Workshop – Snabbstart med lärportaler

Har din organisation tankar på hur ni skall föra lärandet närmare arbetet? Hur ni skall komma vidare från LMS och formella kurser? Hur ni bättre skall hantera det informella lärandet och engagera de anställda i kunskapsdelning?

Då är det här en workshop för din organisation! Ni får lära er vad som krävs för att införa lärportaler för formellt och informellt lärande. Hur ni skall organisera arbetet. Hur ni engagerar användarna. Vilket innehåll ni tar med. Vilka plattformar som finns och hur ni bygger lärportalen. Allt för att snabbt kunna sätta upp en handlingsplan.

Med er från workshopen får ni:

  • Kunskaper om hur lärportaler kan utveckla er organisation.
  • Vilka krav ni kan ställa på en plattform för lärportaler.
  • Ett utkast till en plan för er organisation.

Beskrivning

Målet med denna workshop är att ni, på ett snabbt och effektivt sätt, får de kunskaper och insikter som behövs när din organisation utvärderar att införa lärportaler.

  • Jag kommer att gå igenom hur lärportaler bidrar till att öka lärandet i organisationen.
  • Ni får se exempel på läportaler, vilka system och plattformar som kan användas och hur nipraktiskt gör för att bygga en lärportal.
  • Ni får lära dig hur du sätter upp mål och avgränsningar för portalen, skapar en bild av användarbehoven, etablerar organisation och tar fram en plan för införande.
  • Slutligen får ni lära er om de nya lärformat som kan användas på portalen. Ni får praktiska exempel på hur användare själva enkelt kan göra inspelningar och hur ni driver användarinteraktion t.ex. på forum.

Målgrupp

Ni som arbetar med att utveckla lärandet i er organisation. Vi riktar oss både till dig som kan leda införandet av lärportaler och till dig som är en del av det praktiska införandet.

Program

Del 1 – Lärportaler för formellt och informellt lärande

  • Vad är lärportaler?
  • Vad är skillnaden mellan LMS och lärportaler?
  • Hur stöttar lärportaler det informella lärandet?
  • Vilka vinster finns med lärportaler?
  • Vi visar exempel på lärportaler.
  • Arbetsuppgift: Vilka är behoven och vinsterna i er organisation?

Del 2 – Sätta upp en lärportal

  • Vad innehåller en lärportal?
  • Vilka krav skall man ställa på en systemplattform?
  • Vilka systemplattformar kan användas som lärportaler?
  • Demonstration samt för- och nackdelar med ett par av systemen?
  • Praktiskt exempel: så bygger du en lärportal i SharePoint.
  • Arbetsuppgift: Vilka är kraven i er organisation?

Del 3 – Driva en lärportal

  • Identifera hur lärportalen skall stötta verksamhetsmålen.
  • Hitta ett användarsyfte som är relevant men samtidigt har en kritisk massa.
  • Analysera användarbehoven.
  • Vilka roller krävs för att driva en lärportal?
  • Arbetsuppgift: Med vilka grupper och behov skall ni börja er satsning?

Del 4 – Kritisk massa av lärande innehåll

  • Hur arbeta med de olika delarna i en läportal: lära, stötta uppgifter, dela erfarenheter?
  • Att göra innehållet relevant och lättillgängligt.
  • Hur driver du användarinteraktion, t.ex. användning av ett forum?
  • Användardrivet innehåll, skärminspelningar, videos, inspelade PowerPoint.
  • Pröva-på: Enkelt verktyg för inspelning.

Kostnad

Workshopen kostar 29.000 kr och inkluderar då ett förberedelsemöte där vi går igenom era förutsätningar och deltagare, en dags workshop i era lokaler, samt sammanfattning av slutsatser och handlingsplan.

Fyll i formuläret nedan om du vill att jag skall ringa upp och berätta mer.

Gå vidare med lärportaler

Lärportaler för formellt och informellt lärande ger flera fördelar:

  • Du stöttar mycket mer än de ca. 10% av lärandet som är formellt.
  • Du skapar jobbfokus och relevans och ökar därmed effekten av lärandet.
  • Du ökar tillgängligheten till kritisk kunskap och information.
  • Du tillför kunskap från alla anställda, inte bara från lärare.

Så här kan du gå vidare med lärportaler:

  1. Läs min blogpost ”Att införa lärportaler för formellt och informellt lärande”.
  2. Se presentationen från mitt webinar om lärportaler.
  3. Bjud in dina kollegor och beslutsfattare att lyssna på och diskutera hur man inför lärportaler i din organisation. Jag ordnar ett webinar just för er. Skicka ett mail och beskriv ert behov så kontaktar jag dig.
  4. Starta en förstudie för att tydliggöra ert behov samt ta fram en handlingsplan. Läs mer.

Förstudie lärportaler

Som du kanske läst i min blog är teknik inte den viktigaste frågan när det gäller lärportaler. Det är alltså inte i första hand en fråga om att upphandla ett system. Istället handlar det om hur ansvar skall organiseras, hur anställdas behov ser ut, hur innehåll skall skapas och underhållas och inte minst hur kulturen skall förändras.

Innan ni går vidare med en satsning på en lärportal behöver följande frågor besvaras:

Hur skall lärportalen stötta verksamhetsmålen?

Vilka är verksamhetens mål och utmaningar? Vilka jobbroller är i fokus? Finns det nya arbetsätt, produkter, teknologier eller annat som är i fokus för verksamheten? Vilka mätbara mål finns? Hur skall lärportalen stötta dessa mål? Vilka andra initiativ finns? Hur är ledningens engagemang för den här typen av kompetensstöd? Hur ser investeringskalkylen ut?

