vilka målgrupper och kompetenser passar ”just-in-time”? Hur gör du för att välja mellan olika lärmetoder som klassrum, simulering, elearning, laboration, on-the-job-training, just-in-time m.m. Kort sagt, du behöver se över helheten i hur du stöttar de anställdas prestationer. Du behöver också förenkla dina processer för framtagning av lärmaterial och skapa mallar och annat stöd för ämnesexperter och andra som skall bidra. Därefter kan det vara lämpligt att titta på olika sätta att författa och distribuera innehåll.

Vill du veta mer om hur du gör så rekommenderar jag mitt webinar den 5 september.

Har du kommentarer till det här? Kanske håller du inte med? Skriv i kommentarsfältet nedan.

*Kostnaden för klassrum inkluderar utveckling av kursmaterial, lärartid, lokaler, resor och logi och framför allt kostnaden av frånvaro från jobbet. I fallet med lärande ”just-in-time” ingår kostnad för utveckling, plattform och frånvaro från jobbet.

Spara miljoner på din utbildningsbudget

Lågkonjunktur brukar betyda nedskärningar. Speciellt för utbildningsavdelningen. För många betyder det ett uppehåll i kompetensutvecklingen. Så behöver det inte vara. Här ger vi exempel på hur du med enkla medel kan skära kostnaderna med 65%. För ett företag med tusentals elevdagar betyder det många miljoner i besparing, men framför allt att utbildningen kan gå vidare trots restriktioner i budget, resor och frånvaro från arbetet.

Problemet – det finns inte pengar

För många organisationer riskerar nästa år att bli ett svart år när det gäller kompetensutveckling. Budgeten för externa kurser skärs ner. Restriktioner införs för resor och det blir svårare att komma loss för utbildning. Att genomföra kurser i intern regi är inte heller billigt. En elevdag kostar i genomsnitt 10.000 kr (se faktarutan ). Att satsa på eLearning minskar leveranskostnaden, men det är dyrt att utveckla. En timme eLearning kostar lätt 2-300.000 kr när det upphandlas externt. Har du 100 elever som skall gå en dags kurs så hamnar du alltså på minst 1 miljon kr (inklusive kostnaden för elevens tid) oavsett utbildningsmetod.

Lösningen – spela in läraren

Nu hävdar jag att du kan komma undan med en tredjedel av kostnaden. Med minsta lika bra slutresultat, obetydliga investeringar och frånvaro som inte stör arbetet för mycket. Hur då undrar du kanske? I korthet genom att du spelar in läraren som håller lektionerna och delar upp detta i små moduler. Du skapar motivation, diskussion och tillämpning genom ett inledande och ett avslutande kort webmöte. Du avlastar behovet att memorera innehållet genom att publicera både lärarmaterial och inspelningar på en portal, där de är tillgängliga just när de behövs. Där stimulerar du också diskussion och erfarenhetsutbyte.

Funkar det här?

Ja, det gör det. Flera av våra kunder jobbar på liknande sätt och vi gör det själva. Men behövs då inte interaktionen med läraren och andra elever eller det interaktiva innehållet i klassisk eLearning? Jo visst. Speciellt när det handlar om högre inlärningsmål, t.ex. problemlösning eller bedömningar, då fungerar PBL (ProblemBaserat Lärande), fallstudier och grupparbeten bäst. Det samma gäller procedurer av olika slag, då måste vi kunna träna på utrustningen eller programmet. Ser all utbildning på ett företag ut så här? Nej, för det mesta inte. Väldigt mycket handlar om orienteringar och grundläggande förståelse. Jag pratar om nya processer i företaget, nya produkter, kunskap om marknader, lagar m.m.

Lärprocessen i korthet

Du startar med ett kort webmöte (med ett konferensverktyg typ Webex) . Du som lärare säljer in värdet av kursen och motiverar eleverna. Du ger exempel på hur kunskapen används och ger en översikt av ämnet. Slutligen introducerar du eleverna till självstudiemodulerna och hur de går vidare. Under ett par veckors tid tar eleverna de inspelade modulerna. De består av dina bilder kopplat till dina exempel och historier. Du har gjort modulerna små, max 15 minuter för att de skall gå att klämma in när som helst under dagen och för att du inte skall behöva jobba för mycket med memorering. Till varje studiemodul hör en kort frågemodul. Du har skapat några korta tillämpningsövningar och reflektionsövningar. De går alla ut på att eleverna skall redovisa hur de tänkt att tillämpa dina kunskaper samt om möjligt erfarenheter från att ha tillämpat kunskapen i verkliga arbetsuppgifter. Slutligen har du ett avslutande webmöte. Nu tar du upp frågor som uppkommit (som eleverna dokumenterar efter varje modul), summerar hela kursdagen samt ber ett par av eleverna redovisa sina uppgifter. Modulerna och de tips som inkommit från eleverna lägger du på en portal så att de är tillgängliga efter kursen. Stimulera eleverna att fortsätta med diskussionen och erfarenhetsutbytet.

