Därför bör du öka ditt fokus på lärande ”just-in-time”

Lärande ”just-in-time” betyder att vi lär oss på arbetsplatsen, just innan vi skall utföra en uppgift. Vi lär oss via korta videor, skärminspelningar och powerpoint med ljud. Vi hittar kunskapen på intranätet, på lärportaler, företagsspecifika YouTube-installationer och framför allt på våra mobiler. Enligt Josh Bersin (Bersin & Associates) är ”learning just-in-time” nyckeln till förändringen av organisationers utbildning med krav på ökad effekt men också kostnadsbesparingar.

Lärande ”just-in-time” är en betydande trend med många namn; ”OnDemand”, ”Microlearning” eller ”Performance Support”. Det syns på höstens konferensagendor från t.ex. Masie eller LearningGuild.  Jag använder ”just-in-time” i min beskrivning nedan. Som vanligt är jag ledsen för att använda ett engelskt uttryck, men hittar ingen bra svensk motsvarighet. Det jag menar är att vi i allt mindre utsträckning lär oss långt innan vi använder en viss kunskap eller färdighet. Istället lär vi oss just när vi skall tillämpa färdigheten, i korta sessioner, ofta bara 5-15 minuter, vid datorn på arbetsplatsen och alltmer på någon mobil plattform.

Lärande ”just-in-time” ställer krav på enkelhet. Det är inte avancerad interaktivitet som är det viktiga längre. Det handlar istället om hur du visualiserar kunskap och tar hänsyn till hur vi lär. Ännu viktigare är att göra det enkelt att dela med sig av kunskap och att sedan göra innehållet tillgängligt där det behövs. Det är oftast inte i ett LMS, utan på intranätet, i ett program som användaren jobbar med och allt mer och mer i användarens mobil.

Exempel på en 30s lång instruktion i PowerPoint, clicka på bilden för att spela upp.

Jag tänkte fördjupa mig lite i hur möjligheterna för att skapa lärande ”just-in-time” förändrats bara det senaste året. En uppsjö av enkla verktyg och plattformar i gränslandet mellan YouTube och Rapid eLearning har dykt upp på marknaden. I kombination med att mobilt lärande nu är praktiskt och ekonomiskt rationellt innebär det helt nya möjligheter att flytta lärandet till arbetet. Som en konsekvens av det kommer jag också att skriva om de stora besparingar som kan göras genom att förvandla klassrumskurser till lärande ”just-in-time”.

Först lite reflektioner om varför ”just-in-time” funkar.

Därför är lärande ”just-in-time” så effektivt

Det är i arbetet vi lär mest. Du kanske hört om begreppet 70:20:10. Det betyder att 70% av vårt lärande sker i arbetet, ofta genom att vi bara prövar oss fram, 20% genom att samarbeta med andra och 10% genom formell utbildning. Det är i arbetet vi är som mest motiverade att lära. När vi motiveras av en uppgift som måste göras. Det är i arbetet som sammanhanget blir rätt och vi kan tillämpa våra kunskaper direkt. Med den kunskapen i bakhuvudet förstår vi att det vore effektivare att flytta delar av kurser där vi lär långt i förväg till själva arbetsplatsen.

Det handlar också om att få in lärandet i vår stressade vardag? Det vi lär oss måste kunna stoppas in i arbetet, mellan uppgifter. Därför måste också lärmodulerna bli mindre. Vårt uppmärkshetspann har minskat. På 90-talet när jag utvecklade eKurser var lärmodulerna ofta på en timme, inte helt ovanligt tog man dom då i en separat datasal. För några år sedan brukade jag undervisa att lärmoduler skulle vara 15-20 minuter, det var den optimala längden för Rapid eLearning. För ett år sedan gjorde jag en utvärdering på Ericsson och fann att användarna i snitt tog 8 minuter av lärmodulerna.

Du har säkert hört mig prata om det förr, men det mesta som lärs i formella kurser glöms bort om det inte tillämpas direkt efteråt. Det är trots allt så att 70% av det vi lär oss på en kurs är glömt på 2 dagar (Ebbinghauser). Annan forskning från Brinkerhoff menar att mindre än 15% av det vi lär på kursen tillämpas i arbetet. Lärande ”just-in-time” adresserar det problemet.