Vad är användarnas behov?

Hur ser kompetensgapen ut för att nå de viktiga verksamhetsmålen? Vilka jobbroller är inblandade? Hur hämtar användarna kunskap och information som behövs i jobbet idag? Vad har användarna för preferenser runt lärande och kompetensstöd? Vilka förutsättningar har användarna att nå innehåll på intranätet? Tillgång till dator, mobil, tid etc.

Hur kan lärportalen organiseras?

Vilka äger verksamhetsmålet? Vilka har ansvar att förse organisationen med kunskap inom området? Var finns experterna? Vilken organisation sitter på budget och resurser? Finns det liknande initiativ (t.ex. diskussionsforum, support)? Var finns de aktiva användarna?

Hur se förse lärportalen med innehåll?

Vilka tar fram dokumentation och stöd inom området? Vilket ansvar för kompetensstöd har experterna inom området? Tillgång och mognad runt produktionsverktyg (Articulate, video, etc.)? Hur ser användarnas klienter (PC, mobil) ut? Vilka verktyg finns för användargenererat innehåll?

Hur ser de tekniska förutsättningarna ut?

Vilka möjligheter till samarbete har existerande intranät eller LMS? Vilka planer har IT? Vilka är begränsningar och förutsättningar i er IT miljö?

Frågorna är många och det är viktigt att först förstå behoven och hur lärportalerna skall organiseras innan ni tittar på mer tekniska krav och börjar jämföra produkter. Skicka ett mail och beskriv er satsning så kan jag berätta mer hur ni kan lägga upp en förstudie så praktiskt och effektiv som möjligt.

Presentation på YouTube – Lärportaler del 2

Presentation på YouTube: Lärportaler – del 1

Presentationen från mitt webinar om ”Lärportaler för formellt och informellt lärande”

Att införa lärportaler för formellt och informellt lärande

Vad är lärportaler?

En lärportal stöttar användare både med det formella och det informella lärandet. Den stöttar oss alltså inte bara när vi behöver gå en kurs utan också när vi behöver lära inför en arbetsuppgift. Kanske behöver jag se en video hur det nya droppet skall kopplas in på patienten? Kanske behöver jag repetera de viktigaste argumenten inför säljmötet efter lunch? Kanske behöver jag som tekniker en steg-för-steg instruktion hur den nya apparaten skall installeras? Lärportalen stötar också kunskapsdelning och det sociala lärandet.

Jag vet, ordet lärportaler kan vara missvisande. En del svenska organisationer använder lärportaler för att prata om sitt LMS (Learning Management System). Vi på Learntech använder lärportaler som en direkt översättning från engelskans Learning portal, med vilket menas en portal genom vilken den anställde får allt det kompetenstöd som krävs för att utföra jobbet.

Bilden (Bersin & Associates) visar lärportalen som ett sätt att samla allt det kompetensstöd (formellt eller informellt) som behövs för att göra ett bra jobb.

Den här bilden är från Cisco och visar lärportalen som är organiserad efter de uppgifter en tekniker arbetar med. Under varje titel hittar teknikern lärresurser, instruktioner, videos, forum, wikis och andra resurser som hjälper honom att göra ett bra jobb.

Du kan också läsa min artikel ”Vad är lärportaler?” om du vill veta mer eller artikeln ”Learning Portals: Death of the Corporate LMS?” i Training Magazine.

Nyttan med Lärportaler

Vad tillför egentligen en lärportal? Är det inte bara en länksamling eller ytterligare ett ställe där den anställde måste hitta information? Här är några saker:

  • Den anställde får ett heltäckande kompetensstöd, inte bara för den formella utbildningen, utan också för att lära i arbetet, för att förbereda sig inför arbetsuppgifter, få stöd medan uppgiften utförs och med att dela erfarenheter.
  • Lärportalen tillför jobbfokus och relevans. Istället för att organiseras runt ämnen så är lärportalen organiserad runt jobb och arbetsuppgifter. Fokus är att stötta den anställdes prestationer.
  • Lärportalen förenklar att hitta och värdera kunskap och information. En anställd lägger i genomsnitt 6 timmar i veckan att hitta kunskaper som behövs för arbetet. Lärportalen adresserar det problemet genom att länka in all den kritiska kunskap som är nödvändig för att utföra jobbet.
  • Med lärportalen och det innehåll som oftast finns på den (kortare lärmoduler, eInstruktioner m.m.) flyttas lärandet till arbetet och initiativet till eleven. Det är inte läraren som styr när kunskap lärs, utan verkligheten. De kortare modulerna gör att lärandet är enklare att passa in i jobbet.

Vad är lärportalen rent tekniskt?

Vad är då lärportalen rent tekniskt? En sida med länkar på intranätet? Ja, egentligen. Men det behövs lite mer:

  • En flexibel navigering som skapar relevans och kontext för lärandet. T.ex. att lärresurser organiseras efter jobb, processer, produkter eller annat.
  • Många gånger metadata runt objekten som matchas med användarens profil och därmed ger ytterligare filtrering av relevanta lärresurser.
  • Korta/effektiva beskrivningarna av lärobjekten, som gör det enkelt att värdera innehållet.
  • Sociala funktioner som betyg och statistik över användning som gör det enkelt att presentera de mest populära och kritiska objekten överst.
  • Fler funktioner för användaren att lämna kommentarer på innehållet.
  • Forum, wikis eller andra sociala verktyg som möjliggör för användaren att dela med sig av sina erfarenhete och kunskaper.
  • Flera sätt för användaren att prenumerera på informationen, som RSS eller ”Alerts”.
  • Möjlighet för användaren att anpassa sidor, t.ex. vad som visas på sidan.