Att ta fram upplägget

Du behöver 1 kg köttfärs, 1 lök och lite salt. Skämt åsido. Det finns flera olika vägar att gå. Men du behöver en portal att lägga upp modulerna på. Du behöver ett verktyg för webmöten och du behöver ett verktyg som spelar in din presentation till dina bilder och som helst kan skapa frågor (i SCORM format). Inget av ovanstående behöver kosta speciellt mycket. Kanske har du en del verktyg redan. Om du inte har något av verktygen finns det OpenSource (d.v.s. verktyg som inte kostar något) som klarar olika delar av ovanstående. Ett sådant exempel är Dokeos som klarar det mesta av det du behöver. Du kan också hyra verktyg för Webmöten, t.ex. Webex eller Adobe Connect. Verktyg för Rapid eLearning, som Articulate fungerar också.

Inspelning och publicering av modulerna gör du på 1-1.5 dagar. Som du ser av faktarutan nedan skall du räkna med ca. 3 timmars speltid för självstudiemodulerna. Lägg till tid för webmöten, att ta fram övningsfrågor och att lägga upp modulerna på portalen och du hamnar på ca. 3 dagars arbete.

En ekonomisk jämförelse

Var hamnar du då ekonomiskt. Det som är gemensamt för de båda alternativen är utvecklingen av själva kursmaterialet, d.v.s presentationer, elevmaterial och övningar. Vi utgår från att det finns ett färdigt kursmaterial med presentationer och övningar. Den kostnaden är ju lika för de båda alternativen. Skillnaden ligger då framför allt i kostnaden för att leverera kursdagen. Den största skillnaden ligger i frånvarokostnaden. Kör du klassrum så är en dag, 8 timmar, borta. Det blir inget arbete gjort den dagen. För de flesta företag ligger tidskostnaden på 800 kr/tim, vilket alltså blir 6.400 kr. Med självstuider hamnar du på drygt hälften, 4.5 timmar (se faktarutan). Det är timmar som kan delas upp, köras på kvällar och raster och som inte stör produktionen på samma sätt.

Med klassrumsutbildning får du räkna med en kurskostnad för lärare, lokal, kursmaterial, mat etc. För internutbildning ligger den kostnaden på 1.500-2.500 kr per elevedag. Köper du kursen externt brukar det vara det dubbla. Alla reser inte, men i genomsnitt får du räkna med rese- och logikostnader på 2.000 kr/elevdag. Den rörliga kostnaden att leverera kursen med inspelade moduler är 0 kr. Däremot finns en fast kostnad på ca 30.000 kr för att konvertera materialet och hyra den teknik som behövs.

Då får vi följande kalkyl:

  Klassrum Inspelning + Webmöte
Kurskostnad 25.000 kr (per kursdag/15 elever) eller drygt 1.600 kr/elev 30.000 kr (engångskostnad)
Omkostnader per elevdag (resa/logi) 2.000 kr 0 kr
Frånvaro per elevdag 6.400 kr 3.500 kr
Totalkostnad för 15 elevdagar 150.000 kr 78.000 kr
Totalkostnad för 100 elevdagar 1.000.000 kr 350.000 kr
Totalkostnad för 1.000 elevdagar 10.000.000 kr 3.230.000 kr

 

Som synes blir det snabbt stora besparingar. Kör en 2 dagarskurs för 100 elever med inspelade moduler och webmöten och du har sparat en miljon åt företaget!

Summering

Lågkonjunktur och minskade budgetar behöver inte betyda att du ställer in utbildningen. Den investering du gör behöver inte vara mycket mer än de kostnader du skulle ha för ett enda kurstillfälle. Sedan har du stora besparingar i kostnaderna per elev, i snitt 65%. Det handlar inte bara om besparingen i sig. Du kommer förbi eventuella restriktioner i resor och gör det enklare för eleverna att klämma in utbildningen i vardagen. Det inspelade materialet finns ju nu också kvar för repetition och kommande kurser.

Håller du med?

Tycker du att siffrorna är rimliga? Har du andra erfarenheter eller tips? Maila till johan.skoglof@learntech.se. (PS. vårt mål är att lösa användarrättigheterna inom kort så att bloggen kan användas som den är tänkt)

Faktarutan

Klassrumsutbildning    
Lärarkostnad 10.000 kr Per genomförd kursdag
Lokal, kursmaterial, förtäring, administration 15.000 kr Per tillfälle (15 elever)
Resor/logi 2.000 kr Genomsnitt
Frånvarotid 8 timmar + resor
Frånvarokostnad 6.400 kr 8 timmar * 800 kr
Effektiv studietid exkl. raster 6 timmar  
Inspelning + webmöten    
Andel webmöten/kursdag 1,5 timmar  
Andel självstudiemoduler/kursdag 3 timmar e-studier är i snitt 30-50 % mer tidseffektiva
Frånvarokostnad 3.600 kr 4,5 timmar * 800 kr
Kostnad för inspelning och webmöten 20.000 kr Räkna med 5 timmar per timme självstudie samt 1 dag för hantering av webmöten och portal.
Kostnad för teknologi 10.000 kr Se exempel nedan.
Exempel på verktyg    
Dokeos 7.000 kr Dokeas har alla de funktioner som behövs, kan hyras för 3.500 kr per månad. Vi antar här att 2 månadshyror behövs.
Adobe Connect 10.000 kr Kan hyras för ca. 5.000 kr/mån och inkluderar då inspelningsmöjlighet. Vi antar här att 2 månadshyror behövs.
Articulate + Webex 9.000 kr Verktyg för inspelning finns från ca 1.000 kr. Articulate Presenter kostar 5.000kr. Webex Meeting kostar 2.000 kr/månad. Vi antar här att 2 månadshyror behövs.