Min erfarenhet är att klassrum fortfarande är den vanligaste utbildningsformen i svenska organisationer, vanligen över 90% av kursutbudet. Klassrum behövs när vi lär något för första gången eller behöver träna tillsammans, men mycket av det vi lär i klassrummet glöms bort lagom tills vi skall använda kunskapen. Det illustreras av den röda ytan i bilden nedan. Det är i gapet, den gröna ytan i bilden, som lärande ”just-in-time” bidrar till vår förmåga i arbetet.

Microlearning och Performance Support – två starka trender

Som med alla nya företeelser finns det olika definitioner och namn. Innan jag går vidare vill jag bara nämna lite om microlearning och performance support.

Janet Clarey från Brandon Hall introducerade på LearnTrends 2009 begreppet MicroLearning. Sedan dess har denna företeelse vuxit. Typiskt för Microlearning:

  • Hanterar situationsberoende kunskap (t.ex. en viss variant av en produkt som används på ett visst sätt)
  • Saknar formell struktur (t.ex. typisk lektionsstruktur)
  • Tas fram av användarna själva
  • Använder internetmedia
  • Hanteras inte formellt

Exempel på Microlearning är de interna YouTubes som många företag, även svenska, etablerar där användare kan ladda upp videos, skärminspelningar och inspelade PowerPoints på lösningar och erfarenheter. Användaren får, som på Youtube, stöd att hitta med hjälp av sökord, betygsättning, polularitet och rekommendationer.

Ett begrepp som funnits länge är Performance Support. Det är alternativet (eller komplementet) till utbildning, att man istället stöttar användaren i utförande av uppgiften. Det kan ske fysiskt genom t.ex. dekaler och checklistor och elektroniskt via avancerade hjälpfunktioner, wizards, inspelade instruktioner m.m. Idag har det fått en renässans och ses som en integrerad del av anställdas lärande.

Rapid eLearning är det nya eLearning och nya enklare verktyg för ”just-in-time” kommer ut på marknaden

Starten på hela trenden mot kortare, enklare lärmoduler var Rapid eLearning och verktyg som Articulate. Jag har själv utbildat många företag i Rapid eLearning och hjälpt till att implementera metoder i 7 år. Rapid eLearning som begrepp har dock breddats och framför allt börjat ersätta den traditionella marknaden för eLearning. Idag krigar verktyg som Adobe Captivate, Lectora Snap och Articulate Storyline med funktionalitet som finns i de mest avancerade eLearningverktygen. Avancerade scenarios och interaktioner kan läggas till utan att ta till komplexiteten i verktyg som Flash eller Lectora Publisher.

Enkelt att göra drag-drop övningar i Articulate Storyline.

Det här betyder att även avancerade scenarios och ”spel” nu kan göras snabbare och enklare och levereras i korta moduler. Den nya generationen verktyg kan alla publicera i HTML5 för mobiler, vilket äntligen gör det praktiskt rationellt att leverera lärmoduler på mobilen.

Det här har givit utrymme för riktigt enkla och snabba verktyg som med en knapptryckning konverterar innehåll i PowerPoint till Flash eller HTML5 för att spela såväl på intranätet som i mobilen. Ett exempel på ett sådant verktyg är iSpring Converter. Man skulle kunna säga att det är den nya marknaden för Rapid eLearning, lämplig för korta lärmoduler ”just-in-time”. Faktum är att PowerPoint 2010 i sig innehåller det mesta av vad som behövs; möjlighet att synkronisera ljud, enkla interaktioner, skärmbilder och publicering till video. Ta en titt på min Youtube-kanal för några exempel (dock inte tänkta som ”just-in-time”)

Verktygen för skärminspelning blir också bara enklare och enklare. Du behöver inte köpa Adobe Captivate för att börja skapa eInstruktioner för din programvara. Gratisverktyg som Jing och Screenr räcker för de flesta behov och har också lösningar för att lagra och spela upp inspelningarna.

De flesta system för webmöten och webinar erbjuder idag möjlighet till inspelning. Det är system som ämnesexperter ofta är vana vid att använda och som också erbjuder enkel lagring och uppspelning av inspelningarna. Du behöver inte vara flera på ett möte för att spela in utan kan sitta själv och skapa korta inspelningar. Vissa system, t.ex. Microsoft Lync sparar inspelningar i videofiler som är enkla att editera efteråt och klippa upp i kortare stycken.