Ett exempel: Ericsson Academy

På Ericsson ansvarar varje större produktlinje (t.ex. GSM) och varje jobbägare (t.ex. säljare) för en lärportal, eller som det heter där ”Academy Space”.

Ovan ser du portalen för den nya teknologin 4G. Användaren börjar med att klicka på den flik som motsvarar det egna jobbet. På toppsidan finns också ett antal listor över mest populärt innehåll, senast uppdaterat innehåll, relaterade sajter m.m.

Användaren kan välja formell utbildning som är uppbyggd efter de kompetenser en viss jobbroll behöver för att arbete med 4G. Han får då upp ett spår av lärresurser ordnade från lätt till svårt som matchas mot kompetenserna för just användarens jobb. På de enklare nivåerna är innehållet huvudsakligen Rapid eLearning eller webmöten och när det är mer avancerade kunskaper oftast klassrum med laborationer.

Användaren kan också välja att gå direkt till sitt arbetsområde, t.ex. ”Radio Network Design” och får då tillgång till mer än bara kurser. Det kan handla om guider, instruktioner, videos och andra resurser som hjälper eleven i arbetet.

Slutligen kan eleven också använda de forum som finns för att diskutera problem, kommentera lärresurser förmedla erfarenheter och lösning och ladda upp andra lärresurser.

En grovskiss på hur en lärportal byggs upp

Bilden nedan visar principerna för hur en lärportal kan byggas.

  1. En lista eller databas används för att administrera länkar till alla lärresurser. Själva innehållet kan ligga någon annanstans, t.ex. på företagets LMS, produktkatalog, server för webmöten, internet m.m. I listan finns all metadata som anger för vilka roller lärresursen är relevant. Metadata styr hur lärarresursen visas, på vilken sida och för vilka användare.
  2. Sidor skapas med olika syften, t.ex. för olika jobbroller, eller för att visa formella lärspår, ”On-Demand” resurser eller kunskapsdelning.
  3. I fallet med SharePoint används s.k. webparts (små programfunktioner), som medger att visa urval av länklistan så att bara det som är relevant för sidan visas. Andra s.k. webparts används för att visa diskussionsforum, wikis, relaterade länkar m.m.

I det enklaste fallet kan en lärportal bara vara ett lager ovanpå företagets LMS för att dölja att LMS ofta har svårnavigerade gränssnitt, för att man vill skapa interaktion med användarna med sociala funktioner eller för att länka in stöd och resurser som LMS oftast inte hanterar.

Tekniska plattformar för lärportalen

Vilka är då plattformarna som används som lärportaler och som har de sociala funktionerna som behövs? Enligt en utvärdering av Gartner, gjord i augusti förra året var ledarna Microsoft SharePoint, IBM Connection och Jive. Talent Management systemen SABA och Succesfactors ligger också relativt bra till. Forrester (Q3, 2011) sätter Jive främst före IBM och Telligent, följt av SharePoint.

Även om det finns plattformar som har både kraftfullare och mer lättanvända sociala funktioner, så är det ändå fakta att de flesta företag redan har SharePoint installerat. I det läget är det svårt att motivera en annan plattform. Till fördelarna hör att nya 2010 har en oslagbar integration med Lync för webmöten och Office, bl.a. med PowerPoint som nu kan exportera video direkt till SharePoint. Funktionaliteten är minst lika omfattande som för övriga sociala plattformar. Det finns också mycket mer kunskap och tillgång till programmerare att arbeta med SharePoint än för någon annan produkt, vilket också gäller tredjepartsmarkanden, med tillägg. Företaget Newsgator tar t.ex. fram produkter för att täcka upp där Sharepoints sociala funktioner inte är i klass med de bästa.

Till nackdelarna hör bland annat att användargränsnittet inte är lika lättarbetat som t.ex. Jive och att det är lätt att anpassa för mycket, eftersom det går att programmera och anpassa på djupet.

Jive betraktas som den ledande kommersiella sociala plattformen. Den har en stor rad namnkunniga kunder, t.ex. Cisco, Accenture, Logica m.fl. De sociala funktionerna ligger oftast en generation före SharePoint. Ett problem är att företaget är betydlig mindre än sina konkurrenter Microsoft och IBM men samtidigt betydligt större än niche-spelarna. Ett exempel är att Jive i väldigt liten utsträckning finns utanför Nordamerika och inte vad jag vet i Sverige. Det leder till problem om man skall hitta resurser för integration och utveckling.

Vi har hjälpt ett företag att bygga en lärportal med OpenSource plattformen Drupal.  Även Drupal har en stor mängd sociala funktioner och många tillägg som görs av den 600.000 personer stora utvecklargruppen över hela världen. Till nackdelarna hör en varierande kvalitet på de olika tilläggen och förstås bristen på support.

Vad kostar det?

Svaret blir som vanligt – det beror på!

De olika kostnaderna är:

  • Programvara för portalen.
  • Design, utveckling av mall och testning, t.ex. med en pilotgrupp.
  • Utveckling och driftsättning av respektive portal.
  • Fylla varje portal med innehåll och driva trafik till portalen.

Programvara för portalen

Som jag sagt tidigare är de flesta lärportaler utvecklade i SharePoint. Det är också en plattform som redan finns i många svenska företag. Har ni inte SharePoint så är det nog orealistiskt att få IT att installera en ny social plattform bara i syftet att skapa lärportaler. Ett alternativ kan vara om ni har ett större modernt LMS, t.ex. SABA, Taleo eller Succesfactors. De har alla sociala funktioner och kan fungera som lärportaler. Ett annat alternativ som inte kräver en större systeminvestering (mer än resurser från IT och troligen resurser för programmering) är att använda Drupal.