En helt ny spännande kategori av plattformar är molnbaserade tjänster för att att spela in powerpoint, video eller bilder med ljud för att sedan ladda upp till en server i ”molnet”. Företaget BrainShark erbjuder en komplett lösning för lärande ”just-in-time” med enkelt online författande, portal (även mobil) och rapportering, ungefär som en blandning mellan YouTube och ett LMS. Andra liknande lösningar är Knoodle och Vidizmo.

Stora besparingar med just-in-time

Den stora poängen med lärande ”just-in-time” är att överbrygga glömskekurvan, göra lärandet mer tillgängligt och bättre stötta våra prestationer. Det finns också andras faktorer att räkna in. En är ökad hastighet. Att utveckla en kurs för klassrum och sedan leverera kan ta lång tid om det handlar om ståra målgrupper. Att nå 500 anställda innebär 20-30 kurstillfällen, något som kan ta många månader att genomföra. Detsamma med klassisk eLearning. Även små projekt tar flera månader att genomföra. Att engagera rätt ämnesexperter och coacha dem att spela in korta lärmoduler med enkla verktyg är gjort på några veckor.

En annan stor faktor är besparingar. En organisation med 10.000 anställda kan spara över 100 mkr på att ersätta delar av klassrumsutbudet med ”just-in-time”.

Det finns två stora besparingsposter. Den första besparingen gör du genom att inte behöva klassrum, läratid, lokaler, transporter m.m. Den andra besparingen beror på minskad tid att lära sig. Studier visar lärande med traditionell eLearning tar ca. 50% av tiden det tar med lärare och klassrum. Det beror bl.a. på att det blir mycket spilltid. Resor, raster, diskussioner, introduktioner och mycket annat tar tid från själva lärandet.

Med just-in-time är skillnaderna ännu större. Moment som översikter och övningar försvinner. Det behövs inga översikter eftersom innehållet är så litet och tillämpning sker direkt i arbetet. Från Ericsson har jag flera exempel på att lärande ”just-in-time” görs på 30% av tiden för att lära i klassrum.

Det här innebär att kostnaden för en kursdag, som i klassrum är ca. 10-15.000, sjunker till ca 2-3.000 kr*

Räkneexempel:

Enligt ASTD’s 2011 state of the Industry Report tar anställda i snitt 4 dagars formell utbildning per år. Kostnaden blir ca. 40-60.000 kr per år och anställd.

Säg att en organisation kan halvera sina klassrumsdagar och ersätta med just-in-time.

Hälften av kostnaden ersätts nu med ”just-in-time” där en besparing görs med 70%, d.v.s 0,7 *20-30.000 kr.

Besparing per anställd/år: 14-21.000 kr

Besparing för 10.000 anställda: 140-210 mkr

Så gör du?

Så hur kommer du vidare? Även om det kan vara lockande att direkt titta på verktyg och teknik så är det första som vanligt att förstå behovet. För vilka målgrupper och kompetenser passar ”just-in-time”? Hur gör du för att välja mellan olika lärmetoder som klassrum, simulering, elearning, laboration, on-the-job-training, just-in-time m.m. Kort sagt, du behöver se över helheten i hur du stöttar de anställdas prestationer. Du behöver också förenkla dina processer för framtagning av lärmaterial och skapa mallar och annat stöd för ämnesexperter och andra som skall bidra. Därefter kan det vara lämpligt att titta på olika sätta att författa och distribuera innehåll.

Vill du veta mer om hur du gör så rekommenderar jag mitt webinar den 5 september.

Har du kommentarer till det här? Kanske håller du inte med? Skriv i kommentarsfältet nedan.

*Kostnaden för klassrum inkluderar utveckling av kursmaterial, lärartid, lokaler, resor och logi och framför allt kostnaden av frånvaro från jobbet. I fallet med lärande ”just-in-time” ingår kostnad för utveckling, plattform och frånvaro från jobbet.

Kurs (via webinar): Etablera lärande ”just-in-time”

Anställda vill lära allt mer just när de skall göra jobbet. Vi vet också att effekten av lärandet blir bättre om det sker i rätt sammanhang, i arbetet. Trenden går från att lära utanför arbetet, i klassrummet, till att lära med hjälp av korta lärmoduler. För dig som ansvarar för utbildning innebär det stora förändringar. Mycket av existerande klassrumsutbildning kan styckas upp och levereras via webben. Det finns en stor mängd metoder att tillgå: Rapid eLearning, webinar, inspelning och redigering av webinar, skärminspelning, video och enkla möjligheter i PowerPoint 2010.