Slutligen finns alternativet till driftade lösningar eller ”Software as Service” (d.v.s. att ni betalar en månatlig kostnad per användare). Här finner ni lösningar med Jive eller Ning (och även SharePoint i formen Office 365) Kostnaden brukar ligga runt 50 – 100 kr per användare och månad.

Design och utveckling av mall för portalerna

Det är något som beror på omfattning och komplexitet på portalerna. Skall ni använda omfattande filtering och matchning av metadata och integrera tjänster för t.ex. användargenerat innehåll (typ YouTube) så kan kostnaderna dra iväg. För den typ av lärportal jag skrivit om ovan blir kostnaderna mindre. Du får då möjlighet att skapa navigering och enkel filtrering mot olika jobb, produkter och kunskapsområden, listor för att länka in lärresurser från företaget samt ett antal enklare sociala funktioner som betyg, forum och wikis. Ett par veckors arbete bör räcka.

Utveckling av en specifik portal

Att etablera en portal som de jag visat ovan (Ericsson) kan göras på några timmar om man använder en färdig mall. Är det mycket anpassningar kan man räkna med ett par dagar.

Till detta kommer någon dag att träna den som skall vara ansvarig för portalen med att lägga upp innehåll, skapa nyheter, prenumerationer, ta fram statistik m.m.

Fylla varje portal med innehåll

Det är ett kontinuerligt arbete. Omfattningen beror på syftet med portalen. Vilken/vilka är målgrupperna, vilka kompetenser skall den stötta? En produktgrupp? Ett ansvarsområde?

Den första uppgiften är att förstå vilka kompetenser som skall stöttas givet portalens syfte, sedan bör man förstå vilka gap som finns. Att fylla gapen innebär bl.a. utveckling av kursmaterial, att ta fram stöd ”just-in-time”, t.ex. videoinstruktioner eller skärminspelningar och att länka in andra lärresurser. I ett inledande skede handlar det om att hitta lärresurser som redan finns i företaget. Kurser som finns på LMS. Instruktioner och guider som finns på intranätet. Inspelade webmöten, presentationer. Lärresurser som finns utanför företaget.

När en wiki byggs brukar man tala om ”barn-building”. Det innebär att man fysiskt samlar experterna inom området till en eller ett par dagars arbetsmöte för att skapa ramverket och fylla wikin med det mest kritiska innehållet. Samma sak gäller här. Du behöver inte samla alla experter fysiskt, det går ju att göra med webmöte, men se till att ha en kort deadline.

Vanligtvis finns det kritiska områden där det saknas lärresurser. Min rekommendation är att driva produktion av ett antal enklare Rapid eLearning för att täcka de gapen.

Inom någon månad bör ni ha tillräckligt med innehåll för att kunna publicera portalen. Kom ihåg att det är viktigast att det finns en kritisk massa av relevanta lärresurser med tillräckligt kvalitet. Annars kommer ni inte att kunna driva trafik.

Det löpande arbetet med en portal

Arbetet slutar inte med att portalen är publicerad.

Den första uppgiften är att nå ut till målgruppen, att få dom att komma och interagera med portalen. Det börjar med marknadsföring:

  • Använd vanliga kanaler för interninformation. Om det handlar om en produkt eller ett jobb, t.ex. säljare, så finns det säkert nyhetsbrev och mailgrupper som når de rätta målgrupperna. Försök att komma in på toppen av intranätet.
  • Se till att skapa länkar från de sidor på intranätet som din målgrupp ofta besöker. Det kan handla om andra ”Communitys”, produktsidor, organisationssidor. Dels ger det en väg in och dels skapar det bättre träffar vid sökning.
  • Fokusera på att få in de tongivande experterna inom området till. Portalen. Se till att träffa experterna, presentara på ”roadshows”, be dom skriva inlägg i bloggen eller i diskussionsforumet

Den här typen av kommunikation är inte en engångsaktivitet. Det är en långsiktig aktivitet att bedriva tills trafikmålen nåtts. Därefter gäller det att stegvis få användarna att interagera mer och mer med portalen. Det första steget är att få besökarna att prenumerera, så att de automatisk får nyheter i sin mail. Näste steg att be dem ge kommentarer och betyg. Slutligen vill vi att besökarna skall dela med sig av erfarenheter i forum och wikis. Det är en lång process att skapa ett beteende där användare delar med sig av sina erfarenheter.

Grunden för att skapa trafik är att hela tiden uppdatera med relevant och bra innehåll. Det kräver att du hela tiden förstår användarnas behov. Förutom att göra gapanalyser när nyheter introduceras, så måste ni återkommande göra utvädringar, både som webenkäter och intervjuer för att förstå användarnas behov. Den information ni får in via besökarnas betygsättning och kommentarer måste också leda till åtgärder.

Det gäller också att hålla reda på livslängden på varje lärresurs eller länk och ta bort den när den är utgången. Statistiken ger också underlag för vilka lärresurser som är mest populära och skall ligga högts upp i listor.

Det här var en kort genomgång om vad lärportaler innebär. Kommentera gärna eller kontakta mig om du har funderingar. Du kan också lyssna på mitt webinar den 17 februari.

Vad är lärportaler?

Det formella lärandet står oftast bara för 10-20% av det totala lärandet. Utbildningsinsatser och kursportaler (LMS) ger därför bara ett marginellt stöd i de anställdas kompetensutveckling.