Den här kursen ger dig kunskapen att etablera ett lärande ”just-in-time” i din organisation. Du kommer kunna flytta mycket av ert klassrumslärande till arbetsplatsen och därmed förbättra effekten av lärandet samtidigt som du sparar på din utbildningsbudget. Du får lära dig om de nya verktygen, hur korta lektioner och prestationsstöd byggs upp, hur du etablerar ett produktionsflöde och mycket mer. Kursen pågår hela hösten med ått webinarier om 1,5 timme vardera varvat med egna arbetsuppgifter.

Du kan läsa mer om bakgrunden på den separata inbjudan till vårt första webinar den 5 september.

Se inspelning från webinaret.

Kursmål

  • Du behärskar verktyg för Rapid eLearning, skärminspelning, video och webinar.
  • Du kan nödvändig pedagogik och bedömer när det passar med lärande ”just-in-time”.
  • Du kan etablera arbetssättet i din organisation och stötta ämnesexperter i framtagningen av lärmoduler.

Målgrupp

Du som ansvarar för eller deltar i organisationens kursproduktion.

Genomförande

Kursen genomförs under 8 webinarier varannan vecka med start den 5 september och avslutning 12 december. Du deltar via din dator och mikrofon och varje tillfälle är 1,5 timme. Mellan tillfällena kommer du att få möjlighet till självstudier och egna arbetsuppgifter via en kursportal.

OBS! Eftersom att jag vet att många arbetat med delar av kursinnehållet tidigare finns möjligheter att beställa enstaka webinar, ett urval om 4 webinar eller kursens samtliga webinar.

Kursavsnitt

Del 1: Minska din utbildningsbudget med nya utbildningsmetoder (5 september)

PROVA-PÅ Detta tillfälle är gratis!

Det första tillfället ger en äversikt till lärande ”just-in-time”.  Jag förklarar varför effekten av lärandet kan bli högre när du flyttar lärandet närmare arbetsuppgiften och hur du kan beräkna det stora besparingar som kan göras. Du kommer se exempel på hur du kan arbeta med lärande ”just-in-time”. Vi går bl.a. igenom:

  • När skall du använda lärande ”just-in-time”.
  • Vilka former av lärmetoder finns? eLektioner, eInstruktioner, webinar, m.fl.
  • Hur du får experterna att börja producera.
  • Nya verktyg för Rapid eLearning, från iSpring Converter för HMTL5 till Articulate Storyline för avancerade scenarios.
  • Enkla verktyg för skärminspelning.
  • PowerPoint, både för video och skärminspelning
  • Spara och dela upp ditt webinar som korta videos.
  • Leverera på mobilen.
  • Hur sätter du upp en effektiv fabrik?

Se inspelningen.

Del 2: Så arbetar du med lärande ”just-in-time” (19 september)

Vad passar bäst att lära i klassrum? Vad lär vi på arbetsplatsen innan vi gör våra uppgifter? Vad lär vi bäst av varandra, t.ex. problemlösning när något inte fungerar eller vi vill sprida erfarenheter? Du får lära dig helheten, hur olika lärmetoder passar i olika skeden av vår utveckling och när lärande ”just-in-time” är som mest effektivt.

De pedagogiska utmaningarna förändras när du går från klassrum eller traditionell eLearning till att lära i arbetet. Moment som motivation, memorering och träning av färdigheter förändras när du går från att lära långt innan till just före arbetsuppgiften. Trots det finns det pedagogiska utmaningar kvar. Vi måste förmedla nyttan snabbt, vi måste visualisera effektivt, hantera begränsningar i arbetsminnet och använda ett konkret språk. Det är ofta experterna, utan pedagogisk/kommunikativ bakgrund som tar fram lärmaterialet. Du får lära dig metoder att säkra en grundläggande pedagogisk nivå.