En lärportal syftar till att stötta en större del av det lärande som krävs i arbetet. Lärandet flyttar från att ha varit en separat aktivitet till att bli något som är mer integrerat i verksamheten.

Utbildning som separat aktivitet

Så är det ofta. Lärandet är separerat från arbetet. Kanske t.o.m. i en egen byggnad. Kurser utvecklas från ett ämnesperspektiv, precis som i skolan. Excel, Projektledning, Säkerhet, Produktkunskap etc. Väldigt lite relation till specifika kompetensbehov olika jobbroller har när de genomför olika arbetsuppgifter. Paradigmen är att det går att stuva in kunskap under säg 2-3 dagar som sedan skall kunna plockas fram senare och tillämpas i arbetet.

Det här är inte ett effektivt sätt att stötta de anställdas prestationer:

Utbildning som del av verksamheten

Varför inte flytta lärandet till arbetet? Bygg in så mycket stöd som möjligt i företagets arbetssystem och i intranätet. Se till att innehållet är anpassat till unika jobbkrav istället för att vara generella ämnen. Stycka lärmodulerna i mindre delar så att de bättre passar in i arbetsflödet. Använd inte bara föreläsning som metod, understöd samarbete och kunskapsdelning.

Det är vad Lärportaler handlar om.

Lärportalen

Tänk dig en sajt på intranätet som tillhandahåller kunskap beroende på vilken arbetsuppgift du utför. Det kan ske genom att du själv väljer en viss del av sajten, eller så anpassas sajten automatiskt efter din roll.

På sajten finns länkar både till traditionella kurser men framför allt till mindre lärmoduler uppdelade efter de arbetsprocesser du utför. Här finns också den information du behöver när du skall utföra din arbetsuppgift. Du vet, informationen du får lägga timmar på att hitta. De viktigaste och mest kritiska dokumenten, beskrivningarna och verktygen ligger organiserade efter arbetsuppgifter. Alla länkar är beskrivna så att du snabbt kan värdera informationen. I början är de sorterade efter vad en erfaren användare tycker är mest kritiskt. Med tiden påverkas det av antalet visningar och användarnas betyg.

Slutligen inkluderar sajten snabb access till alla experter, möjlighet att ställa frågor, diskussionsforum, wikis och andra möjligheter för att dela erfarenheter och kunskaper.

Definitionsproblem?!?

Som alltid med en ny företeelse, så måste man kalla den för något. Jag kallar den för ”lärportal”, även om jag vet att det är namnet för många klassiska kursportaler eller LMS. Utvecklingen sker ju inte riktigt i Sverige, så namnen blir engelska. Learning Portals är vanligt, liksom On-Demand Portals och Personal Learning Environments. Det viktiga är meningen: en portal som tillgängliggör lärande och stöd för ett jobb/uppgift i nära anslutning till arbetet.

Poängen med en lärportal

Några av de egenskaper och fördelar du kan uppnå med en lärportal är:

  • Den är tillgänglig och sökbar på intranätet, länkad från system och processer.
  • Den är helt inriktad på att stötta ett jobb eller en arbetsuppgift.
  • Den kortar tiden till kunskap och tillämpning genom att vara relevant för arbetet, länka till den mest värdefulla informationen, göra det enkelt att värdera information etc.
  • Den minskar tiden att stänga kompetensgap genom att utnyttja lärmoduler och information som redan finns.
  • Den minskar kostnaden genom att återanvända både interna och externa lärmoduler och information.
  • Den minskar kosntad och ökar relevans genom att tillåta och uppmuntra att användarna själva bidrar.

Ett exempel – Författarverktyg

Här kommer ett exempel från min egen värld – Snabba författarverktyg för eLearning. På mitten av 90-talet var jag ansvarig för ett författarverktyg som vi sålde relativt framgångsrikt. Det var ett typiskt mallbaserat författarverktyg, med inbyggd databas. Det vi idag skulle kalla LCMS (Learning Content Management). Stödet till kunderna såg ut så här:

  • Gränssnittet var helt eget och därför inte intuitivt.
  • Kunden fick komma till oss för en 3-dagars kurs.
  • Kunden fick ringa till oss när han behövde hjälp.
  • Ändå sålde vi många konsultdagar för att få kunden att komma igång.

Resultat

3-5 dagars lärledd träning för att komma upp i ”produktionsfart”. Svårt för sällananvändare eftersom det inte fanns så mycket inbyggt stöd.

Ett verktyg från idag

Idag rekommenderar vi gärna Articulate som författarverktyg. Motsvarande stöd ser ut så här:

  • Gränssnittet bygger på PowerPoint och är intuitivt.
  • Ovana PP användare får ca 3 timmars lärarlett stöd.
  • Korta pedagogiska skärminspelningar kan nås från PowerPoint. Ersätter läraren.
  • Förutom omfattande FAQ, Help och ”KnowledgeBase finns en blog som ger mycket tips och tricks.
  • Mycket levande diskussionsform som ger svar på många frågor.
  • Online support för problem

Resultat

0-3 timmars lärarlett stöd. En supportsida (lärportal) som erbjuder stöd att kontinuerligt utvecklas och ger svar på probem direkt. Möjligt för sällananvändare att använda verktyg.

Slutsats

Exemplet må vara lite specifikt men belyser klart den förändring som skett på 10 år. Från att det var självklart att man behövde gå på kurs för att lära sig en programvara till att vi i princip kan kasta oss på motsvarande programvara direkt idag. Den ger också exempel på en ”lärportal” som stöttar dig från novis till expert med hjälp av korta lärmoduler, instruktioner, frågor & svar, erfarenhetsdelning m.m. (du kan titta själv på deras supportsida).