På detta webinar kommer du att lära dig att:

  • Välja lämplig lärmetod beroende på användare, situation och typ av kunskaper.
  • Förklara när lärande ”just-in-time” passar som bäst.
  • Anpassa traditionella utveckling för lärmaterial (ADDIE) för att bli enklare och snabbare.
  • Förklara viktiga pedagogiska principer vid lärande ”just-in-time”

Del 3: eLektioner del 1 – skapa upplägget (3 oktober)

Det första vi fokuserar på är lektionerna. En av de stora skillnaderna med lärande ”just-in-time”och klassrum är att vi fokuserar på ett lärmål eller ämne i taget. Varje modul blir fristående och allt kortare, oftast bara 5-15 minuter lång. På detta webinar får du lära dig hur en lektion skall byggas upp med inledning, ämne och tillämpning. Du får också en överblick av marknaden för Rapid eLearning verktyg som vuxit lavinartat de senaste åren.

På detta webinar kommer du att lära dig att:

  • Skapa en effektiv eLektion i PowerPoint.
  • Förklara de viktigaste punkterna att tänka på vid utformning av sidor.
  • Använda bild för att visualisera budskapet.
  • Förklara vilka olika nivåer som finns på eLektioner och vad de kostar att ta fram.
  • Förklara för- och nackdelar med några av de vanligaste verktygen på marknaden: Articulate Studio, Articulate Storyline, Lectora Snap, iSpring och Adobe Presenter.

Del 4: eLektioner del 2 – författa lektionen (17 oktober)

Vi går vidare med eLektioner och använder två olika författarverktyg för att bygga enkla lektioner. Vi arbetar med med Articulate och med iSpring Converter.

På detta webinar kommer du att lära dig att:

  • Förklara vad som krävs för att spela in ljud
  • Spela in ljud och  synkronisera med animeringar i Articulate Presenter.
  • Lägga till menystruktur i Articulate Presenter.
  • Lägga till frågor i Articulate Quizmaker.
  • Publicera lektionen till Flash.
  • Spela in ljud och skapa enkla frågor direkt i PowerPoint.
  • Använda iSpring Converter för att publicera till HTML5 för användning på mobiler.

Del 5: Merutnyttja dina webinar (31 oktober)

Webinar är ett effektivt media för presentationer och för att genomföra möten. Det är också ett mycket bra verktyg för lärande. Med de inbyggda verktygen genomför du lektioner med hög interaktivitet och elevaktivitet.

På detta webinar kommer du att lära dig att:

  • Planera och förbereda ditt webinar.
  • Använda verktyg som ”chat”, ”white board” och ”poll” för att skapa elevaktivitet.
  • Spela in webinar och tillhandahålla länkar till inspelningen efteråt.
  • Redigera ditt inspelade webinar (Microsoft Lync) och stycka upp till flera korta presentationer.
  • Förklara för- och nackdelar med några av de vanligaste plattformarna på marknaden.

Del 6: Skärminspelningar för eInstruktioner (14 november)

Skärminspelningar har blivit allt vanligare i takt med allt enklare verktyg för att spela in och publicera eInstruktioner för framför allt programvara. Det är kanske den vanligaste formen av lärande/stöd ”just-in-time”.  Idag finns en stor mängd verktyg för inspelning, från gratisverktyg som Jing till Adobe Captivate. De är kapabla att författa allt från ren video av skärmen till simulering av programvara.

På detta webinar kommer du att lära dig att:

  • Planera och förbereda din skärminspelning.
  • Genomföra skärminspelningen för bästa effekt.
  • Förklara för- och nackdelar med olika publiceringsformat.
  • Färklara vilka funktioner som är viktiga i ett inspelningsverktyg
  • Förklara för- och nackdelar med ett antal av verktygen på marknaden.
  • Använda gratisverktyget Jing för att genomföra en skärminspelning.

Del 7: PowerPoint för eInstruktioner (28 november)

Med PowerPoint 2010 kan du enkelt infoga ljud, video och skärminspelningar, för att sedan exportera som video. Det betyder att du kan använda enbart PowerPoint för att skapa eInstruktioner. Med en liten extrainsats kan du också konvertera din video till 3GPP eller HTML5 så att den spelar på på mobiler. Du kommer också få exempel på hur du kan utveckla en mobil portal för dina eInstruktioner.

På detta webinar kommer du att lära dig att:

  • Utforma en effektiv eInstruktion med video och ljud i PowerPoint.
  • Publicera pesentationen som video från PowerPoint.
  • Konvertera videofilen till vanliga format för ditt intranät eller på YouTube.
  • Publicera presentationen till HTML5 för användning på mobiler.
  • Anpassa plattformar som SharePoint och WordPress för mobil leverans.

Del 8: Etablera produktionsflödet (12 december)

På tidigare webinar har du lärt dig om de olika lärmetoderna. Hur sätter du nu ihop det här till något som fungerar i din organisation? Du kommer t.ex. behöva olika sätta att stötta alla som skall producera eLektioner och eInstruktioner. Du kommer behöva ett arbetsflöde som säkrar kvalitet i innehållet. Slutligen behöver du se till att användarna kommer åt lärmodulerna.

På detta webinar kommer du att lära dig att:

  • Anpassa mallar i PowerPoint för din organisation.
  • Anpassa en arbetsprocess med instruktioner för ämnesexperterna.
  • Utforma ditt intranät för att ge support åt ämnesexperterna.
  • Utforma ett enkelt upplägg för Content Management.

Lärare

Johan Skoglöf

Pris

”Del 1: Minska din utbildningsbudget med nya utbildningsmetoder” är kostnadsfritt. Anmäl dig.

Övriga webinarier kostar 1.900 kr per tillfälle och inkluderar deltagande i webinar, inspelning från webinar samt PowerPointfilen.

Kursens samtliga 8 webinarier (varav det första är fritt) kostar 13.300 kr om du köper varje webinar för sig.

ERBJUDANDE 1: Beställer du alla webinarier i kursen betalar du endast 10.900 kr!

ERBJUDANDE 2: Beställer du alla webinarier senast den 14 september betalar du endast 8.900 kr!

ERBJUDANDE 3: Beställer du ett urval av 4 webinarier betalar du 4.900 kr!

 

3 saker du bör satsa på som ansvarig för företagets lärande

Hur får du din utbildningsavdelning att göra mest nytta? Hur säkerställer du att insatserna verkligen genererar vinst? Hur kan du leverera trots att din budget minskar?

Här kommer det korta svaret:

  • Fokusera på prestationer
  • Leverera ”just-in-time”
  • Stötta det informella lärandet

Här kommer en lite längre förklaring:

  • Fokusera på prestationer (Performance Management) – Flytta fokus från ämnen och kurser till jobb och processer. Tillämpa synsätt och metoder för att alltid utgå från de anställdas prestationer i arbetet. Du kommer automatiskt närmare verksamheten, löser verkliga problem, kommer att märka att de flesta lösningarna är annat än utbildning och kommer att göra mycket mer fokuserad och relevant utbildning.
  • Leverera ”Just-in-time” – Flytta tyngdpunkten i lärandet från att lära i förtid, d.v.s utifall kunskapen skulle behövas till att lära när kunskapen verkligen behövs. Du kommer märka att det är ett bättre sätt att stötta den anställdes prestationer, men också att innehållet kan göras mycket enklare och billigare.
  • Stötta det informella lärandet – Flytta dina insatser i formellt lärande (20% av vårt lärande) till att stötta det informella lärandet (80% av lärandet). Utnyttja lärportaler till att göra kunskapen som redan finns i företaget tillgänligt, använd verktyg som forum, wikis, bloggar och andra former av användargenererat innehåll.

Du har säkert ett antal utmaningar framför dig. Kanske att upphandla billigare och bättre leverantörer av klassrumsutbildning, att rationalisera processen för att upphandla eller utveckla eLearning, att skapa bättre bild över vilka kompetenser olika jobb skall ha. Allt det här behövs och är en del i en systematisk kompetenshantering. Men inget av detta ger bättre effekt än att tillämpa de tre punkter jag nämner ovan. Övertygad?

Nehej. Då får vi ta det en nivå till:

Varför behöver du tillämpa ”Performance Management”?

De flesta organisationer jag jobbat med tar fram kurser ganska mycket av tradition. Klart att det skall vara en produktöversikt för alla säljare. Man beskriver också kompetens på en väldigt hög nivå. T.ex. kunskap i Excel, alldeles oavsett om controllern skall kunna vissa saker och säljaren helt andra saker. Båda skickas ändå på en generell Excel kurs.

Men frågan är. Vilket är problemet?