Delarna i en lärportal

En lärportal kan organiseras på olika sätt efter vilket behov den skall stötta. Ovan såg du exempel på att stötta kunder. En portal för säljare skulle se annorlunda ut.

Organsation

Det viktigaste med lärportalen är jobbfokuset. Därför bör det finnas en tydlig avgränsning. Det kan vara en process (t.ex. sälj) eller en produkt. På toppnivå delar du sedan in lärportalen efter t.ex. affärsflöde (marknad, sälj, installation, service, etc.) eller för olika jobb. Det som skapar värde på lärportalen är relevansen av informationen för ett visst jobb.

En annan dimension att ta hänsyn till är användarnas erfarenhet. Det skall vara tydligt att komma åt moduler som är till för lärande (bygga grundfärdigheter), support (stötta mig i uppgiften just nu) och kunskapsdelning (spridning av erfarenheter).

Innehållet

Det absolut viktigaste med innehållet är att det skall stötta vissa jobb och vissa arbetsuppgifter. Det är alltså inte en plats för en massa bra-att-ha resurser. Företaget kan också ha flera lärportaler.

Sedan finns det 3 viktiga faktorer som styr vilket innehåll som finns med:

  • En gap-analys, d.v.s vetskapen om vilka specifika kompetenser som krävs för ett jobb eller uppgift och var kompetensgapen finns.
  • Ämnesexperten (eller hellre den vane användarens) bedömning av vilket innehåll som är kritiskt.
  • Återkoppling från användare, t.ex. antalet visningar eller betygsättning av innehållet.

Ett skifte i tankesätt är också att huvudmetoden nu inte är att sätta sig och utveckla kurser, t.ex. eLearning för att möta gapen. Det första alternativet är att återanvända det som redan finns. Finns det redan utvecklade lärmoduler vi kan använda? Kan vi länka till de mest kritiska delarna i manualen? Finns det inspelade webinars att använda? Vad finns externt? YouTube, SlideShare, Communities etc. Det finns mängder med externa resurser.

Genom att intevjua experter och tidiga användare kan vi snabbt få upp ett grundläggande kompetensstöd. Utveckling av innehåll kommer i andra hand. I de flesta fall pratar vi här inte om stora kurser och dyr eLearning. Majoriteten av innehållet kommer att vara korta presentationer med ljud, Rapid eLearning, skärminspelningar, video, podcast skapat av experter eller vana användare.

Verktygen

Det är inte bara innehållet i sig som ger värdet. Det är inte en envägskommunikation från dig som expert till användarna. Lika viktigt är att det finns verktyg som stöttar att snabbt hitta, tillämpa och bidra med innehåll. En poäng är att kunskapen på lärportalen växer i takt med användandet.

Några exempel kan vara:

  • Anpassning till användarprofiler, d.v.s att innehållet anpassas efter min profil.
  • Kraftfulla verktyg för sökning och organisation av innehållet.
  • Enkelhet att lägga till länkarna och skapa beskrivande metadata för varje objekt.
  • Funktioner för att spåra antal visningar, användarbetyg och kommentarer.
  • Möjlighet för användare att posta kunskaper, t.ex. diskussionsforum, wikis och bloggar.

Det här är funktioner som redan finns i många verktyg som används för intranät, t.ex. Microsoft Sharepoint. Själva systemet behöver alltså inte innebära en ny kostnad. Att sätta upp själva sajten för lärportalen är inte heller ett stort arbete. Det är också funktioner som kan ingå i en del LMS. Flera av de Open Source LMS (utan kostnad) som vi brukar tala om klarar mycket av detta, bl.a. Moodle. Risken är dock att du bygger upp ännu mer innehåll i ett system som ligger utanför ditt intranät.

En sido-effekt: utbildningskostnaderna minskar

En sidoeffekt är att investeringarna för utbildning sjunker. Istället för eLearning som är dyrt att utveckla eller klassrum som är dyrt att leverera, skapas materialet av användarna själva. På det sättet garanteras att materialet blir relevant. Det material som skapas är oftast kortare moduler, gjorda med snabba verktyg, t.ex. Articulate, Captivate eller videos i YouTube. Mindre energi behöver göras bl.a på övningar för att stötta memorering, eftersom modulerna är korta. P.g.a av att det är arbetsuppgiften som driver användandet behöver också mindre energi läggas på att motivera eleven att ta sig igenom materialet.

Att motivera elever och att stötta memorering är ju oftast de två faktorer som driver upp kostnader i manus, media och interaktion.

En ökning av användarstödet

Ersätter lärportaler traditionella kurser och LMS? Svaret är nej. Det handlar istället om en utökning av det stöd vi ger till användarna. I bilderna nedan är y-axeln kunskap och x-axeln tid. Vi visar hur en användare går från nybörjare till expert. Den formella delen stöttar oftast bara den som är nybörjare, som behöver mycket instruktion för att klara arbetsuppgiften. Eftersom utbildning är en punktinsats försvinner också kunskapen om den inte används. Det vi gör med lärportaler är att utvidga stödet genom att också tillhandahålla stöd ”just-in-time” när användaren väl börjar arbeta med sina uppgifter. Genom att samla och sprida erfarenheter och mer avancerade kunskaper skyndar vi också på användarens utveckling mot att bli mer driven med sina arbetsuppgifter.

Avslutning

Ovanstående är mycket egna tankar och observationer. Vill du läsa lite vad andra säger om lärportaler kan du börja med artikel Building a Learning Portal på eLearning Weekly eller Using Sharepoint på Tony Karrers blog.

Vi kommer att fortsätta skriva om lärportaler, bl.a. en artikel från verkligheten, från ett stort svenskt företag använder lärportaler samt en artikel om hur du gör för att bygga upp en lärportal.