Om säljarens priskalkyler är dåliga kanske inte högre kompetens i Excel är lösningen. En bättre utformad mall kan vara lösningen, eller att all priskalkylering centraliseras till en ”priskalkyleringsroll”.

Performance Management betyder att vi utgår från de prestationer den anställde gör i sitt arbete. En produktutbildning för säljare utgår inte från produktens funktioner och egenskaper utan från hur säljaren skall göra för att effektivt beskriva hur den här produkten skapar värde för kunden.

Jobbar man fullt ut med Performance Management försöker man hitta orsaken till problemet eller hur prestationen kan förbättras. Det kan handla om motivation, organisation, processer, användargränssnitt m.m. och som en (av flera) faktorer; bristande kunskaper.

Du behöver inte gå så långt för att göra drastisk skillnad i utbildningen. Det räcker med att alltid relatera till vad användaren gör i arbetet. Varje utbildning bör utgå från ett affärsmål (t.ex. ta hem fler order), vad som måste göras (arbetssteg) för att nå målet och vilka förmågor (kompetenser) som krävs för att lyckas.

Det är inget svårt, synsättet har funnits länge i modeller som t.ex. ADDIE, men tillämpas inte så ofta.

Ett exempel på enkel modell för att hitta de specifika kompetenserna som behövs är Impact Maps (Brinkerhof). Det är en enkel modell att länka affärsproblem till inlärningsmål i en kurs.

Ett viktigt steg är också att ställa krav på hur väl vi skall kunna en viss sak. Vetskapen om att vi glömmer 70% av en kurs inom 2 dagar och att vi idag bara håller 15% av den kunskap vi behöver i minnet (resten hittar vi just-in-time) gör att strategierna för utbildning ser annorlunda ut.

Lite förenklat bör formella kurser mer ge översikt och motivation samt träna eleven i att hitta och använda information när prestationen väl skall utföras.

Då är det viktigt att vi tidigt ställer krav på hur väl vi behöver tillämpa en viss kompetens. Att kunna mer om ett ämne är inte alltid det rätta. I väldigt många fall räcker det med att vara orienterad för att i stället ha tillgång till bra instruktioner när arbetet utförs.

DIF-analysen (Difficulty, Impact, Frequency) är en beprövad metod. Kompetenser som är svåra, påverkar arbetet mycket och görs ofta är lämpliga för utbildning, medan sådan som inte görs så ofta t.ex. bör stöttas med ”just-in-time” stöd.

En effekt av att analysera prestationern är att du garanterat gör lösningar som är blandningar av formella kurser, intruktioner, annat just-in-time stöd och kanske andra förbättringsinsatser.

”Blended learning” blir inte ett hokus-pokus som din eLearning leverantör hittar på.

Den här presentationen ger lite mer tips om hur du kan gå tillväga.

Vad ger då detta?

  • Du hittar just de kompetenser som verkligen bidrar till ett bättre resultat i arbetet.
  • De kompetenser som tas med är relevanta för användaren.
  • Utbildningarna blir garanterar kortare. Bara det som är viktigt kommer med.
  • Utbildningen hamnar som en kugge i en större lösning som skall garantera ett förändrat beteende och resultat.

Varför är leverans ”just-in-time” viktigt?

Vad lägger du mest tid på; att via kurser lära dig saker som du kan ha nytta av eller att lära dig precis när du gör en uppgift?

Jag tror att du kommer fram till att du lägger mer tid på att lära dig saker när du utför dom, t.ex. genom att pröva dig fram, fråga en kollega, läsa en instruktion eller se en video om det. Det är ju inte så konstigt, med tanke på glömskekurvan vi pratade om tidigare.

Förr pratade man om ”överträning”, t.ex. i lumpen där man skulle ”övertränas” för att komma ihåg ett par år senare när man gjorde repövning. Det är ingen hemlighet att det inte fungerade.

Idag har många/de flesta tillgång till en stor mängd kunskap via sin dator, direkt i arbetet. Kunskaper vi behöver i arbetet behöver inte längre memoreras, de kan slås upp när vi behöver dem. För 20% år sedan behövde vi ha 70% av den kunskap vi behövde i arbetet i huvudet. Idag är motsvarande siffra 10-15%.