Som vanligt vore det kul med kommentarer. Klicka på länken ”comments nedan”.

Hur mycket LMS behöver du egentligen?

LMS, Learning Management Systems, kan man nu se hos många företag. Det tycker jag är positivt. För mig innebär det att fler företag tar kompetens på allvar och har ambitionen att göra lärandet  både mer tillgängligt och mätbart. I en sådan situation är det ju direkt motsägande att skriva en artikel om att vi inte behöver så mycket LMS. Men det är i varje fall vad den här artikeln går ut på.

Så varför skriva artikeln?? Ja, det har liksom smugit sig över mig. Jag har nu upplevt ett par projekt där företagets LMS trots massivt arbete med införande och administration, för de anställda är en rätt marginell företeelse. Ofta en rätt krånglig sådan. Det jag jag istället ser är att man hämtar kunskapen lite överallt på intranätet, internet eller från sina kollegor.

Frågan blev än mer aktuell när ett par branschkollegor, som varit med och infört LMS, kom med liknande åsikter. En titt på internet och vart branchen är på väg visar en riktning på väg från den centrala katalogen och rapporteringen som ett LMS innebär och mot det som kallas Personal Learning Environments, PLE.

Min favoritbloggare Tony Karrer skriver bl.a. att LMS leverantörerna gräver sin egen grav genom att gapa efter för mycket funktioner och därmed bli för krångliga att använda.

“If you step back and take the perspective of a learner, an LMS is simply one of many content sources and there is no advantage to me as a learner of having to go through and register for the course (except that I won’t get bugged about not completing the course). The tracking is not for me as a learner. That’s what makes me think that something more along the lines of a PLE will begin to come together to replace it.”

En veteran som Bob Mosher, IBM,  skriver ungefär samma sak:

“Many of the latest LMS and e-learning efforts have driven learners into learning silos, isolating them from their peers. We need to build the collaborative aspect of learning back into these experiences if we’re going to achieve the collective outcomes we want.”

Jag skulle vilja summera problemet I två punkter.

  • Mängden av funktioner gör många LMS svåra att införa, använda och administrera.
  • Lärandet sker egentligen någon annanstans. Ett LMS hanterar bara en bråkdel av det formella lärandet, som i sin tur bara är en bråkdel av det totala lärandet.

De flesta LMS försöker lösa för mycket!

Ett LMS är som vilken IT-applikation som helst. För varje år läggs det till nya funktioner.  De började som kataloger för eKurser med inbyggd rapportering. Funktioner för att underlätta kursadministration har funnits länge, liksom ”content management”. De sista åren har listan på funktioner exploderat med ”performance management”, ”talent management”, ”compensation management”…Nu inför de stora leverantörerna också ”social media”.

Är det verkligen företagets LMS som kommer att hantera alla de här funktionerna?  Hur är det med affärssystemet, HR-systemet, intranätet etc. De flesta organisationer jag hört talas om använder egentligen bara kurskatalogen och rapporteringen, d.v.s. en bråkdel av funktionerna.

”Featurities” – sjuk av för många funktioner.

På mitten av 90-talet var jag med att ta fram ett författarverktyg, ett LCMS. Från början var det reptilsnabbt att jobba i. Programmerardelen av en kurs var som borttrollad… några generationer senare av produkten var fördelarna borta. Vi hade lagt in så många funktioner att det helt enkelt blev för krångligt att arbeta med.

Cathy Sierra jobbar med användbarhet och har myntat begreppet ”featurities”. Med tiden utvecklar system/program för många funktioner, vilket gör dom svåra att använda. Dom utvecklar sjukdomen ”featuritis”.

Vad som kunde vara enkelt blir plötsligt väldigt krångligt. Jag har t.ex. jobbat med ett företag som lagt enorma resurser på sitt LMS och där det är en omfattande byråkrati att lägga upp en ny kurs, där eleven måste ha tålamodet att gå igenom ett antal nya svårtydda fönster innan kursen äntligen öppnas. Allt för att kursen sedan skall rapportera att jag tagit kursen och vad min poäng var.

”Disruptive Technology” – substituten tar över…

Problemet är att efterfrågan och behovet av funktioner inte ökar i samma takt som LMS-leverantörerna lägger in nya. Med teorin om ”Disruptive technology” menas  att vid något tillfälle kommer mycket enklare lösningar att nå samma nivå som marknadsbehovet och tar över. Se t.ex. hur enkla Wikis tar över rollen från komplicerade CMS.

Bilden nedan från Scott Bradley visar hur en produkt efter ett tag har långt mer funktioner än vad användaren egentligen behöver. Det som då händer är att ett subsitut med mycket färre funktioner, men andra fördelar  tar över. Det som i bilden kallas VLE (Virtual Learning Environments) är det vi kallar LMS och med PLE menas Personal Learning Environments, d.v.s Wikis, Blogs, Rss m.m. Komponenterna i Learning 2.0.

Redan alla Open Source (Gratis!) LMS,  som tidigare ansågs för enkla för att kunna fungera i en företagsmiljö, tar nu över. Moodle är nu världens mest använda LMS för små och medelstora företag.  På Learntech har vi kallat den här typen av LMS för projekt-LMS, något man har innan man bestämt sig för ett ”stort” LMS. Våra kunder, som har det enkla Dokeos, har dock hängt kvar. Det visar sig att funktionerna räcker och blir över för det behov man egentligen har…kurskatalog, anmälan, planering av kurser, rapportering…och vad värre är: De stora företag jag känner till, som lagt miljontals kronor på sitt LMS använder inte fler funktioner, även om det teoretisk skulle kunna det.