Det här är bakgrunden till konnektivismen, d.v.s. att lärande handlar om att kunna göra kopplingar till och tillämpa annan kunskap (som vi då vanligtvis får via internet)

Det är alltså inte speciellt effektivt att gå igenom det nya affärssystemets 100 funktioner i en 3 dagars utbildning. Det mesta hinner glömmas tills vi använder systemet. Då är det bättre att lägga större fokus på att supporta användaren just innan eller när han använder funktionen i systemet.

Alltså; skär ner på dina kurser. Fokusera på översikt, motivation och på att lära eleven att hitta ”just-in-time” stödet. Lägg mer energi på att skapa enkla instruktioner att användas ”just-in-time”.

Det vanligaste vi tänker på är väl korta skärminspelningar på nån minut som visar hur vi gör nåt i en programvara. Det här är ett exempel från Articulates suppportsida. En mängd verktyg stöttar inspelning av instruktioner, t.ex. Captivate och Camtasia. Idag finns också superenkla och gratis verktyg som Screenr.

Till den hör gruppen räknas också alla verktyg som omvandlar PowerPoint till Flash, t.ex PresentationPro eller Articulate. På Youtube finns mängder av korta instruktioner, från gitarrskolor till hur man byter display på sin mobil eller konfigurerar en router.

En fördel med att göra det mesta materialet ”just-in-time” är att mycket av det dyra i t.ex. eLearning försvinner. Det finns inget behov av motiverande introduktioner när vi redan vet varör vi skall lära: vi har en uppgift att utföra om 5 minuter. Det samma gäller alla interaktioner för att få oss att minnas. Det behövs inte längre.

Det här flyttar också produktionen av innehåll från proffsen, pedagogen och flashprogrammeraren till experterna eller användarna sjävla. En term som växer fram (det vi ser på SlideShare, YouTube eller Screenr) kallas User Generated Content. Här är ett exempel på hur snabbt användargenererat innehåll kommer fram.

Så vad ger en satsning på ”on-demand”?

  • Du får mer effekt  av det du producerar, eleven glömmer inte bort.
  • Innehållet blir kortare och billigare.
  • Du behöver inte en omständlig process med en massa experter.
  • Fler kan producera mer relevant innehåll.

Varför satsa på informellt lärande?

Med tanke på att 80% av vårt lärande är informellt så är det väl inte så konstigt att vi bör satsa på informellt lärande. Samtidigt ser det ju inte vanligtvis ut så i våra utbildningsorganisationer, de är ju dimensionerade för att ta fram formella kurser, förmedlade av en lärare eller av en duktig eLearning-pedagog.

Nu finns det dock verktyg som kan effektivisera hur vi kommer i kontakt med och kommunicerar med experter och kollegor, eller hur vi enkelt kan komma åt information och andra verktyg som vi behöver för att lösa en uppgift.

Diskussionsforum, Bloggar, Wikis, RSS, PodCasts .m.m är exempel på verktyg som stöttar det informella lärandet.

Varför bara ha ett LMS som ger dig möjlighet att tilldela och följa upp formella kurser (20%) av lärandet när du kan öka ambitionen till att stötta så mycket mer.

Din stora uppgift blir inte längre att leverera kurser, utan att stötta det informella lärandet. Det är dels en fråga om teknologi, d.v.s att införa verktyg som wiki, bloggar, portaler, men också att arbeta med lärkulturen, att få de anställda att lära effektivare i arbetet och att dela med sig av kunskaper och erfarenheter. Det är en stor uppgift.

Kombinationen av att arbeta mer fokuserat mot jobben och prestationerna, att leverera kunskap just när den behövs och att stimulera det informella lärandet heter lärportaler.

Här kommer några punkter att börja med:

  • Fråga alltid vilket jobb och vilket problem det gäller när nån vill att du skall ta fram en utbildning.
  • Minimera dina utbildningar till bara det som bidrar till lösandet av problemet.
  • Fråga dig om det redan finns instruktioner eller information som kan användas för att lösa problemet
  • Samla och beskriv länkar till information som löser problemet. Lär eleverna att hitta.
  • Lägg till effektiva stöd (videos, inspelningar) som hjälper eleverna just när dom skall lösa problemet.
  • Stimulera användarna att dela med sig av sina erfarenheter av att lösa problemet, lägg till funktioner som gör det enkelt för dem att dokumentera sina erfarenheter.

Jag är alltid intresserad av kommentarer. Skriv en kommentar nedan.