Problemet är att ett LMS löser ett marginellt problem!

Det andra stora  problemet är att det formella lärandet bara är 10%-20% av det totala lärandet.  Alla utbildningsavdelningens satsningar och alla investeringar inriktas på att lösa delar av detta lärande. Allt det andra, att lära av kollegor, söka på intranet/internet, eller direkt i arbetet stöttas inte alls.

Som du kan läsa i vår artikel om eLearning 2.0 går trenden mot ännu mer informellt lärande. Så varför satsa på något som blir mer och mer marginellt? Vilken användarnytta ger egentligen ett LMS som inte ett välstrukturerat intranät med funtioner för kunskapsdelning kan ge?

I takt med allt bättre intranet med web 2.0 möjligheter börjar det ”normala” sättet att lära sig vara ”just-in-time”.  Vi behöver inte lära så mycket ”just-in-case” längre. Om jag tänker på mig själv så är det så. Jag lär mig nya saker eller programvaror i takt med att jag behöver det i arbetet.

Men rapporteringen då?

Något som gör ett LMS unikt och som inte finns i våra intranät eller web 2.0 lösningar är rapporteringen. För, det är väl viktigt att följa elevernas kunskap?

Tja…ärligt? Vad säger det? Majoriteten av eKurser med efterföljande tester ser ut ungefär så här: En längre stund av faktapresentation och direkt efter, ett antal frågor som testar om vi lyckats memorera denna fakta.  Mycket sällan är testerna på en nivå som testar hur vi kan tillämpa det vi lärt oss i arbetet.

Hur viktigt är egentligen ett sånt test?  En studie från American Research instritute visar att vi glömt bort 70% av en kurs inom 48 timmar. Professor Beckerhof visar i sina studier att bara 20% av eleverna  ens försöker använda det man lärt sig i arbetet.

För min egen del kan jag direkt säga att det i 100% av fallen är den stundande arbetsuppgiften eller problemet jag har framför mig som styr hur väl jag behöver lära mig något. Inte ett kunskapstest sammansatt av någon som dessutom troligen inte känner till vilken nivå jag behöver ligga på.

Det är klart att det finns jobb och kunskaper som verkligen kräver certifiering, t.ex. på grund av säkerhet, kvalitet eller annat. Jag ifrågasätter inte heller det pedagogiska värdet av frågor och övningar för lärandet. Däremot ifrågasätter jag behovet av rapportering av dessa tester, speciellt för många av våra så kallade kunskapsarbetare med diffusa roller och krav.

Så vad finns då istället?

Efter att ha sågat nyttan av ett LMS på det här sättet måste jag väl ändå komma med ett alternativ. Det första skulle vara att tänka en gång till på era behov. Behöver allt lösas i ett LMS? Finns det andra, kanske redan existerande system som löser behovet? Vad är överhuvudtaget värdet av att lösa behovet? Kanske behöver ni ett LMS, men det är inte så troligt att ni behöver alla de funktioner ett ”stort” LMS erbjuder. Sen tycker jag också att ni skall titta på de andra 90 procenten  av lärandet. Det informella.

Hur kan du stötta era anställda att lära direkt i arbetet? Samla alla interna och externa lärresurser som behövs för ett visst jobb eller uppgift. Det behöver inte vara kurser. Det kan t.ex. vara en instruktionsfilm på YouTube eller en kort instruktion gjord i t.ex Captivate eller nåt annat verktyg. Det kan ocks vara att ni ger direktlänkar till nyttiga avsnitt i manualen. Lägg till diskussionsforum, wikis eller låt de anställda själv ladda upp filmer eller korta instruktionssekvenser. Självklart finns det formella lärandet med. Se till att skapa direktlänkar till utvalda kurser eller lärmoduler i ert LMS för det aktuella jobbet/uppgiften.

Learning Portals

I eLearningbranschen börjar man allt mer tala om Learning Portals.  Skillnaden mellan ett LMS och en Learning Portal är att ett LMS har ett ”kursfokus”,  att administrera och tillgängligöra de kursen en viss anställd skall ta medan en ”Learning Portal” har sitt fokus i att stötta en viss grupp att utföra sina arbetsuppgifter så bra som möjligt. (ni fattar nyansen…?)

Flera av de kunder vi jobbar med har den senaste tiden tagit fram ”lärportaler” på det här sättet. Ett av de enklaste sätten är att använda Microsoft SharePoint som har alla komponenter som behövs, t.o.m ett ”mini-LMS” (SharePoint Learning Kit) som kan användas i de fall du behöver följa upp elevens resultat via SCORM.

Går man ännu längre och tänker web 2.0 /elearning 2.0 där det framför allt är eleven själv som styr sitt lärande, så är vår uppgift att förse eleven med kraftfulla verktyg,  sökmotorer, rating, RSS, Wikis m.m. En sådan miljö brukar man kalla Personal Learning Environments,  PLE.

Vi kommer under våren att prata mer om PLE och Learning Portals och framför allt hur man kan implementera en sådan lärportal  i vanliga Intranät som SharePoint.

Nu har jag varit lite provocerande i den här artikeln. Kanske vill du kommentera det jag sagt.

Håller du med? Har du en annan åsikt? Vi har fortfarande inte löst inloggningsförfarandet helt ännu, men gör så här:

  • Klicka på ”sign in” högst upp på sidan.
  • Logga in med blogger och lösenord blogger01.
  • Klicka på ”comments” under artikeln och skiv din kommentar.

Glöm inte att lägga till ditt eget namn eftersom alla som skriver använder samma konto.